Die Autorin: Brigitte Jahn vermittelt in Seminaren, Workshops und Vorträgen Wissen zu den Themen Büroorganisation und Zeitmanagement.www.bueromanagement-jahn.de
BM-Orgatipp Nr. 1

Bündeln Sie Aufgaben in Zeitblöcke

Einen Anruf „schnell mal“ zwischendurch machen, einen Vorgang „mal kurz“ raussuchen und „nur mal zwischendurch“ zwei oder drei E-Mails sichten – wie schnell geraten wir in diese Zeitfalle.

Denn mit „mal kurz“ und „mal schnell“ verschwenden wir nachgewiesenermaßen den größten Teil unserer wertvollen Zeit. Schneller als man denkt ist eine halbe Stunde vergangen, ohne dass Sie hinterher sagen können, wo die Zeit eigentlich geblieben ist.
  • Sammeln Sie deshalb Routineaufgaben
  • Fassen Sie sie in einem Arbeitsblock zusammen.
  • Vergeben Sie dann einen Termin mit genauer Zeitangabe
  • Weisen Sie den Termin dem Aufgabenblock zu.
Die Bearbeitung des Posteingangs, das Erledigen von Telefonaten oder die Ablage bekommen Sie so schnell und ohne Ablenkung (und damit ohne Zeitverschwendung) in den Griff.
Und noch ein wichtiger Tipp: Legen Sie diese Routineaufgaben nicht in Ihr tägliches Leistungshoch – reservieren Sie diese Zeit für schwierigere Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern!