Informieren Sie Ihre Kunden frühzeitig über Ihre Urlaubs- oder Betriebsschließungszeiten, indem Sie diese in die E-Mail-Signatur einarbeiten. Natürlich können Sie auch, um Kunden oder Geschäftspartner darüber zu informieren, dass Sie in absehbarer Zeit nicht erreichbar sind, lange E-Mails mit allen Informationen verschicken. An sich keine schlechte Idee, die Gefahr besteht aber, dass eine einmalige E-Mail schnell in der täglichen E-Mail-Flut untergeht.
Besser ist es, den Angeschriebenen immer wieder von Ihrer Absicht in Kenntnis zu setzen – eine sichere, schnelle und zudem unaufdringliche Möglichkeit dazu bietet Ihre E-Mail-Signatur. Bringen Sie wichtige Informationen einfach dort mit unter. Sie ändern Ihre Outlook-Signatur, indem Sie
- in der oberen Menüleiste den Punkt „Extras“ auswählen,
- dann auf den Punkt „Optionen“ klicken
- und dort im Register „E-Mail-Format“ im unteren Bereich den Begriff „Signatur“ bzw. „Signaturen“ wählen.
- Unter „Bearbeiten“ ändern Sie jetzt den Text, indem Sie die gewünschten Informationen hinzufügen, z. B.: „Bitte vormerken: Wir machen Urlaub vom 10. bis 24. Juli 2009“
- Bestätigen Sie jetzt zweimal mit OK, dann einmal mit „Übernehmen“ – und schon haben Sie sichergestellt, dass Ihre Kunden und Geschäftspartner Bescheid wissen.
Ändern Sie Ihre Signatur am besten bereits drei bis vier Wochen vor Ihrem Urlaub – nicht allen Kunden schreiben Sie wöchentlich und für manche Bestellungen oder Vorgänge werden mehr als ein paar Tage Vorlaufzeit benötigt.
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