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Controlling: “Der Betrieb A”

Folge 18 Kalkulationsobjekt aus der betrieblichen Praxis
Controlling: “Der Betrieb A”

Ein Fehler in der Überschrift? Man möchte es meinen, wurden doch in den bisher veröffentlichten Folgen, immerhin 13 typische Produkte des holzverarbeitenden Handwerks mit Hilfe vieler gestandener Unternehmen von Grund auf kalkuliert. Das schnelle und sichere Wissen über das einzelne Auftragsergebnis ist ein wichtiger Baustein der Unternehmenssteuerung. Noch bedeutender ist jedoch die schnelle und genaue Kenntnis über den Erfolg des Gesamtbetriebes in einer Periode (z. B. im vergangenen Monat). Wer das jederzeit und aktuell weiß, kennt die Bedeutung des Begriffes Controlling und verfügt, vereinfacht ausgedrückt, über eine permanente Vor- und Nachkalkulation seines ganzen Betriebes. In dieser letzten Folge der BM-Kalkulationsserie wollen wir deshalb – gestützt auf die Grundlagendaten unseres Betriebes A – den Weg zu einem einfachen und verständlichen Controlling aufzeigen.

Die Voraussetzungen
Nicht zu Unrecht sagt der Chef unseres Betriebes A: “Für die Unternehmenssteuerung habe ich doch die Bilanz, meine monatliche “Betriebswirtschaftliche Auswertung” (BWA, meist über die betreuende Steuerberatung und einem Rechenzentrum wie z. B. DATEV erstellt) und den Stand meiner Geschäftskonten.” Aber er sagt auch: “Eigentlich sind diese Daten ja alle Vergangenheit. Ausserdem schwanken die BWA (z. B. werden hier nur die fakturierten Umsätze berücksichtigt) und die Kontostände mehr oder weniger stark. Ich kann deshalb nicht schlüssig sagen, ob und wie erfolgreich mein Betrieb arbeitet.”

