Intelligenz für die Tasche

Der Autor: Johannes Meyer ist als Schreinermeister im elterlichen Betrieb und als freiberuflicher Dozent für EDV und gewerblich/ kaufmännische Fächer tätig

Wie intelligent ist Ihr Terminplan- und Adressbuch? Durchaus eine berechtigte Frage. Schließlich sind wir in unserer Umwelt von immer mehr intelligenten Objekten umgeben: intelligente Autos, intelligente Handys, intelligente Küchenherde. Trotzdem ist gerade diese Frage sicher sehr schwer zu beantworten. Ist die Antwort darauf doch im wesentlichen davon abhängig, wie diese Objekte vom Benutzer gehandhabt werden.

Die Technologien, die sich in einem Computer befinden, werden immer schneller und besser. Zudem gelingt es bei jedem Entwicklungsschritt auch noch, die notwendigen Komponenten immer kleiner zu fertigen. Dies ist besonders für die mobile Nutzung ein wesentlicher Vorteil.

Ein leistungsfähiges Notebook ist heute für jeden Betrieb eine kalkulierbare Investition. Es hat viele Vorteile und man kann es mitnehmen, wenn man weiß, dass es gebraucht wird. Aber es hat auch Nachteile: Es ist sperrig und so leicht nun auch wieder nicht. Man hat es mit einigen Kilogramm Gewicht zu tun, und außerdem selbstverständlich mit einem wertvollen und empfindlichen Gerät. Also wird man sein Notebook in vielen Fällen doch nicht zur Verfügung haben:

• in einem Rohbau, in dem gerade gearbeitet wird

• wenn man ‚schnell mal’ unterwegs ist

• bei zwanglosen Besprechungen.

Aber jeder weiß auch aus eigener Erfahrung, dass gerade dann jemand auf dem Handy anruft und ein Termin vereinbart werden soll, eine Telefonnummer be-nötigt würde, eine Notiz zu machen wäre usw. Alles kein Problem, wenn man sein Notebook dabei hätte. Aber das macht in vielen Situationen einfach keinen Sinn, und so wird man gerade dann darauf verzichtet haben. Aber man muss heute auch in solchen Fällen nicht mehr auf die Datenverfügbarkeit verzichten.

Die Lösung heißt PDA (Personal Digital Assistant) oder Organizer. Eine Technologie, die vielen vielleicht eher als ‚Spielzeug’, denn als Werkzeug professioneller Organisation im Bewusstsein ist. Aber auch vor diesen Geräten hat der technische Fortschritt nicht halt gemacht. Mit PDA’s sind die Brieftaschen-großen Geräte gemeint, die es mit einem PC aufnehmen wollen. Und tatsächlich ist die Leistungsfähigkeit auch für Profis oft sehr beeindruckend.

Die Geräte von denen wir hier sprechen werden, bewegen sich etwa von ca. 300 DM aufwärts. Grundsätzlich sollen von den im folgenden beschriebenen Leistungsmerkmalen diejenigen Geräte abgegrenzt werden, die es an Tankstellen und als Werbegeschenk für wenige Mark zu kaufen gibt. Diese können nämlich in der Tat ‚nur’ tausende von Adressen verwalten und Termine speichern. Für eine sinnvolle Nutzung im täglichen Geschäftsbetrieb wird man aber noch zusätzliche Möglichkeiten brauchen.

Die Organizer, um die es in diesem Beitrag geht, sollen nun auf Ihre Brauchbarkeit für Schreinermeister und Führungskräfte der Branche untersucht werden. Dabei soll davon ausgegangen werden, dass derzeit ‚konventionelle’ Mittel verwendet werden: also das Terminplanbuch in Papierform. Trotzdem müssen die Geräte natürlich einem Vergleich mit einem Notebook standhalten. Im Idealfall sind sie Teil in einem System perfekter Datennutzbarkeit, das aus den miteinander kommunizierenden Komponenten Desktop-PC – Notebook – Organizer bestehen.

