Startseite » Allgemein »

Papierkram im Griff

Dokumenten-Management: Stress runter, Produktivität rauf
Papierkram im Griff

Mit jedem neuen Auftrag wächst das Datenvolumen. Neben E-Mails plus Anhang füllen Angebote, Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, CAD-Pläne und andere Dokumente die Festplatten, Ordner und Planschränke – und schaffen nicht selten das reinste Daten-Chaos. Dokumenten-Management-Software verspricht Abhilfe. Lesen Sie, was moderne Systeme können und was zu beachten ist.

Untersuchungen zufolge verbringt man – je nach individueller Arbeitsweise – zwischen 10 und 20 Prozent seiner Arbeitszeit mit der Dokumentsuche, -verwaltung und -archivierung.

Die Informationsfülle wird natürlich zunehmend auch in den Schreinereien und Fensterbaubetrieben zu einem mehr oder weniger erheblichen Problem: Denn neben einer Vielzahl alphanumerischer Projektdaten sorgen voluminöse grafische Plandaten für volle digitale und „analoge“ Ordner in den Büros. Auch das Internet und die elektronische Post spülen täglich eine Informationsflut an, der man ohne intelligente Unterstützung kaum mehr Herr werden kann.
Das führt im Ergebnis dazu, dass man immer mehr Zeit für die Suche, die Sichtung und natürlich auch für die Verwaltung von Daten aufbringen muss, die dann unterm Strich für die eigentliche produktive Tätigkeit oder die wichtige Kundenakquise nicht mehr zur Verfügung steht.
Dokumenten-Management-Systeme (DMS), so versprechen es zumindest die am Markt aktiven Anbieter, kanalisieren Informationen, minimieren das Datenvolumen, verkürzen die Suche, beschleunigen Arbeitsprozesse, senken Bürokosten und steigern – darum geht es ja schließlich – letztlich die Produktivität.
DMS-Software räumt den Schreibtisch auf
Wer am eigenen Schreibtisch oder – krankheits- oder urlaubsbedingt – beim Kollegen schon mal dringend etwas gesucht hat und dabei zunächst durch „paläontologische“ Schichten abtragen musste, der lernt einen elektronischen Dokumenten-Manager sicher schnell zu schätzen.
Werden alle ein- und ausgehenden Dokumente konsequent ins System eingepflegt, findet man sie per Schnellsuche oder erweiterter Suche nach diversen Suchkriterien (Volltext, Attribut, numerisch, Datum, Ähnlichkeit etc.) auch tatsächlich blitzschnell – vorausgesetzt natürlich, alle Informationen liegen digital vor und sind auf einem Netzwerk-Verzeichnis abgelegt.
Dann bleiben die Dokumente konsistent und liegen zentral nur in einer einzigen Originalfassung vor, was Fehler durch unterschiedliche Aktualitätsstände sicher vermeidet. Eine Archivierungsfunktion sorgt für eine revisionssichere Ablage, eine Komprimierungsfunktion für eine optimale Speicherplatz-Nutzung.
Für Dokumentationszwecke ist die Archivierungsfunktion ebenso ideal, denn bei Auftragsabschluss können quasi auf Knopfdruck alle relevanten Briefe, Dokumente und Pläne auf eine CD/DVD gebrannt werden.
Dank einer Historienverwaltung weiß jeder Mitarbeiter, wann welche Angebote, Kalkulationen, Aktennotizen oder Pläne von wem bearbeitet worden sind. Wiedervorlage-Funktionen verhindern, dass wichtige Vorgänge verloren gehen. Ein Passwortschutz und individuelle Mitarbeiterprofile definieren zuverlässig die Zugriffserlaubnis auf bestimmte Bereiche oder Dokumente.
Ist ein passwortgeschützter Zugriff auf Dokumente auch über einen so genannten Web-Client möglich, dann lassen sich Büro- und Projektdaten auch zeit- und ortsunabhängig nutzen. Das alles hat überaus positive Auswirkungen auf bürointerne Abläufe: Entscheidungsprozesse werden teils erheblich beschleunigt, Reaktionszeiten verkürzt und auch unnötige Liegezeiten von Vorgängen werden vermieden.
