Sichern Sie sich Ihr kostbarstes Gut: Ihre Zeit!

Von Michael Borchardt

Stellen Sie sich zwei Schreinermeister vor, die sich zur gleichen Zeit selbständig machen. Auch wenn sie beide unter den gleichen äußeren Bedingungen arbeiten (Anzahl der Mitarbeiter, Maschinen, Räume, Zielgruppe, Kaufkraft) ist zu erwarten, daß sich beide nach drei Jahren völlig unterschiedliche Betriebe aufgebaut haben. Und während sich Schreinermeister A über gute Umsätze und glänzende Erträge freut (Betriebe dieser Art sind dem Autor bekannt), muß sich Inhaber B vielleicht anstrengen, um überhaupt über die Runden zu kommen.

Es mag viele Ursachen für den höchst unterschiedlichen Entwicklungsverlauf beider Betriebe geben. Eine der Ursachen wird allerdings immer mit dem folgenden Sachverhalt in Verbindung stehen:

Die Zeit ist es, die dem Leben eine ordnende Struktur gibt. Wann immer sich Menschen darüber beklagen, daß sie „zu wenig Zeit“ haben, dann ist dies ein sehr sicheres Indiz dafür, daß es im Leben dieser Personen an Struktur und Ordnung, aber auch an klaren Zielen fehlt.

Umgekehrt gilt natürlich genauso, daß all diejenigen, die eindeutige Ziele haben und auf der Grundlage einer guten Planung arbeiten, nur selten Zeitprobleme haben. Dies mag vor allem für diejenigen sehr hart klingen, die sich betroffen fühlen. Gleichzeitig ist es aus meiner Erfahrung heraus die einzig hilfreiche Diagnose, um die „Krankheit Zeitmangel“ wirkungsvoll behandeln zu können.

Der erste Schritt hin zu einer erfolgreichen Zeitplanung besteht zunächst einmal darin, sich eine solide Struktur zu schaffen, indem Sie Ihr tägliches Handeln und Tun ordnen. Und bereits hier, ganz am Anfang, lauert schon die erste und zugleich wohl auch größte Falle:

Denn, um sich selbst zu organisieren, benötigen Sie genau das, was Ihnen im Moment am meisten fehlt: Zeit.

Ein sehr sicherer und zugleich äußerst wirkungsvoller Weg aus diesem Dilemma besteht darin, sich für einige Tage eine „Auszeit“ zu nehmen: Ganz gleich, ob Sie ein Seminar besuchen oder sich allein an einen ruhigen Ort zurückziehen: Eine echte Chance haben Sie immer dann, wenn Sie sich ungestört vom Tagesgeschäft und allen Alltagssorgen den Fragen zuwenden können, die für Ihre eigene Zukunft und die des Betriebes von Bedeutung sind.

Zunächst sind dies all jene Themen, wie sie bis zu dieser Stelle in den vorangegangenen Artikeln beschrieben worden sind:

• Was sind meine lang-, mittel- und kurzfristigen Ziele?

• Kennen wir die Bedürfnisse und Erwartungen unserer Kunden?

• Welchen Nutzen können wir unseren Kunden bieten?

• Worin unterscheiden wir uns von unseren Mitbewerbern?

• Welche Aufgaben haben die Mitarbeiter eigenverantwortlich übernommen?

• Ist unser Betrieb so strukturiert, daß unsere Kunden so bedient werden, wie sie es sich wünschen?Die Antworten auf diese Fragen bilden zusammen einen sehr detaillierten Zielplan- und Maßnahmenkatalog, die die Grundlage für jede Zeitplanung darstellen.

Alles was existiert, wurde zweimal geschaffen. Nehmen Sie als Beispiel einen Hausbau. Zunächst wird dieses Haus geplant. Wie groß soll es sein, wie ist die Zimmeraufteilung und wie sieht die Detailplanung aus? Erst wenn all dies feststeht, geht es an die Ausführung: Jetzt kommen die Maurer und fangen an, die Steine so aufeinander zu setzen, wie Sie es vorher erdacht haben. Kaum jemand würde auf die Idee kommen, einer Maurerkolonne den Auftrag zu geben, ein Haus zu bauen, ohne daß ein Bauplan vorliegt.