Bevor dieser Check beginnt müssen jedoch noch verschiedene Gruppen (Bauarten) von Organizern unterschieden werden. Denn nur wenn man sich dieser Kategorien bewusst ist, kann man in Verbindung mit den beschriebenen Nutzungsbeispielen eine Entscheidung über das für den jeweiligen Nutzer sinnvollste Gerät treffen.

Bei Organizern unterscheidet man, unabhängig von der Herstellerfirma oder vom Betriebssystem, die folgenden beiden Gruppen:

• Geräte mit Tastatur

• Geräte ohne Tastatur

Dabei verfügen in der Regel alle hochwertigen Geräte über ein berührungsempfindliches Display und dadurch die Möglichkeit zur Steuerung per Stifteingabe (Touchscreen). Außerdem ist eine Handschrifterkennung möglich.

Bei den Geräten ohne Tastatur ist eine Eingabe nur über Schreiben mit einem Stift auf dem Display möglich. Die Handschrift wird dann erkannt und umgesetzt. Diese Handschriftenerkennung funktioniert sehr zuverlässig. Allerdings kann man sich auch vorstellen, dass die Erfassung längerer Texte entsprechend aufwändig ist.

Geräte mit Tastatur verfügen zusätzlich über ein (mehr oder weniger gut ausgeprägtes) Tastenfeld. Dadurch ist die Eingabe auch von längeren Texten problemlos möglich. Allerdings schlägt sich diese Tastatur natürlich auch im Gewicht nieder. Geräte mit Tastatur sind also in der Regel schwerer als solche ohne Tastatur.

Die Entscheidung, ob ein Gerät mit oder ohne Tastatur angeschafft werden soll, lässt sich deshalb anhand der geplanten Einsatzmöglichkeiten treffen.

Bei einem Organizer-Display handelt es sich heute nicht mehr um zeilenweise Darstellung in Taschenrechnerformat oder um aus 12 x 12 grobgerasterten Punkten aufgelösten Zeichen. Die Displays heutiger Organizers sind hochauflösende Grafikdisplays mit teilweise sogar VGA-Breite (640 Pixel Breite). Im Einsatz sind hier wiederum zwei unterschiedliche Systeme: Farbdisplays und Graustufendisplays. Hier kann man zweifellos feststellen, dass ein Farbdisplay schöner anzusehen und auch übersichtlicher ist. Trotzdem haben Hersteller, die ein Graustufendisplay verwenden, einen triftigen Grund für Ihre Wahl. Farbdarstellung verbraucht wesentlich mehr Strom als eine Darstellung in Graustufen. Außerdem kann ein Farbdisplay nur bei aktivierter Hintergrundbeleuchtung verwendet werden, beim Graustufendisplay braucht man die Hintergrundbeleuchtung in der Regel nur bei schlechten Lichtverhältnissen.

Der erhöhte Stromverbrauch führt zu geringeren Laufzeiten der Geräte. Außerdem ist in der Regel ein anderes Stromversorgungssystem nötig: Geräte, die weniger Leistung benötigen, kommen auch mit handelsüblichen Batterien (oder wahlweise mit normalen Akkus) aus. Diese können im Notfall praktisch an jeder Straßenecke ersetzt werden. Wird höhere Leistung gebraucht, dann geht das nur mit Akkupacks, wie sie auch in Notebooks eingesetzt werden. Bei ‚low battery’ kann der Besitzer eines Akkusystems nur auf die nächste Steckdose hoffen. (Vorausgesetzt, er hat sein Ladegerät überhaupt dabei.) Also sollte die Frage ob Farbe ‚sein oder nicht sein’ muss gut geprüft werden.

Die wesentlichen Nutzungen eines Organizers werden sich bei den meisten Anwendern im Bereich Adressverwaltung und Terminplanung abspielen. Hier ist der erste, augenmerkliche Punkt bereits Größe und Gewicht.

Ein konventionelles Terminplanbuch ist meist im Format DIN A5 ausgelegt. Da ist von einem Westentaschenformat also nicht mehr zu sprechen. Die Größe wird zum Hindernis für eine optimale Nutzung (ständige Verfügbarkeit der Daten). Dagegen sind Organizer ausdrücklich auf Westentaschenformat zugeschnitten. Einige sind sogar im ‚Hemdtaschenformat’. Den Organizer mitzunehmen ist also eigentlich kein Problem. Das ist beim Stichwort Datenverfügbarkeit bereits der unschlagbare Vorteil. Jetzt hat man, wenn man will, immer alle nötigen Daten dabei.

Beginnen wir mit den Adressdaten. Adressen verwalten konnten ja bereits die Geräte der allerers-ten Generation. Dieser Nutzungszweck war sozusagen die Grundidee für die Entwicklung von PDA’s. Welche Informationen in solch einer Adressdatenbank gespeichert werden sollen, ist klar und braucht keine weiteren Erläuterungen. Auf diese Bedürfnisse sind auch die Datenbanken von Organizern abgestimmt. Wichtig ist noch, dass diese Formate meist sehr einfach um neue Felder zu erweitern sind. Damit kann die Datenbank auch richtig auf den jeweiligen Benutzer und dessen Anforderungen abgestimmt werden.

Die häufigste Methode der Nutzung solch einer mobilen Adressdatenbank ist sicher die Datenbank-Recherche, die Suche in den Daten: Sie kennen den Namen und wollen die Telefonnummer; Sie haben eine Telefonnummer auf dem Handy und wollen den dazugehörigen Namen; Sie brauchen die genaue Anschrift eines Kunden bei dem Sie noch schnell vorbeischauen wollen; Sie wollen wissen, wann der Kunde zu dem Sie gerade fahren eigentlich Geburtstag hat…

Aber Sie sollten sich auch darüber klar sein, dass es nicht besonders viel bringt, die Daten lediglich in den Organizer einzugeben. Die Daten dürfen nicht an dem Ort Ihres Vorhandenseins isoliert werden. Sie sollen nicht nur überall verfügbar sein! Sie sollen auch überall nutzbar sein. Und so müssen die Datenbestände im Organizer mit denen im PC abgeglichen werden. Oder wollen Sie jeden neuen Kundendatensatz im PC und im Organizer erfassen? (Und im Telefonregister; im Schreinerprogramm; im Faxprogramm …) Dabei genügt es natürlich nicht, die Daten einfach immer hin und her zu kopieren. Es muss möglich sein, dass Sie unterwegs einen neuen Kunden im Organizer erfassen und Ihr Mitarbeiter im Büro am PC einen anderen Datensatz ändert. Die Daten müssen synchronisiert, also miteinander verglichen und beide Datenbestände aktualisiert werden. Für diesen Datenabgleich sind spezielle Programme zuständig, die meist zum Lieferumfang des Organizers gehören.

Ganz ähnlich verhält es sich auch mit der Terminverwaltung. Termine und Aufgaben werden im Organizer erfasst. Wer gerne mal zu spät kommt, kann sich einen Alarm schalten, der sich z. B. eine halbe Stunde vorher meldet. (In Besprechungen lässt sich der Organizer schnell stumm schalten.) Und Aufgaben können in einem EDV gestützten System ohnehin besser verwaltet werden als auf Papier. Man denke nur an die Zuweisung von Prioritäten und Zeitfenstern. Und selbstverständlich sollte auch die Terminverwaltung optimalerweise mit dem entsprechenden Programm auf dem PC abgeglichen werden.

Im Büro einer Tischlerei läuft am Desktop-PC eine für den jeweiligen Betrieb geeignete Branchensoftware. Wird nun die Hardware-Ausstattung des Betriebes um einen (oder mehrere) Organizer erweitert, dann stellt sich natürlich auch ganz schnell die Frage, welchen Nutzen man aus einer Verbindung Organizer – Branchensoftware ziehen kann.

