Bald ist es wieder soweit und die Weihnachtsfeier will organisiert sein. Damit aus der Feierlust kein Weihnachtsfrust wird, gilt es bereits bei der Planung einige Dinge zu berücksichtigen. Die Nürnberger Versicherung gibt Tipps, was es von der Teilnahmepflicht bis zur richtigen Absicherung zu beachten gilt.
Gesamte Belegschaft einladen
Auch, wenn viele Arbeitnehmer eine Weihnachtsfeier als selbstverständlich ansehen, ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet. Entschließt er sich aber, eine Weihnachtsfeier auszurichten, muss die gesamte Belegschaft einladen werden. Nur, wenn ein dringender betrieblicher Sachgrund vorliegt, können vereinzelte Arbeitnehmer ausgeschlossen werden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der Betrieb während der Feier aufrechterhalten werden muss, etwa weil laufende Maschinen bedient werden müssen.
Allerdings kann der Arbeitgeber niemandem die Teilnahme vorschreiben. Mitarbeiter sind nur dazu verpflichtet, ihre im Arbeitsvertrag vereinbarte Leistung zu erbringen. Findet die Weihnachtsfeier jedoch während der regulären Arbeitszeit statt, heißt es für die Angestellten: mitfeiern oder weiterarbeiten.
Frühzeitig mit Planungen beginnen
Um in der oft stressigen Vorweihnachtszeit nicht auch noch die Planung der Feierlichkeit erledigen zu müssen, rät die Nürnberger dazu, mindestens ein bis zwei Monate vorher mit den Vorbereitungen zu beginnen. Vor allem, wer sich für das Rahmenprogramm beispielsweise einen Künstler oder Referenten wünscht, sollte dies frühzeitig in Angriff nehmen. Auch viele Restaurants und Veranstaltungsräume seien bereits früh ausgebucht.
Sobald das Rahmenprogramm steht, können die Einladungen verteilt werden – am besten spätestens sechs Wochen vor der Weihnachtsfeier. So können sich die Mitarbeiter den Termin vormerken und mögliche Rückfragen lassen sich noch rechtzeitig klären.
An Steuerfreibetrag denken
Eine Firmenfeier kann den Arbeitnehmern, die daran teilnehmen, als geldwerter Vorteil ausgelegt werden. Um das zu verhindern, sollten die Gesamtausgaben für Essen, Getränke, Bewirtung und Geschenke, geteilt durch die Anzahl der anwesenden Teilnehmer, 110 Euro brutto beziehungsweise 92,44 Euro netto nicht überschreiten. Liegen die Ausgaben über diesem Freibetrag, muss der Arbeitgeber die Differenz versteuern.
Da eine Weihnachtsfeier meist keine öffentliche Veranstaltung ist, benötigen Arbeitgeber dafür auch keine behördliche Genehmigung. Auch beispielsweise Jugendschutzverordnungen oder Gema-Gebühren für das Abspielen von Musik entfallen.
Versicherungen berücksichtigen
Bei einer ausgelassenen Feier können materielle Schäden Ärger bereiten. Beschädigt z. B. ein Mitarbeiter in der Location versehentlich das Parkett mit Glühweinflecken, kann das schnell Kosten von mehreren tausend Euro verursachen. Davor schützt eine sogenannte Veranstaltungsversicherung. Darin enthalten sein kann neben einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung auch ein Ausfallschutz. Dieser greift, wenn die Weihnachtsfeier beispielsweise aufgrund eines öffentlichen Stromausfalls kurzfristig abgesagt werden muss. Die Kosten für bereits bestellte Speisen und Getränke sowie eine gebuchte Band übernimmt dann der Versicherer.
Geht die Technik wegen eines Kurzschlusses kaputt oder ruiniert ein Brand die Einrichtung, sind diese Schäden je nach Versicherung ebenso abgedeckt. Ein weiterer Baustein kann eine Gruppenunfallversicherung für alle Helfer sein, falls beim Auf- oder Abbau etwas schief geht und zum Beispiel ein Mitarbeiter beim Aufhängen der Lichterkette von der Leiter stürzt. (bs/Quelle: Nürnberger Versicherung)