Und genau das ist Sinn und Zweck einer Jahreszielplanung. Nur mit diesem genauen Bauplan für das kommende Jahr können wir gezielt han-deln. So wissen wir schon vorher, welche Ergebnisse wir anstreben, welche Dinge dazu getan werden müssen und welche Spezialisten uns dabei helfen können, diese Ziele zu erreichen. Dabei sollten Sie möglichst detailliert vorgehen und alle Ergebnisse dieser Planung auch schriftlich festhalten:

• Welche Ziele haben wir für das Jahr 19 . . ?

• Was werden wir 19 . . . tun, um die Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen weiter zu verbessern?

• Welchen Umsatz streben wir an?

• Welche Gewinne werden wir erwirtschaften?

• Welche Maßnahmen sollen durchgeführt werden?

• Welche Investitionen (Personal, Weiterbildung, Maschinen, EDV, Werbung etc.) sind nötig?

Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen einen umfassenden Plan aller Aktivitäten liefern, die im kommenden Jahr dazu beitragen werden, Ihre Marktpräsenz weiter zu verbessern.

Nachdem der Jahresplan erstellt wurde, können Sie eine Detailplanung vornehmen. Der nächste Schritt besteht also darin, festzulegen, in welchem konkreten Monat die einzelnen Maßnahmen umgesetzt werden. Diese Arbeit können Sie sich wesentlich erleichtern, indem sie geeignete Planungs- und Organisationshilfen verwenden. Am meisten haben sich hierfür Zeit- und Zielplansysteme durchgesetzt.

Mittlerweile wird eine kaum noch zu überschauende Anzahl dieser Systemplaner angeboten. Für welches System Sie sich entscheiden, sollte in erster Linie von Ihren persönlichen Anforderungen abhängen.

Natürlich soll an dieser Stelle auch auf den von mir entwickelten „M-Timer“ hingewiesen werden, der speziell für die Anforderungen einer strategischen Betriebsplanung und –führung entwickelt wurde.

(Informationen über den Autor)

Gleichwohl gilt auch in diesem Bereich, daß das Teuerste nicht unbedingt das Beste sein muß; ebenso wie meiner Ansicht nach, einige der am Markt befindlichen „Handwerker-Planer“ in erster Linie Formular-Sammlungen sind, die im Alltag leicht unüberschaubar werden.

Grundsätzlich gilt, daß alle Systeme möglichst einfach aufgebaut sein sollten. Ob Sie dann mit einem Tagesplan oder mit einem Wochenplan arbeiten, hängt von Ihrem Planungsstil ab. Wichtig ist immer auch ein separater Monatskalender, bei dem für jeden Monat ein Blatt zur Verfügung steht und der somit genügend Platz für Eintragungen zuläßt.

In diese Monatsübersichten tragen Sie alle Termine ein, die zu diesem Zeitpunkt bereits feststehen bzw. geplant werden können. Wenn Sie eine Werbeaktion planen, einen Tag der offenen Tür oder ein besonderer Auftrag bereits feststeht: Tragen Sie möglichst alle Aktivitäten in die Monatsplanung ein, z. B.:

• Urlaube und sonstige private Aktivitäten

• Termine für Mitarbeiterversammlungen

• Zeiten für Weiterbildung

• Messebesuche

• Planungsarbeit.

Wenn Sie die Monate auf diese Weise im einzelnen vorgeplant haben, ist ein Großteil Ihrer Planungsarbeit bereits erledigt. Das gesamte Jahr ist aufgeteilt in zwölf leicht überschaubare Teilabschnitte, die ihrerseits eine klare Struktur ergeben. Diese Struktur läßt sich durchaus mit der Bauweise eines Fachwerkhauses vergleichen:

Zunächst wird das Gebälk, also der Rahmen des Gebäudes, erstellt. Was dann noch fehlt ist die Auskleidung der einzelnen „Gefache“. Diese Leerräume werden nach und nach gefüllt. Bezogen auf unser Thema geschieht dies in der „Tagesplanung“.