Dank durchgängiger, transparenter Verwaltung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen und Dokumenten, durch optimierte Abläufe sowie verminderte Such- und Wegezeiten werden bürointerne Kosten durchaus in beträchtlicher Größenordnung gesenkt. Auch die Qualität der eigenen unternehmerischen Leistung wird in diesem Zusammenhang gesteigert: durch mehr Transparenz, automatisierte Abläufe, Dokumentations- und Wiedervorlagefunktionen etc.
Schlagworte machen Dokumente auffindbar
Nicht nur digitale Dokumente, auch ausschließlich in Papierform vorliegende Unterlagen, wie etwa die Eingangspost, müssen berücksichtigt werden. Deshalb wird ein spezieller Scan-Arbeitsplatz benötigt, der auch mehrseitige Dokumente, gegebenenfalls auch Pläne rationell scannen kann.
Abgelegt werden Papiervorlagen in digitaler Form – entweder als Grafik-, als PDF-Dokument oder als so genannter OCR-Text (Optical Character Recognition = automatische Schrifterkennung). Damit ein Dokument wiedergefunden wird, müssen ihm in der zentralen Datenbank des DMS-Programms Suchmerkmale – auch Schlagworte, Attribute oder Indizes genannt – zugeordnet werden. Erst über die Gesamtheit aller Schlagworte (Titel, Autor, Erstellungsdatum, Projekt etc.) enthält ein Dokument ein individuelles Profil, das es unter verschiedenen Suchbedingungen auffindbar macht.
Die Schlagworte werden bei der Erfassung automatisch oder halbautomatisch generiert, lassen sich aber auch nachträglich manuell eingeben. Bei der so genannten „Volltextindizierung“ wird jedes Wort eines Textes (Projekt-, Kunden- oder Rechnungsnummer etc.) automatisch in einer Datenbank abgelegt. Über die Eingabe eines oder mehrerer Suchbegriffe, die sich unterschiedlich verknüpfen lassen, ist es jederzeit wieder auffindbar.
Neben der physisch greifbaren Papiervorlage, kann bei einer professionellen DMS-Lösung ein Dokument beliebige digitale Informationen mit einer ebenfalls beliebig komplexen Struktur enthalten. Dokumente können dabei Texte, Tabellen, Datensätze, CAD-Daten, Fotos, gescannte Text- oder Pixeldateien, Web-Formulare, HTML-Seiten, Video- und Ton-Aufzeichnungen, elektronisch signierte Dateien oder E-Mails mit und ohne Anhang sein.
Stichwort E-Post: Deren kontinuierliche Zunahme belastet die dafür zuständigen Rechner und Mitarbeiter, lässt Büroarbeitsplatzspeicher überquellen und bindet erheblich Mitarbeiterkapazitäten. Deshalb sollte eine umfassende DMS-Lösung idealerweise auch entsprechende Funktionen enthalten, mit denen der E-Mail-Verkehr zentral organisiert, technisch kontrolliert und verwaltet werden kann. Werden entsprechende Systeme dem Unternehmensnetz vorgeschaltet, lassen sich ein- und ausgehende E-Mails entweder selektiv oder automatisch verwalten und archivieren.
Werden Betreff, der E-Mail-Text und die Anhänge nach Schlüsselwörtern gefiltert, „weiß“ das Programm, wo die entsprechende E-Mail hingehört und legt sie selbstständig, beispielsweise sofort auftragsbezogen, in den passenden Ordner ab.
Die unterschiedlichen DMS-Lösungen
Gleich mehrere Software-Kategorien bieten mehr oder weniger umfangreiche DMS-Funktionen: Zunächst ist dies branchenunabhängige Dokumenten-Management-Software mit unterschiedlichen Funktionsschwerpunkten in den Bereichen Archivierung, Recherche oder Workflow-Management. Unter Letzterem wird die optimierte, informationstechnische Abwicklung bürointerner Prozesse verstanden, mit dem Ziel, Vorgänge zu beschleunigen und interne Kosten zu senken. So bieten DMS-Lösungen teilweise auch Funktionen für die Projektorganisation, das Büromanagement, die Ressourcenplanung etc.
