Ein ,Muss‘ ohne Alternative

Daten sind vielerlei Gefahren ausgesetzt: unvermutete Magnetquellen (Monitor, Netzteil etc.), ein dejustiertes Laufwerk oder verschütteter Café sind Gründe für den Verlust von Diskettendaten. Auch Festplatten sind nicht unverwüstlich: ein unbeabsichtigter Stoß während des Datenzugriffs, Materialfehler oder ein Stromausfall können Festplatten schnell ruinieren. Ein weiterer Ursachen-Klassiker: das versehentliche Löschen von Dateien. Diebstahl, Brand-, Blitz- oder Wasserschäden werden zwar eher als Ausnahmen gehandelt. Aktuelle Ereignisse wie die Hochwasserkatastrophe zeigen allerdings: völlig auszuschließen sind auch solche Gefahren nie.

Viren sind eine weitere Gefahrenquelle, insbesondere für PC-Netzwerke, Internet-Surfer und E-Mail-Nutzer. Wen diese Gefahrenpotenziale kalt lassen, der stelle sich nur einmal die Folgen eines ,Daten-Gaus’ vor: Alle Kundendaten, Angebote, Aktennotizen, Protokolle oder Werkstattpläne sind verloren und müssen – sofern überhaupt vorhanden – anhand von Papierausdrucken mühevoll rekonstruiert werden.

Aber das ist noch nicht alles! Man braucht lange, bis ein PC so eingerichtet ist, wie er einmal war: Das Betriebssystem und alle Anwendungsprogramme müssen installiert und konfiguriert werden, alle Systemeinstellungen (Netzwerk, Drucker/Plotter, Modem/ISDN-Karte etc.) und Voreinstellungen (Farben, Fonts, Anzeigeoptionen etc.) müssen ausgeführt, Vorlagendateien wie Zeichnungs- oder Briefvorlagen eingerichtet werden etc. Fazit: die Datensicherung kennt keine Alternative!

Vorher sollte man sich Gedanken über das ,Wie‘ machen, denn es entscheidet über Kosten, Zeitaufwand und Wirksamkeit der Sicherungsmaßnahme:

Voll-Backups: Die vollständige Sicherung aller Daten erzeugt ein identisches Abbild des Datenspeichers auf dem Sicherungsmedium. Dies hat den Vorteil, dass der ursprüngliche Zustand sofort wiederhergestellt werden kann. Nachteilig ist, dass die Komplettsicherung zeitaufwändig ist und hochkapazitive Sicherungsmedien erfordert.

Inkrementelle/differenzielle Backups: Beim inkrementellen Backup werden nur Dateien gesichert, die seit dem letzten Sicherungsvorgang hinzugekommen oder verändert worden sind. Sowohl der Zeit- als auch Platzbedarf ist erheblich geringer als beim Voll-Backup. Allerdings dauert der Restaurierungsvorgang länger, weil beim totalen Datenverlust zunächst das Voll-Backup, anschließend der Reihe nach alle inkrementellen Backups eingespielt werden müssen. Besser ist daher das differenzielle Backup, bei dem jedesmal die Änderungen gegenüber dem letzten Voll-Backup archiviert werden.

Projektbezogene Backups: Befinden sich Daten zu einem bestimmten Projekt ungeordnet auf den Sicherungsmedien, ist eine schnelle Wiederherstellung des Projektstandes umständlich. Aus diesem Grund sind viele Betriebe dazu übergegangen, Daten wie Angebote, CAD-Zeichnungen oder Bestelllisten projektbezogen zu sichern. Voraussetzung für einen zügigen Sicherungsvorgang ist allerdings, dass sich alle Projektdaten in einem Verzeichnis (und weiteren Unterverzeichnissen) befinden.

