Im Fokus: Einkauf und Lager

Nicht nur aufgrund der erweiterten technischen Möglichkeiten in der Werkstatt, sondern auch aufgrund gestiegener Vielfalt bei den verarbeitbaren Materialien und Beschlägen ist in den letzten Jahren die Komplexität der Materialbeschaffung und damit auch der Lagerhaltung angestiegen. Während versucht wurde, diese Komplexität durch neue „Werkzeuge“ wie Online-Kataloge oder Software-Konfiguratoren zumindest im

Bestellbereich auszugleichen, hat sich der Prozess als solcher im Tischlerhandwerk kaum verändert. Vergleichen wir einmal die Zustände vor 10 bis 15 Jahren mit der heutigen Situation.

Beginnen wir mit dem „Damals“: Der Chef bestellt telefonisch die Platten beim Holzhändler, für Massivholz und Furnier empfiehlt sich die persönliche In-Augenschein-Nahme vor Ort. Beschläge werden regelmäßig beim Vertreterbesuch des Beschlagslieferanten aufgefüllt. Überhaupt: Vertreterbesuche dienen häufig dazu, Bestellungen vorzunehmen. Der Lagerbestand wird nach Sicht geführt, eine Bewertung wird einmal im Jahr per Inventur vorgenommen. Ganz klar: Jeder entnimmt, was er gerade braucht, aus dem Lager. Reste von Platten, Lacken etc. werden brav aufgehoben, man weiß ja nie, wann man sie nochmal benötigt, und wenn es nur für einen Brettriss oder eine Schablone ist.

Und heute: Die persönliche und sorgfältige Furnierauswahl wird teilweise ersetzt durch das Studium von Katalogen oder CD-ROMs diverser Dekor- oder DekorplattenHersteller. Material wird nach Möglichkeit just-in-time bestellt, so viel wie möglich speziell für Kundenaufträge. Beschläge zu bestellen wird immer anspruchsvoller, weil spezielle Lösungen auch spezielle Beschläge erfordern. Katalog-CDs und Beschlags-Planer-Software der Lieferanten versprechen Abhilfe, erfordern aber dennoch ein hohes Maß an Wissen über die Funktion der gesuchten Beschläge. Weitere Komplexität erhält der Einkauf durch Bestellungen von Sonderzulieferteilen, die exakt spezifiziert werden müssen. Hier scheidet eine telefonische Übermittlung aus, vielmehr ist im Gegenteil häufig die Übermittlung von PDF oder CAD-Daten notwendig, um später passgenau montieren zu können.

Noch immer erfolgt die Bestellung über unterschiedliche Kanäle, aber wir sind weiter und bestellen per Fax, E-Mail oder direkt über die Website des Lieferanten. Lagerbestände werden auch heute nur selten per EDV geführt, denn Buchungen per Software sind aufwändig und oft ungenau. Immerhin: viele Betriebe verwahren Reste nur noch ab einer bestimmten Größe und säuberlich sortiert auf.

Gerade Einkauf und Lager zeigen besonders deutlich die Lücke zwischen den technischen Möglichkeiten und der gelebten Realität in den Betrieben. Verantwortlich dafür sind alle am Prozess Beteiligten: Zulieferer, Softwarehersteller und die Betriebe selbst.

Sehen wir uns zuerst den Einkauf an: Die Zulieferer versuchen, es dem Kunden so einfach wie möglich zu machen, bei ihnen zu bestellen. Neben gut verfügbaren Telefonhotlines bieten die Lieferanten Bestellmöglichkeiten per Fax, E-Mail, Website oder sogar auch schon per EDI an. Auch eigene „Mini-Branchenprogramme“ mit integriertem Katalog und manchmal sogar eigener Auftragsbearbeitung werden von den Herstellern entwickelt, um den Kunden an sich zu binden. Bei weitem nicht alle Lieferanten haben dabei auch an die Verknüpfung zu Branchenprogrammen gedacht. Doppelter Bestellaufwand ist die Folge. Das bedeutet, dass im Umkehrschluss das weniger komfortable System nicht verwendet wird.

Die Branchensoftwarehersteller sind verhältnismäßig spät überhaupt erst auf den Zug aufgesprungen. Blättert man in den Archiven der Fachzeitschriften, so findet man erst Ende der 90er überhaupt so etwas wie ein Bestellwesen in der Mehrheit der Branchenprogramme. Die Software-Hersteller nehmen zwar Fahrt auf, eine Standardisierung wird jedoch nicht vorangetrieben, vielmehr wird jeder Lieferanten-Quasi-Standard unterstützt, und das multipliziert für alle Software-Anbieter – eine immense Verschwendung von Zeit und Geld.

Die Tischler wiederum wissen eigentlich sehr gut, wo die Missstände liegen. Nur zu selten wird dies jedoch auch massiv artikuliert. Meist fügt sich der Tischler in den Status quo und schafft sich seine eigene Problemlösung, die oft in einer Mischung aus allen Systemen besteht: Plattenbestellung per Branchensoftware, Beschlagsbestellung per Lieferanten-Software, manche Beschläge aber auch per Internet, und wenn es schnell gehen muss, dann scheint am Telefon kein Weg vorbeizugehen.

Andere Gewerke machen vor, wie es gehen kann, wenn alle an einem Strang ziehen: Das SHK-Gewerbe hat schon vor mehr als 20 Jahren (http://de.wikipedia.org/wiki/Datanorm) damit begonnen, den Einkauf durch die Bereitstellung von elektronischen Katalogen zu standardisieren. 1998 wurde durch UGL wieder im SHK-Gewerbe eine weitere Standardisierungswelle eingeläutet, die auch die Übermittlung von Bestellungen in elektronischer Form ermöglichte.

Für das Holz verarbeitende Handwerk wurde mit der unter http://www.mein-lieber-span.com begonnenen Initiative zwar ein herstellerübergreifender Standard geschaffen, den jedoch noch längst nicht alle Branchensoftwarehersteller unterstützen. Und bis auf einen innovativen Beschlagshersteller bleibt hier die Beschlagsbranche bisher außen vor. Dabei ist das von mein-lieber-span propagierte System EDI-Connect (http://www.mein-lieber-span.com) ein Ansatz, der es Handwerk, Handel und Industrie einfach macht, alle für einen reibungslosen Geschäftsverkehr notwendigen Daten elektronisch auszutauschen. Über die einfache Abwicklung von Bestellungen hinaus werden Artikelkataloge bereitgestellt, Anbindungen an Konfigurationssysteme geschaffen – wichtig bei komplexen Artikeln wie z. B. Türen – und Rückmeldungen von Lieferanten wieder an die Branchensoftware weitergeleitet.

Es ist völlig klar, dass bei einem komplett auf elektronischer Basis stattfindenden Bestellprozess die für viele Handwerker wichtige „menschliche Komponente“ ausgeschaltet wird. Doch wie viel sinnvoller ist der persönliche Kontakt, wenn man sich gezielt zur Vereinbarung von Preis- und Lieferbedingungen zusammensetzt, Pläne für die Zukunft festlegt und gemeinsam Manöverkritik an der zurückliegenden Periode übt. Der Vertreter des Lieferanten nicht mehr als Erfüllungsgehilfe, sondern als Partner auf Augenhöhe, der in Zusammenarbeit mit dem Handwerker an Lösungen arbeitet und beratend bei der Realisierung anspruchsvoller Probleme in Material- und Verbindungstechnik zur Seite steht. Die Branche als Ganzes kann nur gewinnen, wenn an der Schnittstelle zwischen Zulieferer und Verarbeiter mit offenen, branchenweiten Standards gearbeitet wird. Es ist vorrangig Aufgabe der Softwarehersteller, vorhandene, herstellerübergreifende Standards noch offensiver zu unterstützen und damit – quasi durch die Schaffung von Tatsachen – mit Leben zu erfüllen. Dienstleister, die Bibliotheken und Internet-Dienste für solche Schnittstellen anbieten, reduzieren für alle Marktteilnehmer den vielfachen Aufwand, der von Zulieferern und Branchensoftware-Anbietern in die Realisierung eines elektronischen Einkaufsprozesses gesteckt wird. Doch selbst, wer sich die Mühe macht und trotz fehlender Standardisierung der Einkaufskanäle mit teilweise erhöhtem Aufwand konsequent jede Bestellung zentral über eine Software verfolgt, gewinnt durch erhöhte Transparenz: Lieferverzug wird ebenso problemlos erkannt wie es möglich wird, im Wareneingang nicht nur den Lieferschein mit der Ware zu vergleichen, sondern wichtiger noch den Lieferschein mit der Bestellung. Trifft die Rechnung ein, kann diese nicht nur dazu dienen, die in der Rechnung angesetzten Preise mit den bisher gespeicherten zu vergleichen, sondern auch berechtigte Preisänderungen als neuen Einkaufspreis zu speichern. Die Preispflege geschieht so im laufenden Tagesgeschäft.

Ein funktionierender Einkauf ist auf dem Weg zur erfolgreichen Materialwirtschaft nur die halbe Miete. Die Lagerbewirtschaftung wird auf der anderen Seite ebenfalls und aus ähnlichen Gründen oftmals nur inkonsequent betrieben.

Der Tischler hat es – zumindest, was den Platzbedarf angeht – mehrheitlich mit Platten und vergleichbaren Rohmaterialien wie Schnittholz, Belägen oder Furnieren zu tun. Die Verwaltung der Bestände über EDV wird im Allgemeinen als unnötig umständlich und nicht sinnvoll angesehen. Natürlich gibt es Rohmaterialien, die zahlenmäßig nur schwer zu fassen sind, wie Stammware oder Furnier in unterschiedlichen Qualitäten. Die Verwaltung solcher Güter kann nur über ein System erfolgen, das jedes Teil im Lager mit einer eigenen Identität, quasi einer Seriennummer versieht.

Will man diese Werkstoffe mit Hilfe von EDV verwalten, sollte man sich sicher sein, dass der erzielbare Vorteil auch die Kosten für die Einführung und Nutzung des Systems finanziert. Ähnlich manchen Beschlägen, die in großer Menge und zu sehr geringen Stückpreisen eingekauft werden, laufen hier schnell Kosten der Handhabung auf, die um Größenordnungen teurer sind als die Verwaltung dieser Artikel auf Sicht. Doch dem steht ein in vielen Betrieben wachsender Anteil an Plattenmaterialien gegenüber, die bestandsmäßig gut zu erfassen sind, wenn das Lager diszipliniert geführt wird. Gerne wird als Argument gegen eine EDV-mäßige Lagerbuchhaltung angeführt, dass Platten aus dem Lager aus diversen Gründen entnommen werden, die nicht immer in direktem Zusammenhang mit der Durchführung eines Auftrags stehen. Oder, dass der Aufwand, Restplatten ins Lager ein- und auszubuchen, unverhältnismäßig sei.

Tatsächlich ist die Lagerbuchhaltung in Branchenprogrammen nicht immer problemgerecht. Sei es, dass Bestände nur in Quadratmetern verwaltet werden, wodurch die wichtige Auskunft fehlt, welche Plattengrößen noch auf Lager sind. Oder, dass Abbuchungen auf Basis von Stücklisten erfolgen, was jedoch nicht exakt ist und wiederum keine Information über die Größe der entnommenen Platten beinhaltet. Eine Kopplung mit dem Erstverbraucher von Platten, dem Zuschnitt, ist daher sehr sinnvoll. Wird eine leistungsfähige Zuschnittoptimierung verwendet, im Paket mit einer Plattensäge oder auch alleine, dann bietet diese die Möglichkeit, die ermittelten Bedarfsmengen zu melden und dadurch Bedarf und Verbrauch eindeutig anzugeben.

Alle weiteren Entnahmen müssen natürlich belegt werden – schon allein aus kostenrechnerischen Gründen ist dies notwendig und der Minderaufwand bei der Inventur und die höhere Präzision in der Beschaffung wiegt den administrativen Mehraufwand leicht auf.

Die Führung des Lagerbestands bei Beschlägen ist verglichen mit den Platten einfach. Hier ist es nur eine Frage der Granularität, bis zu welchem Warenwert hinunter Bestände geführt werden. Ob nun auch Dübel und Schrauben per EDV geführt werden müssen, ist fraglich.

Ein wesentlicher Vorteil der Lagerbestandsführung über EDV ist auch in der Verwaltung von Reservierungen zu sehen. Im Gegensatz zur Bestandsführung auf Sicht kann über die Software erkannt werden, welcher Teil des Bestands denn schon für bestimmte Aufträge verplant ist. Eine Bestellung „auf Verdacht“ ist damit in der Regel nicht nötig, wodurch weniger Kapital im Lager gebunden wird. Ohne die Bedarfsanmeldung durch Reservierung könnte es ansonsten vorkommen, dass der Bestand eines Artikels, obschon noch in genügender Menge am Lager, schon komplett für einen Auftrag verplant ist und niemand darüber Bescheid weiß. Eine Lagerbestandsführung ohne Reservierung ist daher gerade bei Artikeln mit etwas längerer Lieferzeit nicht erfolgreich durchführbar.

Eine Optimierung des Themenkreises Einkauf und Lager ist offensichtlich einfach möglich, falls der Betrieb grundsätzlich definierte Abläufe für Einkauf und Lager bebesitzt. Die EDV ist als Werkzeug nur in der Lage, bereits vorhandene Abläufe effektiver abzuwickeln und transparenter zu gestalten, nicht jedoch, ein Fehlen von Organisation zu kompensieren oder vorhandenes „Chaos“ zu reparieren.