Die in den meisten Betrieben bereits vorhandene ERP/CRM-Branchensoftware kann teilweise ebenfalls mit Dokumentmanagement-Funktionen aufwarten (z. B. Kuhnle, Borm) – oder sie ist durch Zusatzmodule erweiterbar (z. B. OSD). Angesichts der Vielzahl an Software-Lösungen ist es nicht einfach, die für das jeweilige Unternehmen passende Sotwarelösung zu finden. Wichtige Auswahlkriterien sind der Funktionsumfang (ablegen, sichten, sortieren, suchen, verteilen, archivieren etc.), eine automatische Volltextverschlagwortung, die Anpassungsfähigkeit an vorhandene Software- und Hardware-Strukturen, die Automatisierung von Vorgängen (Workflow) und nicht zuletzt die Handhabung des Programms.
Die Bandbreite reicht von der einfachen, strukturierten Dokumentenablage, inklusive Indizierung und Archivierung der Dokumente – bis hin zu umfassenden, integrierten Client-Server-basierenden Lösungen für global agierende Unternehmen. Entsprechend breit ist auch die Preisspanne für DMS-Lösungen: von 1000 bis mehrere 10 000 Euro reicht das Spektrum. Hinzu kommen laufende Kosten für einen Pflegevertrag und (meist jährliche) Updates/Upgrades.
Im Hinblick auf eine möglichst enge Einbindung des DMS in das Branchenprogramm sollte man in jedem Fall zunächst prüfen, ob nicht auch das integrierte oder modular erweiterbare Dokumentenverwaltungs-Modul ausreicht. Entscheidet man sich für eine separate DMS-Lösung, sollten geeignete Schnittstellen einen reibungslosen Datenfluss sicherstellen.
Auch rechtliche Aspekte sind zu beachten
Neben zahlreichen informationstechnischen, Kosten- und Produktivitätsaspekten hat die Verwaltung und Archivierung gedruckter oder elektronischer Dokumente auch einen (steuer-)rechtlichen Gesichtspunkt.
So schreibt das Steuer- und Handelsrecht buchführungspflichtigen Unternehmen für steuerrechtlich relevante Dokumente, wozu auch bestimmte E-Mails gehören können, eine Datenaufbewahrung von bis zu 10 Jahren vor.
Seit 2002 muss steuerlich relevante elektronische Korrespondenz nach GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) separat und elektronisch unveränderbar und dauerhaft les- und auswertbar sein, archiviert werden und für die Steuerbehörden über die so genannte IDEA-Schnittstelle verfügbar sein.
Zu den steuerlich relevanten Daten zählt prinzipiell alles, was für die Besteuerung von Bedeutung ist, insbesondere sämtliche Daten der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Aber auch alle Schriftstücke, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen oder seine Durchführung bzw. seine Rückgängigmachung zum Gegenstand haben, können relevant sein. Dazu zählen beispielsweise Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Zahlungsbelege oder natürlich auch Verträge. Das DMS-Programm sollte daher unbedingt eine revisionssichere und GDPdU-konforme Dokumentenarchivierung ermöglichen.
Das effiziente Ordnen, Verwalten, Verteilen und die strukturierte Ablage und Archivierung von Informationen wird in Zukunft noch wichtiger als bisher. DMS-Lösungen schaffen alleine zwar keine Ordnung, aber sie stellen Hilfsmittel, Mechanismen und Strukturen bereit, die den zeitlichen, personellen und organisatorischen Aufwand für die Bewältigung des täglichen „Bürokrams“ deutlich minimieren, Freiräume schaffen und die Qualität unternehmerischer Leistungen verbessern können.
DMS funktioniert jedoch nur, wenn sich – wie etwa bei der Zeiterfassung – alle Mitarbeiter an Vorgaben und Regeln halten. Dazu gehört etwa das konsequente und möglichst zentrale Einpflegen aller ein- und ausgehenden Dokumente. Deshalb sollten sowohl Programm-Automatismen (Verschlagwortung etc.) als auch automatisierte Büroabläufe (Scannen von Papiervorlagen etc.) dafür sorgen, dass der „menschliche Faktor“ (Zeitnot, Vergesslichkeit, fehlende Motivation etc.) möglichst keine Rolle spielt. (Marian Behaneck) ■
Weitere Infos
„Dokumentenmanagement“)

