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Die Autorin: Brigitte Jahn vermittelt in Seminaren, Workshops und Vorträgen Wissen zu den Themen Büroorganisation und Zeitmanagement.www.bueromanagement-jahn.de
BM-Orgatipp Nr. 8

Die Notfallakte

Zwischen den Jahren, wenn alle Arbeiten erledigt sind und man sich schon auf das neue Jahr freut, ist Zeit für gemütlichere Stunden, auch im Büro. Nutzen Sie die Ruhe für etwas sehr Sinnvolles und legen Sie eine Notfallakte an – oder aktualisieren Sie eine vorhandene. Wenn einmal Not am Mann ist, sind Sie über einen Wegweiser, der auf dem neuesten Stand ist, sehr dankbar.

Das sollte im Notfallordner sein:

  • Handlungsplan: Wer organisiert die ersten Schritte
  • Liste aller Personen, die benachrichtigt werden müssen
  • aktuelle Projekt- und Kundenlisten
  • Kontenaufstellung
  • Bankschließfächer
  • PINs und Passwörter
  • Übersicht aller erteilten Vollmachten
  • Verträge und Ansprechpartner
  • Versicherungsaufstellung mit
    Kopie der jeweils letzten Zahlung
  • wichtige Telefonnummern
  • Krankenkassen-Unterlagen mit Kopie der Chipkarte.

Ergänzen Sie alle Unterlagen, die für Ihren Betrieb sonst noch wichtig sind. WICHTIG: Der beste Notfallordner nützt nichts, wenn niemand weiß, dass er existiert. Sagen Sie also unbedingt einer Vertrauensperson, dass es einen gibt und wo Sie ihn aufbewahren!