Zuerst muss man allerdings feststellen, dass dieses Thema in den Betrieben der Holzbranche bisher kein großes Thema war. Deshalb sind die Branchenprogramme im Augenblick eigentlich auch noch nicht richtig auf einen Datenabgleich mit einem Organizer vorbereitet. Aber natürlich gibt es auch trotzdem vielfältigste Möglichkeiten für eine Nutzung.

Ein gutes Branchenprogramm bietet in jedem Programmbereich die Möglichkeit zum Datenexport. So können dann z. B. ohne weiteres die Adressdaten auf den Organizer exportiert werden. (Man beachte den Unterschied zwischen Datenexport und Datensynchronisierung). Ist die Datenübertragung erst einmal eingerichtet, ist die Ausgabe in 15 Sekunden erledigt.

Sinnvoll nutzbar ist sicher auch eine Übertragung von Artikel- oder Projektdaten. Aber lassen Sie sich doch einfach von Ihrer eigenen betrieblichen Praxis inspirieren. Sie werden, wenn Sie einen Organizer nutzen, sehr schnell feststellen, welche Daten Sie auch wirklich unterwegs gebrauchen könnten. Es nutzt sicher nichts, alle verfügbaren Datenbestände zu übertragen.

Moderne Organizer können mit anderen Bürogeräten kommunizieren. Die wichtigste Möglichkeit ist sicher die Verbindung zum PC (oder Notebook). Dazu gehört eine Hardware- und eine Softwarekomponente.

Hardwareseitig basiert die Kommunikation auf einem zum Lieferumfang des Organizers ge-hörigem Verbindungskabel (eventuell zusätzlich mit einer Dockingstation, in die das Gerät gestellt werden kann), dass meist mit einer seriellen Schnittstelle am PC verbunden ist.

Softwareseitig wird dann noch eine Konvertierungs- und Synchronisationssoftware benötigt. Diese gehört zumindest für Standard-Dateiformate ebenfalls zum Lieferumfang. Für Organizer gibt es verschiedene eigene Betriebssysteme. Demzufolge sind auch die Dateien verschieden zum Windows-Betriebssystem aufgebaut. So kann man eine Textdatei vom Organizer nicht einfach zum PC kopieren, und dann dort lesen. Sie muss erst in ein auf dem PC lesbares Format gewandelt werden. Dieser Vorgang geschieht allerdings automatisch im Hintergrund, so dass der Benutzer davon meist gar nichts mitbekommt.

Ebenfalls bereits mehrfach angesprochen: Die Synchronisation, die in der Regel für Adress- und Termindateien gilt. So können die jeweiligen Daten mit den entsprechenden Programmen für den PC abgestimmt werden. Vorsicht: Nicht jede Adress- oder Terminsoftware lässt sich mit jedem Organizer synchronisieren.

Zu der bereits angesprochenen Kommunikationsmöglichkeit über Kabel sollte auch noch die Infrarotschnittstelle angesprochen werden. Diese ist heute z. B. für Notebooks und Handys oft schon Standard. Gerade die unkomplizierte Verbindung zum Handy ist für viele Nutzungen wichtig. Hier ist übrigens auch eine sehr interessante neue Entwicklung am Entstehen. Diese nennt sich Bluetooth. Darunter versteht man einen Schnittstellenstandard für Gerätekommunikation über Funk. Damit soll die Verbindung von verschiedenen Geräten problemlos ohne Aufwand möglich sein: Organizer, PCs, Notebooks, Digitalkameras, Drucker, Mobiltelefone usw.

