OSD hat zur Ligna mit OSD-dokuPro einen durchdachten „digitalen Dokumenten-Manager“ vorgestellt. Interessant ist dies für alle, die rationell verwalten, rechtssicher archivieren und Informationen schnell finden wollen.
Hintergrund: Auch in den Holz verarbeitenden Betrieben wird die Informationsflut zunehmend zum Problem, denn mit jedem neuen Projekt steigt das Datenvolumen an. Neben E-Mails plus Anhang, füllen Briefe, Angebote, Rechnungen, Aktennotizen, Zeichnungen und viele andere Dokumente die Festplatten, respektive die Ordner- und Planschränke. Das führt dazu, dass Handwerker einen immer größeren Teil ihrer Arbeitszeit mit der Recherche, Sichtung und Verwaltung von Informationen verbringen. Für die eigentliche, produktive Tätigkeit bleibt als Folge immer weniger Zeit.
Das neue Dokumenten-Management-System von OSD soll Abhilfe schaffen. Es findet ein Dokument nicht nur ohne Umwege – alle Dokumente aus dem OSD-Branchenprogramm, alle E-Mails, Office-Dokumente und andere wichtige Informationen werden zudem revisionssicher und platzsparend archiviert. Auch in Papierform vorliegende Unterlagen, wie etwa die Eingangspost, sind kein Problem. Sie lassen sich scannen und inklusive aller Schlagworte so archivieren, dass schnelles Wiederauffinden des Dokuments jederzeit möglich ist.
Besonders interessant ist die so genannte „Volltextverschlagwortung“. Dabei wird jedes Wort eines Textes (z. B. Text, PLZ, Kunden-Nr., Rechnungs-Nr. etc.) automatisch in einer Datenbank abgelegt und kann über einen oder mehrere Begriffe wieder gefunden werden.
Wer auf seinem eigenen Schreibtisch oder dem Schreibtisch des Kollegen dringend ein Dokument sucht und dabei gleichsam „paläontologische Schichten“ abtragen muss, lernt die umfangreiche Suchfunktion von OSD-dokuPro schnell schätzen. Eine Schnellsuche und eine erweiterte Suche nach Ähnlichkeit, Volltext, Attribut, Zahl oder Datum findet Dokumente blitzschnell wieder. Das macht eine zeitaufwändige Suche überflüssig. Informationen stehen vollständig und aktuell dort zur Verfügung, wo sie auch benötigt werden.
Seit 2002 muss steuerlich relevante elektronische Korrespondenz nach GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) separat und elektronisch unveränderbar archiviert werden. Dazu zählt prinzipiell alles, was für die Besteuerung von Bedeutung ist, aber auch alle geschäftsrelevanten Schriftstücke. OSD-dokuPro erfüllt Unternehmensangaben zufolge alle Anforderungen der GDPdU.
OS Datensysteme GmbH
76275 Ettlingen
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