Im Zweifelsfall ist eine Betriebsberatung durch Spezialisten, wie sie von einigen Landesfachverbänden angeboten wird, jeden investierten Euro wert. Wer sich erhofft, mit der Einführung von EDV alleine vorhandene Missstände beseitigen zu können, erlebt in der Regel eine böse Überraschung. Es empfiehlt sich daher, EDV erst dann in einem bestimmten Rahmen und Umfang einzuführen, wenn nicht nur dem Chef, sondern auch den im Tagesgeschäft beteiligten Mitarbeitern die Konsequenzen klar sind. Das gilt nicht nur für den Bereich Einkauf und Lager, sondern natürlich auch für alle anderen Prozesse, die in letzter Konsequenz durch den Einsatz von EDV optimiert werden.

Wie wir gesehen haben, bedeutet eine EDV-mäßige Optimierung von Einkauf und Lager auch nicht, dass sofort oder überhaupt eine 100 %-Lösung gefunden werden muss. Vielmehr ist die kontinuierliche Verbesserung ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Jede Maßnahme, die insgesamt zu einer Optimierung der gelieferten Qualität oder beispielsweise auch zur Senkung von Kosten führt, stellt hierbei eine Verbesserung dar.

Im nächsten Teil dieser Serie geht es um den Prozess Konstruktionszeichnung. Wer mehrere vergleichbare Tischlerbetriebe unter dem Aspekt beobachtet, wie dort Zeichnungen für die Werkstatt und den Kunden erstellt werden, erkennt auf den ersten Blick Erstaunliches: Da gibt es Betriebe, die mit fast schon skizzenhaften Zeichnungen als Fertigungsunterlage nutzen und solche, die aber auch wirklich kein Detail dem Zufall überlassen und jede Kante sauber schraffiert darstellen. Mehr dazu in der Juli-Ausgabe des BM. ■

Sie haben Erfahrungen mit Branchen-EDV gemacht, die auch Ihre Kolleginnen und Kollegen interessieren und weiterbringen könnten? Oder Sie haben in Sachen EDV Ihre ganz eigene Philosophie? Was auch immer – Ihre Meinung interessiert uns.

Sagen Sie uns, welche Erfahrungen Sie mit der wachsenden Technisierung und der EDV-Nutzung in Ihrem Betrieb gemacht haben. Besonders interessant werden Ihre Aussagen, wenn sie unabhängig von den Erfahrungen sind, die in der konkreten Zusammenarbeit mit Maschinen- und Softwarelieferanten zustande kommen: Wie hat moderne Technologie im Allgemeinen Ihren Betrieb verändert? Oder nutzen Sie CNC-gesteuerte Maschinen und Branchensoftware sowieso schon seit Jahrzehnten? Vielleicht kommt ja auch die Anschaffung von Branchen-EDV in Ihrem Betrieb grundsätzlich nicht in Frage? Sagen Sie uns, warum!

Hier noch einige spezielle Fragen zum Thema Lager- und Materialwirtschaft:

Schreiben Sie uns Ihre Meinung, Ihre Erfahrungen und Anregungen: per Fax oder per E-Mail. Interessante Aussagen werden wir in den kommenden Ausgaben im Rahmen dieser BM-Serie veröffentlichen. Vielen Dank!

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Zum Themenkreis Lagerorganisation/Materialwirtschaft sind in BM in der Vergangenheit sehr interessante Beiträge von Doris Paulus („Paulus-Lager“) erschienen. Paulus ist auf Lageroptimierung im Schreinerhandwerk spezialisiert und hat viele Betriebe in Sachen Lagerorganisation erfolgreich beraten und bei der Umsetzung entsprechender Projekte begleitet.

In BM 3/2007 ging es unter der Überschrift „Mit störungsfreier Organisation die Produktivität erhöhen“ um den Engpass Arbeitsvorbereitung. Darin geht es um die positiven Effekte einer erfolgreichen Lageroptimierung auf die Fertigung und andere Betriebsbereiche. In BM 12/2005 ging es unter dem Titel „Gut organisieren und ordentlich was sparen“ konkret um Optimierungspotenzial im Bereich des Platten- und Massivholzlagers. Beide Beiträge unterstreichen, das der Schlüssel zum Erfolg beim Lager und bei der Materialwirtschaft ausschließlich in einer optimierten und konsequenten Organisation liegen kann.