Rechtstipps zum Zahlungsverzug

Probleme mit Kunden, die ihre Rechnungen nicht zahlen, kennt wahrscheinlich jeder Handwerker. Was rund um den Zahlungsverzug zu beachten ist, erläutert die Bremer Inkasso. Denn erst, wenn der Zahlungsverzug vorliegt, kann man sich beim Einzug einer Forderung externe Hilfe von einem Rechtsanwalt oder Inkassounternehmen holen und diese als Verzugsschaden geltend machen.

Ein Kunde kommt in Verzug, wenn ein nach dem Kalender bestimmbarer Zahlungstermin überschritten wurde. Der Zahlungstermin muss im Gesetz festgelegt oder vertraglich vereinbart worden sein. Das kann in einem Vertrag geschehen, in dem für die Zahlung z. B. eine Frist von 14 Tagen nach Vertragsschluss oder nach Abruf der Ware festgelegt wurde. Hier bedarf es keiner Mahnung für den Verzug. Grundsätzlich gerät ein Kunde 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Zahlungsverzug, wenn es Geschäfte zwischen Unternehmern sind. Bei Verbrauchern gilt diese 30-Tage-Frist nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde. Doch selbst, wenn das Zahlungsziel nach dem Kalender bestimmbar ist, gerät der Kunde bei Überschreiten noch nicht in Zahlungsverzug. Das würde nur dann gelten, wenn der Zahlungstermin zuvor vertraglich vereinbart worden wäre. Die einseitige Bestimmung des Zahlungsziels in der Rechnung reicht also nicht.

In Verzug kommt der Kunde mit Zugang einer Mahnung des Gläubigers, in der dieser ihn zur Zahlung der fälligen Forderung auffordert. Gemahnt werden kann, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist. Die Mahnung kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Zum Zwecke der Beweisbarkeit ist jedoch eine schriftliche Mahnung vorzuziehen und eindeutig als solche zu kennzeichnen. Formulierungen wie ‚Vergessen Sie nicht, dass noch eine Rechnung offen ist‘, sind im Zweifel nicht ausreichend. Aus der Mahnung muss der eindeutige Wille hervorgehen, dass man sein Geld möchte.

Eine Rechnung, die auf dem Postwege verschickt wird, sollte bei ‚Problemkunden‘ sicherheitshalber per Einschreiben mit Rückschein oder als Einwurfeinschreiben versendet werden. Zuvor sollte die Rechnung schon per Fax an den Kunden gehen. Dabei gilt es, das Sendeprotokoll gut aufzubewahren. Man kann die Rechnung ebenso vorab per Mail senden. Auch hier sollte eine Dokumentation des Versandes durch Archivieren im Mail-Programm oder durch einen Ausdruck oder Screenshot der gesendeten E-Mail erfolgen. Bei manchem Kunden kann es wichtig sein, die Rechnung persönlich unter Zeugen auszuhändigen.

Bestreitet der Kunde den Zugang der Rechnung und hat man keine der vorab genannten Maßnahmen ergriffen, dann bleibt nichts anderes übrig, als erneut eine Rechnung zu schicken. Meist wird man in der neuen Rechnung auch ein neues Zahlungsziel setzen. Wenn ein solches nicht im Vertrag vereinbart wurde, kann man darauf ggf. auch verzichten und die Rechnung gleich mit einer Mahnung verbinden.

Eine Mahnung, in der der Kunde zur Zahlung aufgefordert wird, muss keine Frist enthalten. Der Kunde ist mit Fälligkeit der Rechnung und dann erfolgter Mahnung in Verzug. Eine gesetzte Frist macht aber die Ernsthaftigkeit der Mahnung deutlicher und gibt die Terminierung der nächsten Mahnung vor, sollte diese nötig werden Da kaufmännisch zwei bis drei schriftliche Mahnungen im Abstand von sieben bis zehn Tagen üblich sind, sollte nach spätestens zehn Tagen die nächste Mahnung rausgehen, sofern keine Zahlung erfolgte. Mehr als drei Mahnungen sollte man nicht verschicken.

Ab dem Tag, an dem der Kunde mit der Zahlung der Rechnung in Verzug gerät, kann man Verzugszinsen sowie einen ggf. höheren Schaden, z. B. für Zinsen, geltend machen. Der Gläubiger ist grundsätzlich auch berechtigt, Ersatz seiner Mahnkosten zu verlangen. Viele Gerichte akzeptieren Pauschalen zwischen 1 Euro und 5 Euro pro Mahnschreiben ab der zweiten Mahnung, wenn kein Einzelnachweis vorhanden ist. Für die erste Mahnung darf aber nur dann eine Mahngebühr erhoben werden, wenn der Kunde vorher schon beispielsweise aufgrund des Ablaufs der 30-Tage-Frist in Verzug war. Von einem Unternehmer als Schuldner kann der Gläubiger stattdessen auch eine Pauschale von 40 Euro fordern, die allerdings auf die Kosten eines Rechtsanwalts oder Inkassounternehmens angerechnet werden muss, wenn man später auf deren Hilfe zurückgreift. (bs)