In diesem fünften und letzten Teil der BM-Serie rund um die EDV-unterstützte Prozessoptimierung geht es um das Thema Zeitwirtschaft. Sie verkettet Fertigung und Büro besonders eng, denn erfasste Zeiten dokumentieren die betriebliche Leistungserstellung. Parallel zur technologischen Fortentwicklung in den Betrieben hat sich auch das Wesen der Zeitwirtschaft in Methodik und Detaillierung verändert – und damit in weiterer Konsequenz auch die Aussagekraft der Auswertungen.
Zeitwirtschaft gehört sicher zu den ältesten Kernprozessen nicht nur im Tischlerhandwerk. Ohne Zeiterfassung würde die monatliche Lohnabrechnung nicht funktionieren, denn in den allermeisten Betrieben findet man in der Fertigung Personal, das kein fixes Gehalt, sondern vielmehr einen festen Stundenlohn erhält. Die monatliche Lohnsumme hängt – zumindest theoretisch – von den geleisteten Stunden ab.
Erfassungsmethoden und -granularitäten
Im einfachsten Fall werden Zeiten zunächst einmal erfasst, um zu ermitteln, wie lange ein Mitarbeiter im Betrieb anwesend war. Der Aufwand sowohl zur Erfassung als auch zur Auswertung pro Mitarbeiter beschränkt sich damit auf das Aufnotieren entweder der Nettoanwesenheitszeit ohne Pause oder das Aufschreiben einer Kommen-/Gehen-Zeit und der genommenen Pausen.
Die Auswertung von solcherart erfassten Zeiten ist genau dann besonders einfach, wenn jeder Mitarbeiter pro Monat alle Zeiten auf einem Blatt festhält. Es gibt Sonderfälle wie Urlaub, Krankheit, Fortbildung/Schule oder Feiertage, die aber einfach gekennzeichnet werden können. Die effektivste Rationalisierungsmaßnahme auf diesem Niveau erfolgt durch Nutzung einer Stechuhr, die die Protokollierung von Kommen-/Gehen-Ereignissen zuverlässig vornimmt. Ist die eingesetzte „Stechuhr“ ein PC oder ein digitales Terminal, dann ist die Auswertung tageweise aktuell erhältlich.
Zeiterfassung über die Anwesenheit hinaus
Die Mehrheit der Betriebe erfasst jedoch nicht nur die reine Anwesenheit, sondern darüber hinaus auch solche Zeiten, die auf Kundenaufträge geleistet wurden. Hier beginnen die Vorteile einer EDV-gestützten Zeitauswertung offensichtlich zu werden.
So ist es immer noch in vielen Unternehmen üblich, Anwesenheitszeiten und Auftragszeiten doppelt zu erfassen. Viele Mitarbeiter nutzen dazu einerseits einen Kalender, in dem sie ihre Anwesenheit erfassen und einen separaten Auftragszettel, der als Laufzettel den Auftrag begleitet und auf dem jeder beteiligte Mitarbeiter seine auf diesen Auftrag geleisteten Zeiten erfasst. Neben der durchaus wahrscheinlichen Inkonsistenz zwischen den beiden Aufschrieben kommt es zusätzlich genau dann zu Problemen, wenn entweder der Auftragszettel zur Auswertung im Büro ist und eventuell noch Nacharbeiten zu leisten sind, der Auftragszettel verloren geht oder zu spät ausgewertet wird. Denn im Gegensatz zur reinen Auswertung von Anwesenheiten ist der Auswertungsaufwand hier verdoppelt. Nutzt man eine EDV-basierende Lösung, von Tabellenkalkulation bis Branchensoftware, dann ist der Auswertungsaufwand nicht wesentlich höher als bei der reinen Anwesenheitszeiterfassung. Eine Nachkalkulation der Kundenaufträge ist so jedoch möglich – insbesondere, wenn die Zeiten einfach mit allen notwendigen Angaben in einer Liste festgehalten werden.
