Wenn eine Führungskraft Aufgaben delegiert, kann sie entweder alle Einzelheiten bis ins Kleinste vorgeben oder dem Mitarbeiter größtmöglichen Ermessens- und Entscheidungsspielraum geben. Dazwischen gibt es viele Nuancen, um ans Ziel zu kommen. Tipps dazu, wie man die richtigen Aufgaben an die richtigen Personen überträgt, hat Personalberaterin Fabienne Gehrig von der Handwerkskammer Konstanz.
Potenziale richtig einschätzen
Neue Projekten können Mitarbeiter ein Stück aus ihrer Komfortzone holen, dürfen sie jedoch nicht dauerhaft überfordern. Sind Aufgaben dagegen zu leicht, kann das als beleidigend empfunden werden. Nur mit der richtigen Balance entstehen Lerneffekte. Entscheidend ist daher, die Kompetenzen und Potenziale eines Mitarbeiters richtig einzuschätzen. Denn sonst läuft man Gefahr, ständig die Mitarbeiter zu übergehen, die für bestimmte Aufgaben perfekt geeignet wären.
Fair bleiben
Wer vor allem unliebsame Aufgaben delegiert oder immer in letzter Minute mit Sonderprojekten ankommt, erzeugt Frust oder Stress. Unfair ist es auch, Aufgaben nur an die besonders fleißigen Teammitglieder abzugeben und zu übersehen, dass sich andere erfolgreich vor jeglicher Mehrarbeit drücken. Das führt über kurz oder lang zu Ärger im Team.
Schwierig kann es auch werden, wenn ein Projekt an ein ganzes Team übergeben und nicht eindeutig bestimmt wird, wer der Projektverantwortliche ist. Dabei ist das eine gute Gelegenheit, die Führungskompetenz zu testen.
Loslassen können
Ständiges Kontrollieren, Kritisieren und Korrigieren entzieht der Delegation ihre Daseinsberechtigung. Der Mitarbeiter gibt irgendwann genervt auf und denkt sich: „Dann mach’s doch selbst!“ Wer nicht delegieren kann, sollte sich selbstkritisch fragen: Traut man anderen nichts zu? Meint man, alles besser zu wissen und zu können? Dauert es nach eigenem Empfinden zu lange, anderen die Aufgabe zu erklären? Will man die Kontrolle nicht verlieren? Oder hat man gar Angst, ein anderer könnte etwas besser machen als man selbst?
Nicht gleich aufgeben
Werden Aufgaben an die Führungskraft zurückdelegiert, sollte man die Gründe dafür ermitteln: Liegt es am Können oder am Wollen? Im ersten Fall sollten Hilfestellungen angeboten werden, z. B. Rücksprachemöglichkeiten oder personelle Verstärkung. Bei der Motivation ist Nachhilfe schon schwieriger: Hier sind unter Umständen klare Worte angebracht. Denn nur, wenn der Mitarbeiter die Aufgabe und ihre Bedeutung tatsächlich verstanden hat, wird er sich ernsthaft an die Arbeit machen.
Aus Fehlern lernen
Die Aufgaben selbst müssen mit klaren inhaltlichen und zeitlichen Zielen versehen sowie allen notwendigen Informationen übergeben werden, um ständige Rückfragen und unnötige Fehler zu vermeiden. Fehler wiederum, die aus der neuen Aufgabe selbst resultieren, sollten als Lernchancen gesehen werden. Nach Abschluss eines Projektes kann in einer Feedbackrunde geklärt werden, was in Zukunft anders oder besser gemacht werden kann.
Delegieren als Investition
Wer klug delegiert, verschafft sich Zeit- und Freiräume und kann sich besser auf das Wesentliche konzentrieren und die eigenen Ressourcen effektiver und effizienter einsetzen. Mit planvoller Delegation können zudem Nachfolger in einzelnen Funktionen gezielt aufgebaut werden.
Die Mitarbeiter, die neue Aufgaben übernehmen, erweitern ihre Kompetenzen und erfahren durch das in sie gesetzte Vertrauen eine Form von Wertschätzung, die auf ihr Motivationskonto einzahlt. Das macht Delegation nicht nur zu einem guten Entwicklungsinstrument, sondern zur sinnvollen Investition. (bs/Quelle: HWK Konstanz)
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