Wenn wir eine Nachricht kommunizieren möchten, können wir das in einem persönlichen Gespräch erledigen – das ist zeitaufwändig. Kürzer geht das in einem Telefonat. Und noch mehr Zeit sparen wir mit einer E-Mail. Mit der E-Mail entsteht eine zusätzliche „Verwaltungsebene“, die gut strukturiert sein sollte.
Sie bearbeiten Ihre E-Mails effizient, wenn Sie alle Nachrichten gebündelt bearbeiten. Richten Sie sich dafür feste Bearbeitungszeiten ein. Wir empfehlen Ihnen, Ihre E-Mail-Box drei- bis viermal täglich durchzusehen und alle Nachrichten komplett zu bearbeiten. Wir sortieren nach „wegwerfen“, „bearbeiten“, „ablegen“. Ihr E-Mail-Eingang sollte am Abend leer sein!
So bearbeiten Sie Ihre E-Mails effizient:
- Bearbeiten Sie eingegangene E-Mails in Zeitblöcken.
- Achten Sie darauf, dass Ihre „E-Mail-Eingänge“ und „gesendete E-Mails“ immer leer sind – so wie Ihr Schreibtisch.
- Drucken Sie E-Mails aus, die wichtiger Bestandteil eines ansonsten schriftlich abgelegten, chronologischen Vorgangs sind.
- Setzen Sie Filter ein.
- Kündigen Sie ungewollte Newsletter.
- Lesen und schreiben Sie E-Mails immer offline. Oder besser: Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Administrator, ob es sinnvoll ist, auf eine Flat-Rate und einen DSL-Zugang umzustellen.
- Leeren Sie von Zeit zu Zeit „gelöschte E-Mails“.
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