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Korrekt verbuchen

Folge 2: Finanzbuchhaltung im kleinen und mittleren Betrieb
Korrekt verbuchen

Für die Erfassung der Belege per EDV sind eigentlich kaum noch buchhalterische Kenntnisse erforderlich. Jedoch bilden diese die Grundlage für das betriebswirtschaftliche Verständnis der Vorgänge und werden deshalb in dieser zweiten Folge unserer Serie umfassend erläutert. Auch die Datenerfassung mit dem Datev-Programm Nesy wird kurz beleuchtet.

Ungeachtet der Tatsache, dass die Verbuchung in der Praxis EDV-gerecht durchgeführt wird, wird hier zunächst die herkömmliche Methode beschrieben, da so die Zusammenhänge klarer ersichtlich sind. Die Erläuterung der Grundlagen soll zur Auffrischung der Kenntnisse dienen oder aber dem Einsteiger helfen sich die wichtigsten Voraussetzungen anzueignen.

T-Konten
Zur Verbuchung der Geschäftsvorfälle werden so genannte T-Konten verwendet (Abb. 1). Aus der ersten Folge dieser Serie wissen Sie bereits, dass es zwei Arten solcher Konten gibt: Bestandskonten und Erfolgskonten.
In dieser Folge wird nun in erster Linie von den Bestandskonten die Rede sein. Auf den Bestandskonten werden, wie der Name schon sagt, Bewegungen von Beständen verzeichnet. Beispiele dafür sind:
• Geld wird von der Kasse auf die Bank gebracht (Bestand Kasse mindert sich, Bestand Bank mehrt sich).
• Eine Maschine wird mit Geld von der Bank gekauft (Bestand Maschine mehrt sich, Bestand Bank mindert sich).
• Die Tilgung für das Darlehen wird von der Bank abgebucht (das Darlehen mindert sich und das Bankguthaben mindert sich).
Hier sind einige wichtige Begriffe ins Spiel gekommen: Mehrung und Minderung. Jede Veränderung auf einem Bestandskonto lässt sich mit einem dieser Ausdrücke beschreiben. Wichtig ist, dass nicht immer eine Mehrung mit einer Minderung zusammentreffen muss (siehe das Beispiel Darlehen). Warum das so ist, wird im Folgenden erläutert. Entscheidend ist, dass sich in keinem der oben beschriebenen Fällen eine Auswirkung auf den Gewinn ergibt. Es wurde lediglich Geld verschoben.
Das gilt übrigens auch bei den Privatentnahmen (Minderung des Bankguthabens und Minderung des Eigenkapitals). So ist es möglich, dass bei unangemessen hohen Privatentnahmen durchaus noch ein guter Gewinn errechnet werden kann. Das widerspricht nicht einer möglicherweise bevorstehenden Zahlungsunfähigkeit!
Aktiv- und Passivkonten
Sie kennen die Bilanz Ihres Unternehmens und Sie wissen, dass sich diese in zwei Bereiche gliedert. Sie sind üblicherweise nebeneinander angeordnet und nennen sich Aktiv und Passiv.
Aber wissen Sie auch, wie diese Gliederung zustande kommt? Betrachten Sie doch einmal die Aktivseite einer Bilanz. (Falls Sie keine eigene zur Hand haben, finden Sie eine gekürzte Form in Abb. 2.) Dort finden Sie Konten wie: Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Rohstoffe, Bank, Kasse. Die Konten, die sich in der Bilanz befinden, sind immer Bestandskonten. Beachten Sie auch gleich die Reihenfolge, in der diese Konten aufgelistet sind: Was sich am schnellsten zu Bargeld machen lässt, steht ganz unten. Güter, die am schlechtesten zu verflüssigen sind, stehen in der Bilanzgliederung der Aktivseite ganz oben.
Betrachten wir nun die aus dieser Tatsache folgende Gemeinsamkeit dieser Konten. Ihnen allen ist gemein, dass sie angeben, wie das Geld im Betrieb angelegt ist: Steckt es in Grundstücken oder Maschinen, oder liegt es auf der Bank oder in der Kasse. In dieser gemeinsamen Eigenschaft ist begründet, dass diese Konten als Aktivkonten bezeichnet werden: Sie verweisen auf die Kapitalverwendung.
Wenden wir uns gleich noch der Passivseite der Bilanz zu: Welche Konten sind auf der rechten Seite der Bilanz zu finden? Im Wesentlichen sind dies Eigenkapital und Fremdkapital. Das Fremdkapital unterteilt sich dabei noch in Hypothek, Bankdarlehen, Lieferantenverbindlichkeiten usw. Es handelt sich also insgesamt um Schulden. Das können ebenso gut Schulden an die Bank sein, wie an Lieferanten und – wie im Falle des Eigenkapitals – um Schulden an den Unternehmer, denn der hat ja dieses Geld dem Betrieb zur Verfügung gestellt. Die Passivseite gibt also der Bilanz Auskunft darüber, woher das Unternehmen seine finanziellen Mittel bezieht. Man spricht deshalb von Kapitalherkunft.