War die Erfassung von Anwesenheit, kombiniert mit Auftragszeiten lange „state of the art“, als der „betriebliche Stundensatz“ jährlich neu ermittelt wurde, so weiß ein wachsender Anteil von Betrieben heute um die Kosten-Unterschiede zwischen Bankraum und Maschinenraum, Oberfläche und Montage, selbst zwischen CNC und AV. Je mehr in den Betrieben aufgerüstet wird, in der Fertigung durch hochautomatisierte Maschinen wie im Büro durch immer ausgefeiltere Software und qualifiziertes Personal, umso mehr wächst die Sensibilität für die unterschiedliche Bewertung der diversen Tätigkeiten. Gleichzeitig wird immer häufiger erkannt, dass zur Ermittlung der exakten Ist-Kosten in der Nachkalkulation auch berücksichtigt werden muss, wer eine bestimmte Tätigkeit durchgeführt hat – denn Lehrling, Geselle und Meister haben schließlich unterschiedliche Stundensätze. Die Kombination aus Erfassung auf unterschiedliche Kostenstellen plus Bewertung des durchführenden Mitarbeiters ist ohne weitgehende EDV-Kenntnisse nicht mehr vom Tischler alleine vornehmbar – eine spezielle Zeitwirtschafts- oder Branchensoftware wird unabdingbar.
Noch komplexer wird die Zeiterfassung, wenn die Fertigung optimiert werden soll. Anstatt auftragsweise zu fertigen, gehen viele Betriebe dazu über, gleichartige Bauteile aus unterschiedlichen Kundenaufträgen zusammenzufassen, um Rüstzeiten zu sparen. Während die Zusammenfassung zu Fertigungsaufträgen an sich nicht weiter schwierig ist, stellt die Rückverrechnung auf die Kundenaufträge ein Problem dar, das noch längst nicht jede Branchensoftware beherrscht. Zudem verfolgen die Betriebe hier unterschiedliche Strategien, sei es, dass eine Zusammenfassung nur an bestimmten Maschinen erfolgen soll oder dass die Zusammenfassung automatisiert gleichartige Bauteile erkennen soll.
Herausforderung Maschinendatenerfassung
In den letzten rund fünf Jahren nimmt der Anteil der Maschinen, die in der Lage sind, mehr als nur die reine Maschinenlaufzeit zu erfassen, stetig zu. Bei CNC-Bearbeitungszentren ist die Programmlaufzeit definiert erfassbar, bei Zuschnittsägen die Bearbeitungszeit für das Aufteilen einer Platte oder eines ganzen, vorher durch die Optimierung errechneten Jobs. Auch Rüstzeiten können via MDE (Maschinendatenerfassung) festgehalten werden – damit ergibt sich ein differenziertes Bild der an einer Maschine verbrachten Zeit.
Die Erfassung und Auswertung dieser Zeiten kann nur noch maschinell in der Branchensoftware erfolgen, wobei aufgrund der anfallenden Datenmengen eine automatisierte Zuordnung der Zeiten zu Kunden- oder Fertigungsaufträgen unabdingbar ist. Genau diese Zuordnung stellt derzeit selbst die Maschinenhersteller noch vor Probleme, da viele MDE-Systeme (Maschinendatenerfassung) nie mit Rücksicht auf die Auswertung in „Schreinerprogrammen“ erstellt worden sind. Ein weiterer, derzeit nicht zufriedenstellend geklärter Punkt ist der Abgleich der Maschinenzeiten mit den von den Mitarbeitern erfassten Zeiten.
Natürlich kann ermittelt werden, inwieweit die von der Maschine erfassten Zeiten länger oder kürzer sind als die vom Mitarbeiter erfassten Zeiten – doch die Zeitnahme ist zu unterschiedlich, um beispielsweise die an einer CNC-Maschine erfassten Zeiten anstelle der vom Mitarbeiter notierten Zeiten in die Nachkalkulation einfließen zu lassen.
Zeiterfassung auch in der Arbeitsvorbereitung
Umgekehrt wird vermehrt auch im Büro immer intensiver Zeiterfassung betrieben. Speziell Mitarbeiter, die in der AV tätig sind, sollten die Gelegenheit haben, ihre Arbeitszeiten den aktuell in Bearbeitung befindlichen Kundenaufträgen zuzuordnen. Ist die Zeiterfassungslösung in die Branchensoftware nahtlos integriert, fällt dies besonders leicht. Lösungen, die Zeiterfassung automatisch an Programmstart und -ende koppeln sowie erkennen, an welchem Projekt aktuell gearbeitet wird und dieses zur Erfassung vorschlagen, minimieren in diesem Zusammenhang die für die Zeiterfassung notwendigen Nebenzeiten.