Auch auf die vom PC gewohnten Standard-Office-Anwendungen muss man mit einem Organizer nicht verzichten. Textverarbeitung ist (bei Geräten mit Tastatur) ganz hervorragend möglich. Sie können eigene Formatvorlagen für verschiedene Dokumente erstellen. Dann können Sie am Handy Besprochenes sofort in eine Telefonnotiz erfassen. Die Ergebnisse von Kundenbesprechungen werden ebenfalls gleich erfasst. Auch Ihre Ideen, die gerade immer dann entstehen, wenn man normalerweise nichts zu schreiben parat hat, können sofort in Ihrem ‚Ideentagebuch’ erfasst werden. Ein am PC begonnener Text kann auf den Organizer kopiert werden und dort z. B. auf einer längeren Bahnfahrt überarbeitet werden.

Die Möglichkeiten sind beinahe unbegrenzt. Letztendlich muss natürlich jeder für sich herausfinden, wo er persönlich den größten Nutzen erzielen kann. Dazu muss man sich eben wieder auf ‚Schritt und Tritt’ überprüfen, in welchen Tätigkeiten man noch Verbesserungspotenzial erarbeiten könnte.

Über die bisher beschriebenen wohl hauptsächlich eingesetzten Anwendungen auf Organizern gibt es natürlich noch eine Vielzahl von weiteren Arbeitserleichterungen. Dabei reicht die Palette von Freewareprogrammen bis zu kommerziellen Programmen. Einige Beispiele für nützliche Programme (vielleicht auch für Sie) sind hier in Kürze angeführt:

• E-Mail und Internet für mobilen Zugriff

• Routenplanung für Vielfahrer

• Fremdsprachenwörterbücher für Auslandsreisende.

Die mobile EDV-Nutzung, sprich ein Notebook, hat einige wesentliche Vorteile:

• Bauaufmaße direkt vor Ort im Computer erfassen

• Digitalfotos sofort archivieren

•Zugriff auf alle Unterlagen, auch Unterwegs oder beim Kunden.

So können aufwändige Aufmaße und Protokolle sofort im Computer erfasst werden. Dadurch sparen Sie die Arbeitszeit für eine erneute Eingabe vom Notizzettel in den PC Zuhause. Außerdem sind Übertragungsfehler ausgeschlossen. Probleme mit der Lesbarkeit von Handschriften entfallen. Wenn Sie beim Kunden Digitalfotos anfertigen, dann können Sie das Ergebnis Ihrer Bemühungen sofort überprüfen (Das kleine Display der Kamera ist dazu oft nicht ausreichend) und die Fotos mit Titel und Bemerkungen archivieren. Außerdem haben Sie natürlich (bei Verwendung einer geeigneten Software für den Abgleich / die Synchronisation) immer alle Daten auch unterwegs und beim Kundengespräch parat. Sie können sofort in ihrer Branchensoftware Preise für Handelswaren nachschlagen. Oder Sie präsentieren dem Kunden das durch CAD erstellte Modell seiner neuen Einrichtung und führen kleine Änderungen sofort durch, so dass deswegen kein neuer Termin vereinbart werden muss. Und sicher ist es beispielsweise für viele auch ein Stück Lebensqualität, wenn man sich trotz fälliger Büroarbeit ‚ins Grüne’ begeben kann. Denn mit einem Notebook wird der Arbeitsplatz räumlich nicht mehr in das Büro fixiert.

Viele dieser Vorteile, die bisher nur durch ein Notebook abgedeckt wurden, hat heutzutage auch ein Organizer o

Tipp: Wenn die Entscheidung für ein bestimmtes Gerät bereits gefallen ist und eine fachliche Beratung nicht mehr unbedingt nötig ist, dann kann man bei einer Bestellung im Internet leicht mehrere Hundert Mark sparen.

• Organizer mit Tastatur ab ca. 800 DM bis zu 1700 DM

• Organizer ohne Tastatur ab ca. 300 DM bis zu 1300 DM

• Speichererweiterung ca. 200 DM

• Zusätzliche Software (z. B. Routenplanung, Wörterbücher…) je ca. 100 DM

• GPS – Set ca. 600 DM