Der Tag ist die kleinste uns zur Verfügung stehende Planungseinheit. Eben, weil er so kurz ist, besteht ständig die Gefahr, daß er uns „entgleitet“. Wann immer Sie sich am Ende eines Tages die Frage stellen: „Was habe ich heute eigentlich geschafft?“ und die Antwort Ihnen schwer fällt, mag das damit zu tun haben, daß Ihnen Ihre Tagesziele nicht wirklich bewußt waren.

Gleichzeitig bietet jeder Tag uns ungeahnte Möglichkeiten. Eine durchdachte und sinnvolle Planung hilft uns dabei, unseren Zielen Schritt für Schritt näher zu kommen.

Meist wird jedoch die Wirkung und das Ausmaß einer guten Tagesplanung von den meisten Menschen unterschätzt. Gerade im Alltagsgeschäft lauern zu viele Ablenkungen und Kleinigkeiten, die uns von unseren wichtigen Aufgaben ablenken. Nur wer sich klare und eindeutige Tagesaufgaben stellt und deren Umsetzung auch zeitlich plant, kann sich gegen diese Ablenkungen wirkungsvoll zur Wehr setzen.

Warum es so wichtig ist, diesen Grundsatz strikt einzuhalten, erfahren wir immer dann, wenn wir ihn nicht beachten:

Sicherlich ist es Ihnen auch schon so ergangen, daß sie am Morgen ins Büro kommen, sich an den Schreibtisch setzen und damit beginnen, den Tag zu planen. Bevor Sie damit fertig sind, klingelt allerdings schon das erste Mal das Telefon. Und so bricht wieder einmal der Alltag über Sie herein, ohne das Sie zu einer sinnvollen Tagesplanung gekommen sind. Um dies zu verhindern, sollten Sie diese Aufgabe ab sofort bereits am Vorabend erledigen.

Dazu tragen Sie in den Tagesplan alle Termine und Aufgaben ein, die Sie am Folgetag erledigen werden. Hierbei kann es hilfreich sein, sich immer wieder die Frage zu stellen:

• Was muß ich selbst erledigen?

• Was kann ich an andere Mitarbeiter delegieren?

• Ist diese Aufgabe wirklich wichtig und trägt sie zur Unternehmensentwicklung bei?

• Welche Aufgaben sind an diesem Tag liegen geblieben und müssen auf den Folgetag übertragen werden?

In dieser Vorgehensweise verbirgt sich ein weiterer maßgeblicher Vorteil: Während Sie schlafen, arbeitet Ihr Unterbewußtsein weiter. Verhaltensforscher wissen seit langem, daß sich unser Unterbewußtsein während der Nacht mit all den unverarbeiteten Dingen des Tages beschäftigt. Wahrscheinlich haben Sie es auch schon erlebt, daß Ihnen kurz vor dem Einschlafen, also in dem Übergang vom Wachbewußtsein in den Schlafzustand, noch wichtige Dinge eingefallen sind. Oft berichten Menschen auch davon, daß Ihnen gerade in dieser EZeit kreative Lösungen für Fragestellungen oder Probleme einfallen, mit denen sie sich tagsüber bereits beschäftigt haben.

Wenn Sie es sich nicht sowieso schon angewöhnt haben, versuchen Sie es einfach einmal: Nehmen Sie sich vor, eine Woche lang am Vorabend den Folgetag zu planen.

Einige Tips sollten Sie dabei allerdings berücksichtigen, damit Ihnen Ihr Vorhaben noch leichter fällt.

Verplanen Sie nie die gesamte zur Verfügung stehende Zeit. Gerade zu knapp kalkulierte Zeitplanungen führen häufig dazu, daß Termine nicht eingehalten werden oder Aufgaben liegen bleiben. Oft wird auch der tatsächliche Zeitaufwand unterschätzt, der für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird. Aus diesem Grund sollten Sie von den 5 Tagen einer Woche höchstens 3 Tage, von den 8 Stunden eines Tages höchstens 4–5 Stunden verplanen.