Diese Frage hängt von Faktoren, wie Arbeitspensum pro Tag, Rekonstruktionsaufwand für die Daten etc. ab. In keinem Fall sollte der Zeitaufwand (Richtwert: ca. 2 Stunden/GB für Sicherung und Prüflauf) eine Rolle spielen, indem die Zyklen verlängert und damit die Zeitabstände zwischen den Sicherungen erhöht werden. Die Datensicherung sollte systematisch nach einem streng reglementierten Prinzip erfolgen. In der Praxis hat sich folgendes Schema bewährt (siehe auch Abbildung): auf insgesamt drei Sicherungsmedien werden die Daten täglich, wöchentlich und monatlich gesichert. Jedes Medium ist beschriftet und mit einem Namen formatiert (z. B. ,Montag‘ bis ,Donnerstag‘, der Freitag ist ein Sonderfall (s.u.). Bei der inkrementellen/ differenziellen Tagessicherung wird das Sicherungsmedium morgens neu eingelegt, der Sicherungsvorgang z. B. ab 24:00 Uhr automatisch gestartet. Über den Zeitraum von einer Woche entsteht so von Montag bis Donnerstag eine Sicherung. Freitags werden Komplett-Backups erstellt. Diese sollten über vier Wochen gesondert aufbewahrt werden – sie stellen die Wochensicherungen dar. Davon wird die letzte Wochensicherung als Monats-Backup, am besten extern im Tresor oder Bankschließfach aufbewahrt. Innerhalb eines Jahres können 4 (quartalsbezogen) oder 12 (monatlich) Backups aufbewahrt werden.

In kleinen Unternehmen mit ein oder zwei PCs ist die arbeitsplatzbezogene Datensicherung ausreichend. Mehrere Arbeitsplätze lassen sich dagegen nur dann wirtschaftlich sichern, wenn sie über ein Netzwerk verbunden sind. Besondere Methoden (,Spiegelung‘ von Festplatten, Verteilung der Daten auf mehrere Festplatten, ,RAID‘-Technik genannt) gewährleisten zwar, dass beim Ausfall einer Festplatte sofort ein identisches Abbild einspringen, respektive mit den anderen weitergearbeitet werden kann. Dies entbindet jedoch nicht von der Pflicht zur Datensicherung. Gerade im Netzwerk kann das Vernachlässigen von Sicherungsmaßnahmen angesichts der Fülle der Daten und der Abhängigkeit der angeschlossenen Arbeitsplätze teuer zu stehen kommen. Beim Netzwerk sind Besonderheiten zu beachten: Die Datensicherung muss nachts erfolgen, da sonst Kollisionen zwischen Sicherungssoftware und Netzwerk-Benutzern auftreten können. Außerdem hemmt eine Komplettsicherung den Datenzugriff im Netz. Da wichtige, gemeinsam genutzte Daten auf den Netzwerk-Server und nicht auf den lokalen PC gehören, ist in der Regel gewährleistet, dass alle relevanten Daten erfasst werden. Dennoch sollte auch die Sicherung angeschlossener PC’s berücksichtigt werden.

Bei der Auswahl der für Sie geeigneten Sicherungsmedien sollten Sie beachten:

Disketten: Möglichst fabrikneue Disketten verwenden. Werden bereits beschriebene Disketten benutzt, zuvor formatieren, damit evtl. defekte Stellen erkannt werden. Daten nicht lediglich auf einem Diskettensatz abspeichern, sondern mindestens auf zwei, möglichst auf unterschiedlichen Laufwerken.

Festplatten: In den letzten Jahren sind Festplatten immer zuverlässiger und – bei deutlich gestiegenen Speicherkapazitäten – preiswerter geworden. Dennoch ist man vor einem Festplatten-Crash nie sicher. Verfügt ein PC über mehrere Festplatten, sollte eine davon als Backup-Medium genutzt werden. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Platte in einem Wechselrahmen eingebaut ist, entnommen und extern aufbewahrt werden kann.

Wechselplatten: Schnelle, bis an Festplatten heranreichende Zugriffszeiten und ein problemloses Handling zeichnen Wechselplatten (Zip-Disk, Jaz-Disk) aus. Für den Datentransport eignen sich Wechselplatten hervorragend, allerdings spricht die relativ geringe Verbreitung gegen eine Verwendung als Datenaustauschmedium.

Streamer: … gehören zu den ältesten Datensicherungs-Medien. Wie bei der Musik-Cassette werden die Daten auf einem magnetisierbaren Band gespeichert. Nachteilig ist der sequentielle Datenzugriff (Dateien sind nur hintereinander lesbar) sowie die Not-wendigkeit einer speziellen Software zum Speichern und Lesen der Daten. Schneller und zuverlässiger sind Streamer mit digitaler DAT-Aufzeichnungstechnik.

