- Legen Sie für jede zu erledigende Aufgabe einen konkreten Zeitpunkt fest, wann Sie sie bearbeiten und tragen Sie diesen Zeitpunkt auch in Ihrem Terminkalender ein. Sobald Sie nämlich einer Aufgabe eine ungenaue Terminierung wie „bis zum Ende des Monats“ zuordnen, werden Sie am Ende des Monats unter enormen Zeitdruck geraten.
- Legen Sie sich für Ihre Wiedervorlage einen Pultordner mit 31 Fächern – also pro Tag ein Fach – zu. Legen Sie jetzt für jede terminierte Aufgabe einen Zettel in das entsprechende Monatsfach. Kleinere Vorgänge können Sie komplett in das Fach legen.
- Und für alle Fortgeschrittenen aus der 4. Generation des Zeitmanagements: Legen Sie sich anstelle des Zettels eine Aufgabe in Outlook an – natürlich mit einem entsprechenden Termin.
- Betrachten Sie Ihre Wiedervorlage wie einen automatischen Weckdienst und richten Sie sie entsprechend ein: Wie einen Weckdienst, den Sie am Abend vorher beauftragen, schauen Sie sich auch jeden Abend an, welche Zettel und Vorgänge für den nächsten Tag im Pultordner liegen. Überprüfen Sie noch einmal die Wichtigkeit aller Aufgaben und nehmen Sie sich die Wichtigste gleich für den Start in den Arbeitstag vor. Legen Sie sich die Wiedervorlage am Abend mitten auf Ihren Schreibtisch – so ist sie am nächsten Morgen das erste Arbeitsinstrument, auf das Ihr Blick fällt. Durch die Erinnerungsfunktion in Outlook Aufgaben werden Sie automatisch an Ihre Aufgaben erinnert – auch hier ist die „Weckfunktion“ also gewährleistet.
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