Steht bei Ihnen bald ein Sommerfest oder eine Fußball-WM-Party an? Betriebsfeiern sind schließlich ein tolles Mittel, um ein gutes Arbeitsklima zu fördern. Wenn Sie folgende Hinweise beachten, können Sie unbeschwert feiern und riskieren keine bösen Überraschungen mit dem Finanzamt.
Die steuerliche Freigrenze für Betriebsfeiern beträgt 110 Euro pro Arbeitnehmer für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr. Übersteigen die Ausgaben diese Grenze, ist der volle Betrag lohnsteuerpflichtig. Nach einem Urteil vom Bundesfinanzhof (BFH) im letzten Jahr müssen nur noch „unmittelbar konsumierbare Leistungen“ für die Freigrenze berücksichtigt werden. Dazu zählen Speisen, Getränke oder künstlerische Darbietungen. Die Kosten für Raummiete, Dekoration oder das Event-Management fließen nicht in die Berechnung ein, ebenso Reisekosten und Übernachtungen. Für letztere ist eine steuerfreie Erstattung im Rahmen der Reisekostenabrechnung denkbar.
Eigene Freigrenze für Begleitpersonen
Auch das Einladen von Begleitpersonen soll einfacher werden: Für sie gilt laut BFH eine gesonderte Freigrenze von ebenfalls 110 Euro. Bisher wurden die Kosten für Partner und Familienangehörige der Freigrenze des Arbeitnehmers zugerechnet. Die obersten Finanzrichter sind aber der Ansicht, dass hier nicht die Entlohnung des Arbeitnehmers, sondern die Förderung des Betriebsklimas im Vordergrund steht. Keine Regel ohne Ausnahme: Besuchen Sie allgemein zugängliche Veranstaltungen wie ein Musical oder Theater, werden die Kosten für Begleitpersonen weiterhin in die Freigrenze des jeweiligen Mitarbeiters einberechnet.
Freigrenze eingehalten?
Um zu ermitteln, ob die Ausgaben innerhalb der Freigrenze liegen, wird die Summe der oben genannten Kosten durch die Anzahl der Gäste geteilt. Weicht die tatsächliche Teilnehmerzahl stark von den Anmeldungen ab, können vergebliche Aufwendungen wie Speise- und Getränkepauschalen für Nichtanwesende aus der Summe herausgerechnet werden.
Damit die Finanzbehörden bei den Kosten mitspielen, sind grundsätzlich folgende strenge Formalitäten zu beachten:
- Für die Freigrenze sind die Brutto-Beträge ausschlaggebend. Liegen die Kosten pro Teilnehmer nur geringfügig über 110 Euro, wird der vollständige Betrag steuer- und beitragspflichtig. Der Arbeitgeber muss dann alle Kosten pauschal mit 25 Prozent der Lohnsteuer unterwerfen oder die Ausgaben als zusätzlichen Arbeitslohn mit dem Monatsgehalt abrechnen.
- Problematisch sind gemischte Rechnungen, die etwa Bewirtungs- und Mietkosten gleichzeitig ausweisen. Kosten, die für die Freigrenze berücksichtigt werden, sind von weiteren Aufwendungen zu trennen. Um Abgrenzungsprobleme zu vermeiden, sollten Sie bei Full-Service-Dienstleistern auf eine detaillierte Aufschlüsselung drängen.
- Vorsicht ist grundsätzlich bei der Gästeauswahl geboten: Die Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offen stehen. Begrenzte Teilnehmerkreise sind bei Feiern für bestimmte Abteilungen oder Fachgruppen denkbar. Einzelne Mitarbeiter dürfen keinesfalls bevorzugt oder benachteiligt werden. Das Finanzamt sieht außerdem besonders genau hin bei Betriebsfeiern mit freien Mitarbeitern oder Geschäftspartnern. Deren Bewirtung ist – im Gegensatz zu Angestellten und ihrer persönlichen Begleitung – nur eingeschränkt abzugsfähig. Erstellen Sie daher eine Teilnehmerliste, in der Sie den Status der Gäste aufschlüsseln und ihre Anwesenheit vermerken. (nr/Quelle: WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH)
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