MO-Laufwerke (MOD): Magneto-optische Laufwerke arbeiten nach einem Hybridprinzip: das Schreiben der Daten erfolgt magnetisch, das Lesen optisch mit Hilfe eines Lasers. Für die Datensicherung auf MO-Disks spricht die Robustheit, die Unempfindlichkeit gegen magnetische Einflüsse und die daraus resultierende lange Haltbarkeit – Hersteller sprechen von bis zu 50 Jahren.

CD/DVD-Brenner: Die CD-R kann mit rund 600 MB einmal beschrieben, danach – wie eine gewöhnliche CD-ROM – nur noch gelesen werden. Bei der CD-RW ist mehrfaches Beschreiben möglich. Da die Daten optisch abgetastet werden, entsteht kein Verschleiß. Neben einer projektbezogenen Datensicherung (pro Projekt eine CD) eignen sich CD’s hervorragend für den Datenaustausch, da jeder PC mittlerweile über ein CD-ROM Laufwerk verfügt. Die höherkapazitiven DVD’s sind dagegen gerade erst dabei, sich am Markt zu etablieren.

Angesichts dieser Vielfalt ist es wichtig, sich klar darüber zu sein, ob das Medium lediglich zum Sichern oder zusätzlich für den Austausch oder das Archivieren von Daten verwendet werden soll. Reine Sicherungsmedien müssen vor allem zuverlässig, preiswert und einfach bedienbar sein. Hier haben Wechselplatten die Nase vorn, da sie einfach wie ein zusätzliches Laufwerk angesprochen werden. Für Komplett-Backups bieten sich die bewährten (DAT-) Streamer an. Wer dagegen mit demselben Laufwerk auch Medien für den Datenaustausch beschreiben will, ist mit einem CD-Brenner besser beraten. Vorsicht geboten ist übrigens bei allen Speichermedien im Hinblick auf eine langfristige Archivierung! Erfahrungen hinsichtlich der langfristigen Lesbarkeit von Daten liegen nicht vor, da die meisten Technologien schlicht zu ,jung’ sind. Lediglich bei der betagten (konventionellen) Streamer-Technologie bestehen Erfahrungswerte von etwa 20 Jahren. Über diesen Bereich hinausgehende Haltbarkeits-Prognosen sind angesichts rasanter Entwicklungen im DV-Bereich schlicht unseriös. Schließlich kann niemand garantieren, dass die für das Lesen erforderliche Hard- und Software nach Jahrzehnten noch funktioniert …

Prinzipiell lassen sich Dateien auch mit gewöhnlichen Windows Explorer-Funktionen sichern. Werden jedoch Streamer eingesetzt, sollen die Daten platzsparend komprimiert und müssen die Daten auf mehrere Datenträger verteilt werden, hilft nur spezielle Backup-Software. Ganz grob wird zwischen Hardware-orientierten und Hardware-unabhängigen Lösungen unterschieden. Software, die nicht an ein spezielles Laufwerk oder Medium gebunden ist, hat den Vorteil, dass sie auch bei einem Hardware-Wechsel oder Ausbau einsatzfähig bleibt. Ganz wichtig: ob ein problemloser Zugriff auf gesicherte Daten möglich ist (Wiederaufspielen auf die Festplatte, Laden im Anwendungsprogramm), sollte regelmäßig praktisch geprüft werden!

Es ist zwar leicht gesagt, aber das Beste, was Sie bei Datenverlust tun können ist: Ruhe bewahren! Sind Dateien durch einen versehentlichen Löschbefehl verloren gegangen, so kann man diese unter Windows in den meisten Fällen durch Öffnen des Papierkorbs oder entsprechende Hilfsprogramme (z. B. Unerase von Norton) wiederherstellen. In allen anderen Fällen (Systemfehler, Virenbefall, durch äußere Einflüsse verursachte Schäden) sollten Sie am besten den Netzschalter be-tätigen oder – wenn dies nicht geht – den Netzstecker ziehen. Danach sind Servicelabors, die sich dem Thema ,Datenrettung‘ verschrieben haben, eine zwar nicht billige, aber zuverlässige Adresse.

Marian Behaneck