Im Büro gibt es viele Aufgaben, die auf Zuruf vom Chef, Kollegen oder Kunden zu erledigen sind. Anstelle der bisherigen gelben Klebezettel ist Outlook mit den Aufgaben ein sehr gutes Hilfsmittel für jeden. Sie vergessen in Zukunft nichts mehr und Ihre Zettelwirtschaft entfällt. Wie gehen Sie vor?
- 1. Tragen Sie alle Tätigkeiten und Ideen in Outlook als Aufgabe ein. Ausnahmen von diesem Prinzip sollten sein: Arbeiten, die Sie gleich erledigen und Arbeiten, die nicht länger als fünf Minuten Zeit in Anspruch nehmen.
- 2. Wählen Sie in der Outlook-Leiste das Symbol für „Aufgabe“ aus.
- 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“.
- 4. In das leere Aufgabenformular tragen Sie ein:
Betreff: Er legt die Bezeichnung der Aufgabe fest und erscheint in der Aufgabenliste.
Fällig am: Mit diesem Datum wird festgelegt, bis wann die Arbeit erledigt sein soll. Überfällige Aufgaben werden in der Kalenderdarstellung rot gekennzeichnet.
Erinnerung: Aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion. Das Programm erinnert Sie daran, die Aufgabe an einem bestimmten Tag fertig zu stellen. Möchten Sie die Aufgabe vorzeitig beginnen? Dann legen Sie die Fälligkeit vor das Enddatum.
Kategorien: Geben Sie immer eine Kategorie an. Sie erleichtern sich damit Ihre Arbeit, denn Sie können mehrere Aufgaben zusammenfassen. So behalten Sie einen besseren Überblick. Löschen Sie die voreingestellten Kategorien und legen Sie eigene Kategorien für Ihre Aufgaben an. Dabei gilt: Weniger ist mehr! Sonst stehen in den Kategorien nur einzelne Aufgaben und die zusammenfassende Funktion entfällt.
Notizen: Die zusätzlichen Informationen rund um die Aufgabe tragen Sie in das große Textfeld ein.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern und Schließen“. Ihre neue Aufgabe wird automatisch im Ordner „Aufgaben“ abgelegt.
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Hobelbank am Straßenrand