Es verhält sich wie bei einem Läufer, der einfach losrennt und nach einer gewissen Zeit schaut, wie weit er gekommen ist. Kann er nun zufrieden sein? Anders der Läufer, der ein konkretes Ziel hat: Er will eine bestimmte Strecke in einer bestimmten Zeit schaffen! Erst dann kann er beurteilen und bewerten, ob er sein Ziel erreicht hat, sprich was er gut gemacht hat, bzw. wo er sich noch verbessern muß. Als verantwortungsbewußter Unternehmer ist dem Chef des Betriebes A die letztgenannte Einstellung bedeutend sympathischer: Er will ein bestimmtes Ergebnis erreichen (Planung), er prüft, ob er auf Kurs ist (Kontrolle) und greift bei Abweichungen gezielt ein (Steuerung). Kurzum, er betreibt Controlling.
Die Etappen zu diesem Ziel, teilweise im Rahmen der vergangenen Produktkalkulationen bereits beschrieben, werden mit Unterstützung unseres Betriebes A noch einmal erklärt:
• Ermittlung der Kosten des Geschäftsjahres (Planung)
• Festlegung der Umsatzziele (Planung)
• Vorkalkulation und Erfassung der Aufträge
• Zeiterfassung (Kontrolle)
• Nachkalkulation, Auswertung der Auftragsergebnisse (Kontrolle)
• Ermittlung und Auswertung der Gesamtergebnisse (Kontrolle)
• gegebenenfalls steuernde Maßnahmen.
Zielsetzung als Grundlage
Unser Betrieb A hat als Basis für die Kalkulation ja bereits die Betriebskosten und die Produktionsstunden im Zusammenhang mit der Ermittlung des Stundenverrechnungssatzes des aktuellen Geschäftsjahres ermittelt (siehe Folge 2, Abb. 5 in der BM-Ausgabe 5/97). Die betreffende Tabelle ist in Abb. 124 noch einmal abgebildet.
Damit ist die Basis für die Berechnung des Umsatzzieles bereits gelegt. Im folgenden werden zwei Berechnungsvarianten angeboten, die beide zum rechnerisch fast identischen Ergebnis führen:
• Die einfachste Möglichkeit ist die Anwendung des Material-/ Kostenverhältnisses. Sie geht von der Annahme aus, daß sich in den Vorjahren der Materialanteil zum Kostenanteil für die selbst hergestellten Produkte in einem relativ konstanten Verhältnis bewegt hat (z. B. im Verhältnis 35 % / 65 %). Anhand vergangener Bilanzen, bzw. Gewinn- und Verlustrechnungen läßt sich das leicht feststellen. Über dieses Verhältnis kann auf den erforderlichen Umsatz für die neue Periode geschlossen werden, wenn für das aktuelle Geschäftsjahr angenommen wird, daß sich dieses Verhältnis nicht oder nur unwesentlich ändert. Änderungsgründe könnten z.B. die Aufnahme neuer Produkte oder eine Modernisierung der Technik sein. Abb. 125 zeigt dieses Verfahren mit den Zielwerten bezüglich Wertschöpfung/Umsatz/Produktionsstunden.
• Eine differenziertere Art der Planung ergibt sich, ebenfalls bezogen auf Eigenprodukte, wenn für einzelne Produktgruppen (wie z. B. Treppen und Innenausbau) eigene Umsatzvorgaben und Materialverbräuche aufgestellt werden und das anvisierte Betriebsergebnis berechnet wird (siehe Abb. 126 “Umsatz- und Ertragsplanung”). Die Zielwerte (Sollwerte) für Wertschöpfung/Umsatz/Produktionsstunden unterscheiden sich nur wegen der gewählten runden Zahlen für Umsätze und Materialeinsätze unwesentlich von denen in Abb. 125.
Ein Wort noch zu Handelsware: Würde der Betrieb A in nennenswerten Umfang Handelsware einsetzen (z. B. direkt verkaufte bzw. ausgelieferte Möbel, zugekaufte und montierte Fenster), also Produkte, deren Verkaufspreis zu einem sehr hohen Anteil aus dem Warenwert besteht, empfiehlt es sich, dafür eine eigene Kostenstelle anzulegen. Selbstverständlich läßt sich dafür ebenfalls eine wirksame Kontrolle aufbauen. Der Einfachheit halber soll sich unser Controlling für den Betrieb A aber auf die Eigenproduktion beschränken.
Grundlage: Auftragsbezogene Abgrenzung
Um im Verlauf des Geschäftsjahres mit einem hohen Maß an Sicherheit feststellen zu können, ob die gesetzten Ziele erreicht werden, ist es notwendig, die tatsächlich erbrachte Leistung periodisch, am besten monatsbezogen, zu ermitteln. Dazu bedient man sich einer Art Inventur, wie sie auch bei der Erstellung der Jahresbilanz für die Bewertung der “teilfertigen Aufträge” erforderlich ist. Mittels einer einfachen Abgrenzungstechnik der bearbeiteten Aufträge erhält der Betrieb A die tatsächlich erzielte Leistung des betreffenden Monats. In den dick eingerahmten Spalten (“Anteile aktueller Monat”) in Abb. 127 sind beispielhaft einzelne Aufträge und das Gesamtergebnis des Monats April 1998 berechnet.
Am Beispiel des Betriebsauftrages Nr. 98-015 ist nachzuvollziehen, daß im April die Umsatz- und Wertschöpfungsanteile über die geleisteten 83 Produktionsstunden berechnet werden. Grundlage der Berechnungsmethode sind also die kalkulierten und die erfaßten Stunden des Auftrags. Auch für die Ermittlung des Gesamtergebnisses sind also die Güte der Vorkalkulation und Zeiterfassung von entscheidender Bedeutung. Unser Betrieb A genießt für diesen Vorgang EDV-Unterstützung. Die so automatisierten Berechnungsvorgänge bedeuten keinerlei Zeitaufwand.
Ergebnisse
Für den Chef unseres Betriebes A ergeben sich nun aufgrund der Zielvorgaben, der Erfassung der Aufträge und der Zeiten, durch EDV-Unterstützung praktisch auf Knopfdruck, jederzeit und aktuell aussagekräftige Kennzahlen, die seinen Geschäftsverlauf mit hoher Genauigkeit widerspiegeln. Die Übersicht in Abb. 128 betrachtet er als sein “Frühwarnsystem”. Verbunden mit der Vor- und Nachkalkulation der einzelnen Aufträge kann er nun schnell und zielgenau erkennen, ob und wo Handlungsbedarf besteht (z. B. in der Organisation, im Fertigungsablauf, in der Technik, im Personaleinsatz). Bedeutsam für ihn ist die erwirtschaftete Wertschöpfung bezogen auf die Kosten pro Produktivstunde (hier 4,14 DM/Std. Überdeckung im Monat April und 3,33 DM/Std. bezogen auf das bisherige Geschäftsjahr). Aber auch die Kennzahlen zu den Umsätzen (soweit der Materialeinsatz gegenüber den Vorjahren einigermaßen konstant geblieben ist) und den Produktivstunden sind für ihn wichtige Soll-Ist-Vergleiche. Die Werte zur derzeitigen Auslastung und dem vorläufigen Überschuß/Unterdeckung vervollständigen die Ergebnisse.
Schlußbemerkung
Mit dieser Serie über 18 Folgen haben die Autoren den BM-Lesern, Betriebsinhabern und Führungskräften im holz- und kunststoffverarbeitenden Handwerk, zahlreiche Anregungen und Hilfen zum komplexen Thema Kalkulation bis hin zu einem sinnvollen Controlling gegeben. Rückfragen bei den Autoren oder dem Verlag sind selbstverständlich möglich.
Es sei schon jetzt darauf hingewiesen, daß die Kalkulationsserie in Kürze über den BM-Verlag als Sonderheft mit sämtlichen Folgen erscheinen wird. n
Die Autoren:
Unternehmensberatung
Bernhard Iwers
Berliner Strasse 11
40880 Ratingen
Tel.: 02102/443524
ORGA-CONTROL
Helmut Schwartl
Burgstrasse 7
97616 Bad Neustadt
Tel.: 09771/98600
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