Erfassungsgeräte – mobil oder stationär
In vielen Betrieben wird bei der Einführung eines modernen Zeiterfassungssystems auch an mobile Systeme gedacht. Das häufigste Argument für ein mobiles, am „Mann“ tragbares, System: Die Wege zum Zeiterfassungsterminal entfallen (ganz abgesehen davon, dass unterwegs auf Montage ein stationäres Terminal nicht zur Verfügung steht). Die Entscheidung für ein mobiles System kann goldrichtig sein, wenn die Werkstatt weitläufig oder über mehrere Stockwerke verteilt ist. Mit wachsender Mitarbeiterzahl rentiert sich jedoch die Aufstellung von PCs als Zeiterfassungssystem gegenüber mobilen Systemen zumindest in der Werkstatt. Im Einsatz auf Montage sind mobile Geräte genau dann von Vorteil, wenn pro Tag mehrere Baustellen angefahren werden, also im Bautischler- und Reparaturbereich. Wenn, wie beispielsweise im Ladenbau, eine Baustelle über mehrere Tage besucht wird, ist ein mobiles Gerät gegenüber einer Erfassung per Stundenzettel nicht mehr signifikant im Vorteil.
Stationäre Erfassungsgeräte sollten auf jeden Fall online mit der Branchensoftware verbunden sein, damit die erfassten Zeiten direkt auf Plausibilität überprüft werden können. Das bedeutet in weiterer Konsequenz auch, dass eine eigenständige Zeiterfassungssoftware, die ihre Daten erst noch an die Branchensoftware zur Auswertung übergeben muss, in der Regel nicht die optimale Lösung darstellt, weil manueller Nachbearbeitungsaufwand besteht.
Grenzen maschineller Zeiterfassung
Immer wieder werden Einwände gegen eine maschinelle Zeiterfassung vorgebracht. Diese reichen vom „gläsernen“ Mitarbeiter bis hin zur angeblich nicht praktikablen Nutzung maschineller Systeme. Während der gläserne Mitarbeiter im Zusammenhang mit der betrieblichen Zeiterfassung eher ein vorgeschobenes Schreckgespenst ist – der Mitarbeiter bestimmt schließlich selbst, wann er was stempelt – sieht die Sachlage bei der Praktikabilität anders aus. Ist ein Betrieb maschinell nicht so aufgestellt, dass komplett aufgabenteilig gearbeitet werden kann, weil beispielsweise zeitweise Mitarbeiter als Helfer oder „zweiter Mann“ bei Umstapeltätigkeiten eingesetzt werden, wird die Erfassung von Zeitabschnitten schnell zu aufwändig.
Sicherlich werden die subjektiv für die Zeiterfassung aufgewendeten Zeiten höher eingeschätzt als tatsächlich gegeben – trotzdem ist die doppelte Unterbrechung des Arbeitsflusses dem Personal gerade in kleineren Betrieben nicht immer zuzumuten. Dieser Nachteil gering technisierter Betriebe wiegt doppelt schwer: Nicht nur ist die Effizienz geringer, auch die Genauigkeit der erfassten Zeiten sinkt. Dazu kommt, dass die Mitarbeiter nach der Arbeit eben noch den Stundenzettel „dichten“ müssen. Doch auch bei geringer Technisierung mag der Einsatz eines qualifizierten Betriebsberaters durchaus helfen, Abläufe zu optimieren und gegebenenfalls durch Hilfsmittel wie Plattenhebeeinrichtungen bei Tätigkeiten, die bisher einen Helfer erforderten, eine merkliche Verbesserung zu erzielen.
Auf der Auswertungsseite kann man ähnliche, sich immer weiter differenzierende Entwicklungen feststellen.
Auswertung der Zeiten bringt vielfältige Erkenntnisse
Die zentrale Auswertung der Zeitwirtschaft stellt sicher die Lohnabrechnung dar. Die Zeiterfassung liefert hierfür die gearbeiteten Stunden sowie alle Sonderzeiten. Schon immer wurde in den Tischlerbetrieben mit vielfältigen Lohnmodellen gearbeitet, die Toleranzzeiten zu Arbeitsbeginn und -ende ebenso berücksichtigten wie Mehrarbeit und Zeitkonten, unterschiedlich bezahlte Überstunden, Entlohnung in Form von Materialentnahme etc.