Selbstverständlich gibt es auch für die Passivseite ein einleuchtendes Gliederungsprinzip: Schulden, die am ehesten fällig sind, stehen ganz unten. So sind Lieferantenverbindlichkeiten am Ende der Passivseite zu finden, während das Eigenkapital im Prinzip gar keine Fälligkeit aufweist und somit ganz oben steht.
Durch diese Gliederung in Kapitalherkunft und Kapitalverwendung ergibt sich auch, dass eine Bilanz immer ausgeglichen sein muss. Schließlich kann nicht mehr Geld ausgegeben werden, als auf der Passivseite zur Verfügung gestellt wird.
Soll und Haben
Betrachten wir nun wieder die Aufschlüsselung eines Bilanzpostens, nämlich ein Konto. Sie können sich auch gleich noch einprägen, dass Aktiv- und Passivkonten im Prinzip spiegelverkehrt behandelt werden.
Wenn Sie das abgebildete Kassenkonto betrachten, dann gibt es dort auch wieder zwei Seiten, diese heißen nun Soll und Haben.
An dieser Stelle sollen gleich zwei häufige Missverständnisse ausgeräumt werden: Weder darf man sich hier vom Soll und Haben auf dem Kontoauszug irritieren lassen – die Bank sieht das nämlich aus Ihrer Sicht, und damit genau umgekehrt zu unserer; noch bedeutet Haben, dass man etwas hat. Am besten ist es deshalb, Soll und Haben einfach als zwei abstrakte Begriffe ohne Bedeutung zu verstehen und sich an den einfachen Grundprinzipien zur Buchung in den Konten zu orientieren.
Bei dem abgebildeten Aktivkonto Kasse (Abb. 1) sehen Sie auf der Sollseite einige Eingänge verzeichnet: Kunden bezahlen und der Unternehmer tätigt (löblicherweise) eine Privateinlage. Auf der Habenseite finden sich einige Ausgaben: Es wurden Briefmarken gekauft, ein Lieferant wurde bezahlt und am Ende des Monats wurde ein Betrag zur Bank gebracht. AB ist der Anfangsbestand.
Aus diesen einfachen Beispielen lässt sich eine wichtige, allgemeingültige Regel ableiten (Abb. 3):
Da die Aktivkonten die Kapitalverwendung angeben und Passiv-konten die Kapitalherkunft, ist nun auch klar, dass sich die Passivkonten genau umgekehrt verhalten müssen. Dies sei am Beispiel eines Darlehens anschaulich gemacht (Abb. 4): Wenn die Bank das Darlehen zur Verfügung stellt, dann mehrt sich die Darlehensschuld. Diese Mehrung wird bei einem Passivkonto im Haben verbucht. Werden die Raten für das Darlehen abbezahlt, dann bedeutet dies eine Minderung für das Darlehen und diese muss somit im Soll verbucht werden. Die Zusammenfassung dazu sehen Sie wiederum in Abb. 5.
Doppelte Buchführung
Bisher haben wir an unseren Beispielen aber immer nur die halbe Arbeit getan: Das bei uns gebräuchliche System der Buchführung heißt ja ,doppelte Buchführung’. Bei jedem Geschäftsvorfall sind immer zwei Konten betroffen. Diese müssen auch beide bebucht werden, wodurch auch immer eine gute Kontrollmöglichkeit gegeben ist. Die Buchführung muss ,aufgehen’.
Dazu folgendes Beispiel: Geld wird von der Kasse zur Bank gebracht. Dazu kann folgendes Lösungsschema angewendet werden:
  • 1. Welche Konten sind betroffen? ñ Kasse (Aktiv) und Bank (Aktiv)
  • 2. Wie verändern sich diese Konten?ñ Kasse: Minderung, Bank: Mehrung
Wie muss gebucht werden?ñ Kasse (Aktiv, Minderung) Haben, Bank (Aktiv, Mehrung) Soll.
Um die Buchungen schriftlich zu fixieren, bevor sie in die Konten übertragen werden, wird noch ein sogenannter Buchungssatz formuliert. Dabei wird zuerst das Konto notiert, das im Soll bebucht wird, dann folgt als Trennung das Wörtchen ,an’ und dann folgt das Konto, das im Haben gebucht wird. Für unsere Einlage bei der Bank lautet unser Buchungssatz also: Bank an Kasse. Natürlich werden hier auch gleich die Beträge fixiert, also: Bank 500,- DM an Kasse 500,- DM.