Oftmals kommen wir nur deshalb nicht dazu, die wirklich wichtigen Dinge eines Tages zu erledigen, weil „Zeitdiebe“ unsere Aufmerksamkeit von aktuellen Aufgaben ablenken. Typische Zeitdiebe sind:

• Häufige Telefonstörungen

• Unordnung am Arbeitsplatz

• Alles selbst tun wollen (schlechtes Delegieren)

• Viele Dinge gleichzeitig tun

• Planloses Arbeiten

• Ständige Ansprechbarkeit durch Mitarbeiter oder Besucher

• Planlose Gespräche/Redseligkeit

Selbstverständlich gehört das Telefon zu den wichtigsten und schnellsten Kommunikationsmitteln unserer Zeit. Gleichzeitg kann es schnell zum Tyrannen werden, wenn wir nicht lernen, verantwortungsbewußt damit umzugehen.

Aus diesem Grund sollten Sie sich so häufig wie möglich „vom Telefon abkoppeln“.

Dafür können Sie beispielsweise Ihre Leitungen so schalten, daß alle Anrufe bei Ihrer Mitarbeiterin im Büro ankommen. Diese kann dann in Absprache mit Ihnen den Anruf weiterleiten oder den Namen des Anrufers notieren, so daß Sie später zurückrufen können. Auf diese Weise können Sie für sich Zeiten festlegen, in denen Sie ungestört bleiben und sich allein auf Ihre jeweilige Arbeit konzentrieren. Vor allem bei der Ausarbeitung von Angeboten und anderen Planungsaufgaben ist dies wichtig, da Sie sich nach jeder Störung erst wieder in die Aufgabenstellung eindenken müssen, was erfahrungsgemäß viel Zeit kostet.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, daß Sie in Ihrem Betrieb feste Zeiten einführen, zu denen Sie persönlich erreichbar sind. In der restlichen Zeit hilft Ihnen ein Anrufbeantworter, die Wünsche und Anliegen der Anrufer entgegen zu nehmen. Gerade bei kleineren Betrieben ist es durchaus vertretbar, wenn Sie feste Bürozeiten einführen. Wenn Sie beispielsweise den Vormittag dazu verwenden, können Sie die Nachmittage für Ihre arbeitsintensiven Tätigkeiten verplanen. Wichtig ist nur, daß Sie Ihre Kunden bereits am Anrufbeantworter darüber informieren, zu welchen Zeiten Sie persönlich erreichbar sind. Den größten Fehler können Sie in diesem Zusammenhang nur machen, wenn Sie einen Rückruf versprechen und dieses Versprechen nicht umgehend einlösen.

Wenngleich dieses Sprichwort nicht wörtlich genommen werden muß, so steckt doch viel Wahrheit in ihm. Die einzige Möglichkeit sich aus diesem Dilemma zu befreien besteht darin, seinen Arbeitsplatz zu strukturieren. Die häufigste Ursache für Unordnung ist es, daß Gegenstände am Arbeitsplatz keinen eindeutig festgelegten Aufbewahrungsort haben. Nehmen Sie sich die nötige Zeit und sorgen Sie für klare Strukturen.

Gerade der Schreibtisch ist eine gefährliche Zeitfalle. Auf ihm sollten sich immer nur die Dinge befinden, die zur Erledigung der jeweiligen Aufgabe auch tatsächlich benötigt werden. Alle anderen Unterlagen gehören in die Ablage oder zu den Unterlagen, die an dem Tag noch zu erledigen sind.

