Reiner Tisch und mehr Gewinn

Die Autorin: Dipl.-Ing. Doris Paulus ist gelernte Schreinerin, Architektin und Geschäftsführerin der Schreinerei Paulus GmbH

Fast täglich können Sie die Sendungen in den privaten TV-Kanälen sehen: „Räuber in Latzhosen“, „Der Handwerker – der Abzocker“, in denen alle handarbeitenden Menschen pauschal beschimpft und abgewertet werden. Und das, obwohl Sie im Schweiße Ihres Angesichts oft schwere körperliche Arbeit für Ihren Kunden leisten. Auf der anderen Seite fordert die Seminarbranche von Ihnen: „Der Kunde ist König“ oder „Machen Sie Ihren Kunden glücklich!“ Und Sie sollen, obwohl Sie selbst abgewertet werden, diesem Kunden auch noch die Füße küssen. Oft arbeiten Sie im Hintergrund viel für diesen Kunden. Leider weiß das der Kunde nicht und er wird es deshalb auch nicht wertschätzen oder es gar gut honorieren. Woher kommt dieses große Missverhältnis zwischen Beschimpft-Werden und In-den-Himmel-heben-Sollen?

In meiner gesamten Tätigkeit als Beraterin habe ich noch keinen einzigen Inhaber getroffen, der seine Kunden absichtlich, mutwillig und bewusst geärgert hätte. Dennoch passiert das täglich.

Meine Erfahrung in der Praxis ist es, dass die Inhaber kleiner und mittlerer Betriebe aufgrund fehlender Organisation oft völlig überfordert sind. Keiner hat ge-nügend Zeit, sich um seine Kunden zu kümmern. Der Engpass Zeit war bis in die neunziger Jahre verschmerzbar. Wer für seine Kunden zu wenig Zeit hatte, ließ sie einfach warten. Es gab ja noch genügend andere Kundschaft, die nachkam. Wenn heutzutage Chefs über einen längeren Zeitraum den Engpass Zeit nicht lösen, kommt der Engpass Geld noch dazu.

Aus unklarer Aufgabenverteilung ergeben sich hohe Reibungsverluste, mehr Reklamationen und Kosten, weniger gute Aufträge durch den Image-Verlust beim Kunden, mehr kleine Angebote, dauernde Rennerei mit Kleinaufträgen, noch mehr Reklamationen, weiterer Imageverlust durch weitere Terminverschleppungen, diese wird vom Kunden „belohnt“ mit Rechnungskürzung, Empfehlung der Kleinauftrags-Kunden an noch schlechtere Billig-Kunden aus deren Bekanntenkreis usw. . . . die Abwärtsspirale ist in Gang!

Tatsache ist: Durch das permanente Überlastet-Sein und Kunden-Vertrösten bleiben die besseren Kunden irgendwann aus. Wer sich jetzt darauf verlegt, bessere Kunden durch besseren Service zu erreichen, wird sich in einem halben Jahr an derselben Stelle der Überlastung wieder finden. Denn an dieser Stelle der betrieblichen Dynamik an Kundenbindung zu denken, ist nichts anderes als auf die Überlastung eine Zusatz-Belastung draufzusetzen.

Hinter einer desolaten betrieblichen Situation steht fast immer der überarbeitete Chef. Denn wer es normal findet, dass er 12-14 Stunden täglich arbeitet „damit ich am Sonntag frei habe“, der hat keine persönliche Energie mehr. Er hat ja keine freie Zeit, um die eigenen Akkus wieder aufzuladen.

Nicht bessere Kundenbetreuung, sondern bessere Organisation ist hier zuerst angebracht. Erst wenn der Chef wieder Zeit hat für bessere Kunden und wenn er von Routinearbeiten entlastet werden kann, wird es auch dem Betrieb wieder besser gehen: Die Rendite steigt und mit ihr die Lebensqualität. Der Teamgeist wird steigen. Der Spaß an der Arbeit kommt zurück in die Werkstatt. Und das Engagement der Mitarbeiter trägt die Motivation des Chefs und umgekehrt. Stoßen Sie die Aufwärts-Spirale an.

Eine solche betriebliche Neuorganisation fängt am Chef-Schreibtisch an. Denn auch beim Chef sind die Suchzeiten ganz erheblich: Je höher Sie in einer Hierarchie tätig sind, desto weniger können Sie feste Zeiten für sich verplanen, da sonst die nachfolgenden Mitarbeiter oft nicht ihre Arbeit fertigen können, wenn Sie der Engpass sind. Also muss der Weg andersherum gehen: Anstatt andere abzublocken, sorgen Sie zuerst dafür, dass Sie für Ihre Arbeit weniger (Such-) Zeit benötigen.

