Net‘s it!

Im Tischler- und Schreinerbetrieb werden bei der täglichen Arbeit in Büro und Werkstatt zahlreiche Informationen benötigt, erstellt und ausgetauscht: Mit dem CAD-Programm wird geplant, konstruiert und präsentiert, die Branchenlösung ist z.B. für Angebote, Rechnungen oder Fertigungspapiere zuständig. Hinzu kommt häufig ein Textverarbeitungsprogramm für die Korrespondenz, eine Tabellenkalkulation, FiBu-Software u.a. Bertriebe, die CNC-Maschinen einsetzen, haben häufig noch ein oder mehrere CAM-Programme im Einsatz.

Ist eine Person nun alleine – quasi in Personalunion – mit diesen Vorgängen beschäftigt, treten in Sachen Kommunikation keine Probleme auf: Vom Angebot bis zur Rechnung liegt alles in einer Hand.

Informationen werden zentral bearbeitet und jeweils gezielt, beispielsweise für die Fertigung, aufbereitet.

Sobald jedoch mehrere Personen gleichzeitig an einem oder mehreren Aufträgen arbeiten, sieht die Sache anders aus: Jeder Mitarbeiter verfügt über einen eigenen Computer an seinem Arbeitsplatz. Die Informationen, die dort erstellt und verwaltet werden, sind zunächst nichts weiter als isolierte Einzeldaten.

Um nun Mitarbeiter oder Abteilungen mit benötigten Informationen zu bedienen, müssen diese in ausgedruckter Form oder per Diskette weitergereicht werden. Eine nachfolgende Bearbeitung durch andere ist auf direktem Wege also nicht möglich. Wird beispielsweise die Kalkulation auf einem Computer eingegeben, so bedeutet das nicht, daß der Mitarbeiter an einem anderen Arbeitsplatz – z.B. in der Arbeitsvorbereitung – direkt auf diese vorhandenen Daten zurückgreifen kann. Er muß sie im ungünstigsten Fall komplett neu eingeben – neben dem Zeitaufwand eine nicht zu unterschätzende Fehlerquelle!

An dieser unbefriedigenden Situation läßt sich jedoch bereits mit relativ geringem Aufwand etwas ändern, nämlich durch die Installation eines Netzwerkes.

Herzstück eines solchen Netzwerkes ist ein sogenannter Server (Dienstleister). Das ist ein leistungsstarker Rechner, auf dem zentral bestimmte Daten abgelegt und verwaltet werden. Er ist per Netzwerkkabel mit allen Einzelarbeitsplätzen verbunden. Außerdem verfügt er über eine Netzwerkkarte und die entsprechende Netzwerksoftware (z.B. Novell oder Windows 95/98).

Jeder Mitarbeiter kann nun von seinem Computer aus auf diesen Server zugreifen und dort jene Daten abfragen, für die er eine Zugangsberechtigung hat. Natürlich legt er umgekehrt auch die von ihm erstellten Daten dort ab, um sie anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Alle benötigten Daten sind also jederzeit und an jedem Einzelarbeitsplatz verfüg- und bearbeitbar.

Ein Beispiel: Wird z.B. von Mitarbeiter A eine Präsentation mit dem CAD-System erstellt, so kann Mitarbeiter B diese Daten an seinem Computer aufrufen und das Möbel kalkulieren. Auf diese Kalkulationsdaten widerum greift der Techniker an seinem Arbeitsplatz zu, um die Arbeitsvorbereitung zu erstellen und ausdrucken. Gegebenenfalls kann von einem weiteren Arbeitsplatz die CNC-Maschine mit den erforderlichen Programmdaten versorgt werden. Zeitgleich zur Auftragsabwicklung lassen sich die angelaufenen Mitarbeiterzeiten eintragen. Da sich nun alle auftragsrelevanten Daten auf dem Server „treffen“, kann jeder seine Aufgaben an seinem Computerarbeitsplatz erledigen, ohne daß Reibungsverluste entstehen.

So hat auch der Chef die Möglichkeit, jederzeit einen Auftrag daraufhin zu prüfen, ob sich dieser noch im Kalkulationsrahmen bewegt, welche Außenstände vorhanden sind oder welche Auslastung eine bestimmte Maschine aufweist.

Über einen Server ist es möglich, daß alle Mitarbeiter einen einzigen Drucker nutzen oder auch direkt von ihrem Computer aus Faxe versenden. Das CD-ROM-Laufwerk des Servers kann ebenso allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, so daß ein und dieselbe CD (z.B. eines Herstellers) an unterschiedlichen Arbeitsplätzen genutzt wird.