Das hier vorgestellte Beispiel ist ein so genannter Aktivtausch (zwei Aktivkonten sind betroffen). Es wird eigentlich nur Geld von einem Aktivposten auf einen anderen verschoben (getauscht).
Auch hier gleich noch die Anmerkung: dem Wörtchen ,an’ darf keine sinngemäße Bedeutung zugemessen werden. Es ist einfach als Trennungszeichen zu verstehen. Vielfach wird es auch ganz weggelassen.
Ein weiteres Beispiel: Die Tilgung für das Darlehen wird in Höhe von 300,- DM vom Konto abgebucht.
  • 1. Welche Konten sind betroffen?ñ Bank (Aktiv) und Darlehen (Passiv)
  • 2. Wie verändern sich die Konten?ñ Bank: Minderung, Darlehen: Minderung
  • 3. Wie müssen die Konten bebucht werden?ñ Bank (Aktiv, Minderung): Haben, Darlehen (Passiv, Minderung): Soll
Der Buchungssatz lautet also: Darlehen 500,- DM an Bank 500,- DM (Konto, das im Soll gebucht wird an Konto, das im Haben gebucht wird).
Wenn man einen Geschäftsvorfall nach dem angegebenem Schema Schritt für Schritt durcharbeitet, kann praktisch nichts schief gehen, da sich die Konten sozusagen gegenseitig kontrollieren und immer ein schlüssiger Buchungssatz entstehen muss.
Übrigens haben wir auf die Berechnung der Umsatzsteuer komplett verzichtet, da dies bei der EDV-basierten Verbuchung durch einen Steuerschlüssel automatisch erledigt wird.
Erfassungsprogramm NESY der DATEV
Da die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater anzustreben ist, wird im folgenden die Erfassung mit dem Erfassungsprogramm NESY der DATEV beschrieben. Mit NESY können Sie die Daten eingeben; verarbeitet und ausgewertet wird das Ganze dann beim Steuerberater oder im Rechenzentrum der DATEV. Die Vorteile für eine solche Vorgehensweise wurden bereits in der ersten Folge dieser Serie beschrieben.
Gebucht wird in der Praxis nach Nummernkreisen, d. h. verbuchen von:
• Bank (nach dem Kontoauszug)
• Kasse (nach Kassenbuch)
• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen.
Bevor im Programm erfasst wird, empfiehlt es sich (zumindest am Anfang) zuerst eine Buchungsliste zu erstellen. Das entspricht in etwa den oben besprochenen Buchungssätzen, jedoch in einer für die DATEV-Erfassung geeigneten Form. Einen Auszug aus solch einer Buchungsliste sehen Sie in Abb. 6. Eingang entspricht dabei einer Mehrung, Ausgang einer Minderung. Es kann der Bruttobetrag eingegeben werden, die Berechnung der Umsatzsteuer erfolgt automatisch. Dazu ist der Steuerschlüssel erforderlich.
So ist z. B. eine Eingangsrechnung mit 16 % Vorsteuer mit dem Steuerschlüssel 90 zu versehen. Die wichtigsten Konten, z. B. Rohstoffe oder Fertigungserlöse, sind sogar Automatikkonten, hier ist nicht einmal der Steuerschlüssel erforderlich.
Das Gegenkonto ist das zweite betroffene Konto. Wird z. B. im Rechnungskreis Kasse eine Rechnung für Schreibpapier verbucht, so ist das Gegenkonto Büromaterial. Der Beleg wäre z. B. die Nummer des betreffenden Kassenbuchauszuges. Das Konto ist Kasse. Und als Text kann man noch genauere Informationen abspeichern. Das hilft, wenn man später noch mal mit den Daten arbeiten muss. Diese Vorarbeit (ob sie nun auf Papier oder nur im Kopf erfolgt) ist auch der wichtigste und schwierigste Teil der Arbeit.
Nun braucht das Ganze nur noch in die Erfassungsmaske von NESY eingetippt werden (Abb. 7). Die Daten bringen Sie dann auf Diskette zu Ihrem Steuerberater. Der erledigt den Rest der Arbeit für Sie.
Versuchen Sie doch mal ein paar von Ihren betriebsinternen Belegen nach diesem Schema als Buchung vorzubereiten. Sie werden sehen, mit ein klein wenig Übung ist das gar nicht weiter schwer.
In der nächsten Folge dieser Serie erfahren Sie, wie Aufwendungen und Erträge verbucht werden und wie sich dies auswirkt. Mit diesen Geschäftsvorfällen entstehen dann auch tatsächlich Veränderungen im Unternehmensgewinn. Dieser wurde bisher noch nicht berührt.
Johannes Meyer
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