Tipps für erfolgreiches Dokumenten-Management

  • Vor der Software-Auswahl unbedingt ein Pflichtenheft zusammenstellen, das alle wichtigen Funktionswünsche enthält.
  • Software live vorführen lassen und anschließend Testversion im Büro installieren und testen.
  • Auf eine gute Anbindung an die im Betrieb vorhandene Branchensoftware achten (Schnittstellen, Datenfluss, Workflow).
  • Alle Mitarbeiter in die Software-Einführung einbinden, denn einige bisherige Verfahrensweisen ändern sich grundlegend.
  • Alle auftragsrelevanten Dokumente konsequent über das jeweilige Dokumentenmanagement-System erfassen.
  • Immer wiederkehrende Vorgänge wie die Digitalisierung von Dokumenten bürointern automatisieren/reglementieren.
  • Jedes Dokument über das DMS-System nur einmal zentral ablegen und archivieren (Datenredundanzen, Speichervolumen).
  • Von den archivierten Dokumenten in regelmäßigen Abständen ein projektbezogenes Daten-Backup anfertigen.

  • Dokumenten-Management: „Papierkram“ im Griff

    Mit jedem neuen Auftrag wächst das Datenvolumen. Neben E-Mails plus Anhang, füllen Angebote, Briefe, Rechnungen, Lieferscheine, CAD-Pläne und andere Dokumente die Festplatten, Ordner und Planschränke und schaffen schnell ein Daten-Chaos. Dokumenten-Management-Software verspricht Abhilfe. Hier einige Programme, ohne den Anspruch auf Vollständigkeit.
    bitfarm-Archiv DMS
    bitfarm Informationssysteme GmbH
    57072 Siegen
    BvL Archivio
    BvL Bürosysteme Vertriebs GmbH
    13353 Berlin
    Datev DMS
    Datev eG
    90429 Nürnberg
    DOC IT!
    Dr. DOC GmbH
    80807 München
    Docuframe
    GSD Software mbH
    96342 Stockheim-Neukenroth
    DocuWare
    DocuWare AG
    82110 Germering
    Doxis DMS
    SER Solutions Deutschland GmbH
    53577 Neustadt/Wied
    ELO Office
    ELO Digital Office GmbH
    70191 Stuttgart
    Gate DMS
    Xenonet IT-Systemtechnik GmbH
    91413 Neustadt a. d. Aisch
    iqs DocumentCenter
    iq’s Software GmbH
    76534 Baden-Baden
    Kuhnle NG
    Kuhnle Computer-Software GmbH
    75446 Wiernsheim-Iptingen
    OfficeManager
    Softwarebüro Krekeler
    15712 Königs-Wusterhausen
    OSD dokuPro
    OS Datensysteme GmbH
    76275 Ettlingen
Herstellerinformation
Herstellerinformation
BM-Wissensquiz
Herstellerinformation
BM-Titelstars: Fotogalerie
Herstellerinformation
BM auf Social Media
Herstellerinformation
Im Fokus: Materialmangel
Im Fokus: Vakuumtechnik
BM-Themenseite: Innentüren
Im Fokus: Vernetzte Werkstatt

Im Fokus: Raumakustik
_6006813.jpg
Schallmessung in der Praxis: Michael Fuchs (r.) und Simon Holzer bei raumakustischen Messungen in einem Objekt (Friseursalon Max in Wallersdorf). Foto: Barbara Kohl, Kleine Fotowerkstatt
Im Fokus: Gestaltung
Alles bio? Nachhaltigkeit im Tischler- und Schreinerhandwerk
[class^="wpforms-"]
[class^="wpforms-"]

BM Bestellservice
Vielen Dank für Ihre Bestellung!
Sie erhalten in Kürze eine Bestätigung per E-Mail.
Von Ihnen ausgesucht:
Weitere Informationen gewünscht?
Einfach neue Dokumente auswählen
und zuletzt Adresse eingeben.
Wie funktioniert der BM Bestellservice?
Zur Hilfeseite »
Ihre Adresse:














Die Konradin-Verlag Robert Kohlhammer GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die der Nutzer bei der Registrierung zum BM Bestellservice freiwillig zur Verfügung stellt, zum Zwecke der Erfüllung dieses Nutzungsverhältnisses. Der Nutzer erhält damit Zugang zu den Dokumenten des BM Bestellservice.
AGB
datenschutz-online@konradin.de