Verfügt der Server über einen Internet-Anschluß, so sind Internet-Zugang und der Versand elektronischer Nachrichten (E-Mails) von jedem Arbeitsplatz problemlos möglich.

Befinden sich nun alle vernetzten Computer auf einem Grundstück – was bei Schreinereien meist der Fall ist – so wird von einem lokalen Netzwerk (LAN = local area network) gesprochen: Die einzelnen Arbeitsplätze sind über Netzwerkkarten, die in den PC eingebaut werden, und über Kabel miteinander verbunden.

Geht die Vernetzung über die Grenzen eines Grundstücks hinaus, so handelt es sich um ein globales Netzwerk. Beim Datenaustausch ist man dann auf die Leitungen der Telekom oder eines privaten Anbieters angewiesen. Für die Zeit, in der auf „entfernte“ Daten zugegriffen wird, fallen entsprechend Gebühren an. Dabei ist zu beachten, daß die Kommunikation über das Telefonnetz deutlich langsamer ist (ca. Faktor 100) als in einem lokalen, innerbetrieblichen Netzwerk. Die Machbarkeit sollte auf jeden Fall im Vorfeld geklärt werden.

Bei kleineren Netzwerken, die aus nur zwei oder drei Arbeitsplätzen bestehen, kann der Server auch gleichzeitig als Arbeitsplatz genutzt werden. So wird in der Anschaffung ein Computer gespart, wenngleich durch diese Konfiguration eine kleine Einschränkung der Betriebssicherheit in Kauf genommen werden muß: Stürzt der kombinierte Server-Arbeitsplatz-Computer (verursacht durch ein Anwenderprogramm) ab, dann kann unter Umständen auf allen Computern im Netz kurzfristig nicht weiter gearbeitet werden.

Alle Daten an einem Ort aufzubewahren, hat viele Vorteile, birgt aber auch Risiken, wenn nicht vorbeugende Maßnahmen ergriffen werden. Ein technischer Defekt, ein Diebstahl oder unbefugter Zugriff können dazu führen, daß gespeicherte Informationen verlorengehen oder in falsche Hände geraten. Um die eigenen Daten zu schützen, müssen einige Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden.

• Datensicherung: Über sogenannte Bandlaufwerke sollten die Daten unbedingt einmal in 24 Stunden gesichert werden. Die Datensicherung funktioniert automatisch und kann so auch nachts durchgeführt werden.

• Der Computer, der als Server eingerichtet ist, sollte bei größeren Netzwerken in einem nicht zugänglichen Nebenraum aufgestellt werden.

• Ggf. sind Programme mit Paßworten vor unerwünschten Zugriffen zu schützen

• Der einzelne Arbeitsplatz eines Mitarbeiters kann in seinem Zugriff auf den Server für bestimmte Bereiche gesperrt werden

Genau wie ein Mitarbeiter für die Ordnung im Aktenschrank verantwortlich sein muß, so muß auch ein Mitarbeiter für die Ordnung und die Betriebssicherheit des Servers zuständig sein. Bei kleineren Netzwerken, wie sie in der Regel in Handwerksbetrieben eingesetzt werden, sind für die Betreuungsaufgaben keine größeren EDV-Kenntnisse notwendig. Es sollte allerdings immer einen kompetenten Ansprechpartner geben, der telefonisch und notfalls auch vor Ort mit Rat und Tat zur Seite steht.

Arbeiten mehrere Personen an der Abwicklung eines Auftrages und setzen sie dabei einen Computer ein, drängt sich deren Verbindung über ein Netzwerk förmlich auf. Denn der innerbetriebliche Datenaustausch und -abgleich wird dadurch erheblich beschleunigt: Daten müssen nicht mehr doppelt eingegeben und von Hand aktualisiert werden, denn sie stehen zu jedem Zeitpunkt, für jeden Auftrag und jeden zugänglich auf dem Server bereit.

Durch die inzwischen vielfältigen Möglichkeiten ist die Frage der Installation eines Netzwerkes keine Frage der Mitarbeiterzahl mehr. Auch der Kleinbetrieb mit zwei oder drei Computern kann kostengünstig und pflegeleicht vernetzen.

Grundsätzlich gilt: Wer eine Vernetzung plant, sollte sich, wenn er nicht sebst EDV-Fachmann ist, in jedem Fall im Vorfeld von einem solchen beraten lassen. Wichtige Aspekte, die dabei zu beachten sind, haben wir in nebenstehender Checkliste für Sie zusammengefaßt.