Rechnungen scannen – Zeit und Geld sparen

Das papierlose Büro hält auch im Handwerk Einzug. Längst ist es möglich, Rechnungen von Fremdfirmen einzuscannen, sie in die elektronische Buchhaltung zu integrieren und im digitalen Archiv abzulegen.

Anstatt die Originalrechnungen wie bisher jahrelang in Plastikordnern aufzubewahren und damit viel Platz zu verschenken, können sie nach der Onlinebuchung geschreddert werden. Auch die lästige, oft aufwendige Suche von Rechnungen in Altordnern entfällt. Alle Belege können digital im Dokumentenmanagementsystem durchsucht werden.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Buchführung: Diese Aufgabe hat bisher oft der Steuerberater übernommen. Wer Rechnungen selbst scannt und bucht, kann je nach Steuerberater und Leistungsumfang jedes Jahr vierstellige Honorare sparen.

Wie eine aktuelle Studie von Datev und dem Handwerk-Magazin zeigt, ist die Innovation bisher aber noch nicht in das Bewusstsein vieler Betriebsinhaber gerückt: Erst 35 % der Firmenchefs mit zwei bis zehn Beschäftigten haben davon gehört. 11 % wenden das Verfahren bisher an, 28 % lehnen die Digitalisierung ab, weil sie einen zu hohen Aufwand für sich befürchten.

Doch Handwerksunternehmer können mit dem sogenannten ersetzenden Scannen viel Zeit und Geld sparen. Rund ein Viertel der Befragten glaubt allerdings, zu wenig Belege und Rechnungen zu haben, damit sich der Aufwand lohnt.

Doch über die Jahre betrachtet, kommen auch in kleinen Betrieben Berge von Rechnungen zusammen. In der Nachbetrachtung müssen sich die Unternehmer dann eingestehen, die Innovation verschlafen zu haben. (nr/Quelle: Handwerk-Magazin)