Die Auswertung auf Auftragsebene erfolgt nicht nur zur Nachkalkulation von Kundenaufträgen, sondern auch zur Ermittlung der unproduktiven, nicht auf Kundenaufträge erfassten Zeiten, die in die betrieblichen Gemeinkosten einfließen. Genauso sind jedoch solche Zeiten interessant, die zur Bearbeitung von Reklamationen aufgewendet wurden. Solche Auswertungen sind erst möglich, wenn in der Erfassung auch Kostenstellen differenziert erfasst werden. In diesem Zusammenhang steht auch die Nutzung erfasster Zeiten für Arbeiten auf Nachweis. Hier ist es sehr sinnvoll, Zeiten, die auf Nachweis erfasst wurden, mit einem Kommentar versehen zu können und diese als Regiezeiten zu kennzeichnen. Einige Branchenprogramme können solcherart erfasste Zeiten dann mehr oder minder automatisch in den passenden Kundenauftrag zur Abrechnung übernehmen.
Ein weiterer Auswertungsschwerpunkt ist die Ermittlung der Auslastung einzelner Kostenstellen. Diese Auslastungsermittlung durch detailliertere Erfassung bestimmter Tätigkeiten kann auch temporär, beispielsweise im Verlauf eines halben Jahres, erfolgen, um auf dieser Basis schließlich fundierte Investitionsentscheidungen treffen zu können.
Noch viel zu selten wird versucht, durch Zeiterfassung wirklich nachweisbare Erfahrungswerte für die Vorkalkulation zu gewinnen. Natürlich zieht man gerne alte Nachkalkulationen für die Kostenermittlung bei ähnlichen Aufträgen heran, doch anstatt immer nur aus der „Möbelperspektive“ Vergleichswerte zu ermitteln, kann man auch auf die elementaren Tätigkeiten im Betrieb blicken und durch die Ermittlung von Einheits-Kennzahlen für Zuschnitt, Bekantung, Lackieren etc. Basiswerte finden, die bei vorhandener Stückliste eine automatisierte Vorkalkulation ermöglichen.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die IT-gestützte Zeitwirtschaft dazu dient,
- Zeiten rationeller und fehlerfreier zu erfassen, um den administrativen Aufwand dieser eigentlich unproduktiven Tätigkeit zu minimieren.
- Zeiten exakter zu erfassen für eine höhere Kostentransparenz.
- Zeiten nach verfeinerten Kriterien auszuwerten, um eine saubere Lohnabrechnung, Nachkalkulation oder Auslastungsstatistik zu erhalten.
- Laufend Kennzahlen zu ermitteln, die die Vorkalkulation beschleunigen.
Eine moderne Zeitwirtschaft, insbesondere wenn sie integraler Bestandteil eines leistungsfähigen Branchenpakets ist, bildet damit neben der Materialwirtschaft eine der zwei Hauptsäulen, wenn es um effektives Controlling im Tischlerbetrieb geht. Sie erkennt Schwachpunkte in den innerbetrieblichen Abläufen, die jenseits der naheliegenden Vermutung liegen, dass Ineffizienz nur auf Mitarbeiterebene vorkommt.
Mit dieser fünften Folge endet diese BM-Serie, in der wir dargestellt haben, wie EDV als notwendiges Bindeglied zwischen Fertigung und Büro eine immer größere Bedeutung gewinnt. ■
Prozessdefinition
Zeiterfassungsmethoden
- Stundenzettel
- Stationäre Erfassung
- Mobile Erfassung
- Maschinendatenerfassung
Granularität
- Anwesenheit
- Auftragszeit
- Auftrag + Kostenstelle
- Fertigungsauftrag + Kostenstelle
Auswertung
- Lohnabrechnung
- Nachkalkulation
- Auslastung
- Gemeinkosten
- Wie erfassen Sie Zeiten? Stechuhr, BDE-Gerät, mobiles Gerät, Stundenzettel?
- Eigene Zeiterfassungssoftware oder Modul innerhalb einer Branchensoftware?
- Übergeben Sie Zeitdaten an den Steuerberater in elektronischer Form?
- Wie urteilen die Mitarbeiter über die aktuelle Form der Zeiterfassung bei Ihnen im Betrieb?
- Wieviel Zeit investieren Sie in die Auswertung der erfassten Zeiten?
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