Wie bereits oben erwähnt, sollten Sie sich bei jeder anstehenden Aufgabe die Frage beantworten, ob nicht auch ein Mitarbeiter für deren Erledigung in Frage kommt. Oft beobachte ich bei meinen Beratungsgesprächen, daß Betriebsinhaber glauben, alles selbst machen zu müssen. Die Ursachen für dieses Verhalten mögen vielfältig sein: Während die einen ihre Mitarbeiter entlasten wollen (wer ist eigentlich für wen da?), mangelt es anderen am nötigen Vertrauen. Oft wird dann dabei übersehen, daß auch Mitarbeiter sich nur entwikkeln können, wenn ihnen auch Verantwortung übertragen wird. Ein weiterer Grund für schlechtes Delegieren mag damit zu tun haben, daß einige Inhaber noch immer der Meinung sind, daß nur die Arbeit wertvoll ist, die sie selbst erledigt haben.

Im vorangegangenen Artikel („Sorgen Sie für klare Verhältnisse“) bin ich ausführlich auf das Thema „Aufgabenplanung“ eingegangen. Wenn Sie bereits im Vorfeld eine gründliche Verteilung wichtiger Aufgaben vorgenommen haben, wird Sie das nachhaltig entlasten.

Sehr häufig beobachte ich Menschen an ihrem Arbeitsplatz, denen plötzlich einfällt, daß sie ja noch Herrn XY anrufen wollten, zum Hörer greifen und dieses Telefonat führen. Danach gehen sie ihrer vorherigen Tätigkeit nach bis ihnen völlig unvermittelt die nächste Person einfällt, die sie noch anrufen wollten.

Planen Sie ähnliche Tätigkeiten immer so ein, daß sie im Block durchgeführt werden können. Dazu notiere ich mir am Vorabend alle anstehenden Telefonate und führe diese am Vormittag an einem Stück durch. Während dieser Zeit führe ich keine anderen Tätigkeiten durch. Wen ich nicht erreichen konnte, bei dem versuche ich am Nachmittag (hier liegt der zweite „Telefonblock“ des Tages) noch einmal. Nur wenn feste Rückruftermine vereinbart worden sind, führe ich auch mal Telefonate „zwischendurch“. In der gleichen Weise können Sie mit vielen anderen Aufgaben verfahren, ganz gleich, ob es sich um Mitarbeiterbesprechungen, die Erledigung der Post oder die Erstellung von Angeboten handelt.

Wenn Sie sich in den folgenden Tagen mit dem Thema „Zeitplanung“ beschäftigen, wird natürlich nicht alles von Anfang an perfekt funktionieren. Auch hier gilt, daß nur ständiges Üben zur Meisterschaft führt. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn der Alltag Sie wieder einmal einholt und Sie am Abend das Gefühl haben, von den geplanten Aufgaben nur die Hälfte erledigt zu haben. Immerhin haben Sie ja die andere Hälfte erledigt. Machen Sie sich in diesem Zusammenhang auch immer wieder bewußt, welche Fortschritte Sie durch Ihre Planungsarbeit erzielen.

Das Wichtigste scheint mir zu sein, daß Sie konsequent Planungszeiten festlegen und diese auch einhalten. Getreu dem Grundsatz, die Vorbereitungszeit zu verdoppeln, um damit die Durchführungszeit zu halbieren, sollten Sie sich immer wieder die Frage beantworten:

Zu einem gut funktionierenden Zeit- und Zielplanungssystem zu gelangen, gehört sicherlich zu den anspruchsvollsten, gleichzeitig auch lohnendsten Aufgaben eines Menschen. Was diese Herausforderung so reizvoll sein läßt, ist das Ergebnis: Ein selbstbestimmter und streßfreier Tagesverlauf. n

Wenn Sie Fragen oder Anregungen haben, setzen Sie sich bitte direkt mit dem Autor in Verbindung:

Michael Borchardt – Corporate Sales Training –, Wolfgangstr. 13, 85098 Großmehring, Tel. 0 84 07/ 93 01-44, Fax -/93 01-46.

• Stehen Sie häufig unter Zeitdruck?

• Werden Sie bei wichtigen Arbeiten (z. B. Angebotserstellung) regelmäßig unterbrochen?

• Verschieben Sie häufig Termine und Arbeiten?

• Bleiben wichtige Arbeiten meist bis zum Schluß liegen?

• Neigen Sie dazu, vieles selbst zu tun?

• Ist Ihr Schreibtisch regelmäßig überfüllt?