Oft ist der Chef-Schreibtisch ein persönlicher Ausdruck dafür, nicht genug für den eigenen Betrieb zu tun, „daran Schuld zu sein, wie der Betrieb da steht“. Manchmal ist er auch Ausdruck für den psychologischen Druck oder die Rechtfertigung für Schuldgefühle, eigentlich noch mehr arbeiten zu müssen, denn der Schreibtisch ist ja „noch nicht abgearbeitet“. Egal, wie viel Sie arbeiten, es reicht immer noch nicht. Das macht ärgerlich und hoffnungslos. Somit dürfen Sie sich auch keinen freien Nachmittag oder Abend gönnen. Damit wird leider das Gefühl des Ausgebrannt-Seins verstärkt, das manche Handwerker empfinden.

Zudem wirkt ein solcher Schreibtisch bei Endkunden eher unprofessionell als arbeitsreich und ausgelastet. Weil aber das Image den Preis mitbestimmt, kann es für Sie nur von Vorteil sein, wenn Sie professionell auftreten.

Und nun die gute Nachricht: Sie dürfen einen aufgeräumten Schreibtisch haben! Es darf bei Ihnen so aussehen, als würden Sie nichts arbeiten!

Gerade diejenigen von Ihnen, die sich überhaupt förderliche Gedanken um Ihren Betrieb machen (und diesen Artikel lesen), sind doch diejenigen, die sowieso schon viel mehr für Ihren Betrieb unternehmen als einfach nur die Tagesarbeit abzuwickeln.

Genießen Sie das Gefühl, endlich zu wissen, was wann bearbeitet werden muss und was noch Zeit hat. Sie können keinen Termin mehr versäumen und sehen die Arbeit erst auf dem Tisch, wenn sie dran ist. Damit sind Sie psychologisch erheblich entlastet.

Mit einem strukturierten Schreibtisch kommen Sie am Ende des Tages an das Ende der Arbeit und das ist völlig in Ordnung.

Es ist oft erstaunlich, welche verloren geglaubten Dokumente, Abrechnungsunterlagen und wichtigen Telefonnummern in Bergen von unwichtigem Papier versteckt sind. Mit der Neuordnung bekommt alles seinen Platz und Ihr Tisch wird nach weniger Arbeit aussehen. Die Arbeit ist noch da, nur ist sie besser sortiert, so dass Sie nicht den Eindruck haben, alles noch heute erledigen zu müssen.

Alle Vorgänge, die nicht sofort bearbeitet werden, gehören in die Wiedervorlage. Mit dieser Arbeitstechnik bekommen Sie alle wichtigen Unterlagen termingerecht wieder in die Hand.

Eine Wiedervorlagemappe verwandelt ungeordnete Stapel in geordnete Stapel: Sie beschließen, wann Sie ein Schriftstück das nächste Mal in die Hand nehmen, und legen es auf jenen Tag in die Mappe. Möglicherweise legen Sie es dann auch wieder weiter. Auf jeden Fall geht nichts verloren, denn an dem Tag, wo Sie es wieder vorgelegt bekommen, können Sie sich ja entscheiden, ob Sie es bearbeiten oder nicht.

Wenn Sie Ihre Tagespost entgegennehmen und auch die Faxe, die den Tag über ankommen, dann entscheiden Sie immer, ob Sie sie heute noch bearbeiten oder später. Spätestens wenn Sie am Abend Ihren Schreibtisch verlassen, haben Sie beschlossen, dass liegen bleibt, was Sie heute nicht bearbeitet haben. Dann kommt es auf den Tag, an dem Sie wieder darauf zugreifen wollen, in die Wiedervorlage, möglicherweise schon morgen.

Vermerken Sie im Kalender, wann Sie wieder auf den Vorgang zugreifen möchten, insbesondere dann, wenn das einige Wochen vor Ihnen liegt. Im Kalender können Sie nämlich schneller blättern als in der Wiedervorlagemappe, und falls Sie ein Schriftstück früher suchen als geplant, finden Sie es so am sichersten wieder.

Was gehört in die Wiedervorlage?

Alle Aktivitäten, die Sie nicht sofort erledigen, sind schwebende Vorgänge und gehören in die Wiedervorlage. Zum Beispiel:

• Der Telefonnotizzettel, auf dem der Ausbauwunsch des Kunden für nächstes Jahr Februar festgehalten ist.

• Sie haben die Unterlagen für die Mitarbeitergespräche vorbereitet und der Termin ist nächste Woche.

• Sie fahren auf eine Fachmesse im Januar und heben die Eintrittskarte dort auf.

Was gehört nicht in die Wiedervorlage? Befüllen Sie die Wiedervorlagemappe nicht mit Dingen, die nur Platz wegnehmen und ebenso gut anderswo – z. B. in der Hängeregistratur oder im Fach „zu lesen“ – aufbewahrt werden können. Legen Sie dann nur das jeweils aktuelle Blatt in die Wiedervorlage und verweisen Sie, wo der Rest liegt.

Alles, was mit aktuell laufenden Angeboten, Aufträgen usw. in der Produktion zu tun hat. Diese werden getrennt verwaltet.

Mit diesen beiden getrennt voneinander laufenden Systemen kann es nicht passieren, dass wichtige Unterlagen zu Aufträgen mit den normalen Verwaltungsdokumenten vermischt werden.

Weniger ist Mehr, wenn es um das Thema Papier geht. Nutzen Sie die folgende Checkliste um den Papierfluten Herr zu werden:

• Bestellen Sie alle unerwünschten Informationen ab.

• Benutzen Sie Ihren Papierkorb als wichtigstes Ablagemittel.

• Sortieren Sie neue Kataloge sofort in Ihre Katalogablage ein, werfen Sie alte gleichzeitig weg.

• Entrümpeln Sie überquellende Ordner anstatt sie zu teilen.

• Werfen Sie mehr weg. Die meisten Unterlagen sind jederzeit wieder zu beschaffen.

• Als Erinnerungsschreiben reicht es, wenn Sie das ursprüngliche Schreiben benutzen. Setzen Sie nur das Datum neu ein und faxen dieses Dokument erneut an den Empfänger.

Gleichermaßen wichtig ist es, die Schreibtische der Mitarbeiter genauso zu strukturieren: Jeder muss sich am Platz des anderen auskennen, um im Vertretungsfall zu wissen, wo er die wichtigen Termine findet und die Unterlagen dazu.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg, denn „beginnen heißt gewinnen“. o

Wir bieten Ihnen Beratungen nach dem bewährten Paulus-System:

• Clean-up und Intelligente Lagerführung – Ordnen und sparen mit System und mehr Liquidität sofort.

• Individuelle Kundenbindungs- Konzepte – Begeistern Sie Ihre Kunden.

• Produktionsplanung – Steuern Sie Ihre Betriebsabläufe mit System.

Da ich gerne erfolgreich bin, arbeite ich bei Ihnen vor Ort an Ihrem Schreibtisch direkt mit Ihnen zusammen. Das garantiert Ihnen die sofortige Umsetzung der neuen Ordnung und viele Tipps und Vorschläge bei der Neustrukturierung Ihres Arbeitsplatzes. Dafür sind keine Werksferien notwendig: Die in dieser Serie vorgestellten Projekte wurden alle in normal weiter produzierenden Werkstätten vorgenommen. Es gibt inzwischen staatliche Förderprogramme, die Betriebsberatungen fördern: Alle hier vorgestellten Maßnahmen werden staatlich mit 30 – 80 Prozent der Beratungskosten gefördert.

Clean-up und Lagerhaltung mit System für bessere Erträge und Lebensqualität

Referentin: Dipl.-Ing. Doris Paulus, 1 Tag, 200,- Euro zzgl. MwSt.

• am 09. Oktober oder 18. November in Süddeutschland, Raum Nürnberg

• am 05. November in Mitteldeutschland, Raum Gießen

• am 13. November in Norddeutschland, Raum Hannover

Referent: Michael Borchardt, 2 Tage, 645,- Euro zzgl. MwSt., am 10./11. Oktober 2003 in Süddeutschland

Paulus Organisationsberatung: Dipl.-Ing. Doris Paulus GmbH, 91054 Buckenhof, Tel 0 91 31/53 77 48,Fax ~/53 77 47,www.paulus.biz o

Mit einer besseren betrieblichen Organisation werden ungeahnte Potenziale frei: • Durch fehlerfreies Delegieren von Aufgaben an Mitarbeitern verschafft sich der Chef ca. 20 – 30 Prozent mehr persönliche Zeit.• Nicht verrechenbare Zeiten in der Werkstatt werden um ca. 10 – 15 Prozent reduziert.• Dadurch ist es möglich, den Gewinn bei gleichen Kosten um ca. 10 – 15 Prozent zu erhöhen.• Der Materialbestand wird gesenkt und damit Geld gespart.

Erst nach der Neuorganisation des Chefs bzw. der Büros sollte im zweiten Schritt die Neuordnung der Werkstatt angegangen werden. Diese beginnt ebenfalls mit einem Clean-up Projekt. Dass ein Clean-up mehr ist als nur Saubermachen und Wieder-alles-an-seinen-Platz-Stellen, erfahren Sie in der nächsten Ausgabe des BM.