Eine Kultur bei der E-Mail-Korrespondenz ist wichtig und erleichtert die Kommunikation. Leider hat sich der folgende Gedanke etabliert: Wenn ich möglichst viele Mails versende, bin ich produktiv. Das Gegenteil ist jedoch der Fall, denn die meisten Mails erhalten keine klaren Aufgaben und führen zu erhöhtem Aufwand bei Sender und Empfänger.
Für eine wirkungsvolle E-Mail-Kommunikation sollten Sie Ihre Nachrichten so formulieren, dass die drei W’s Wer, Was und Wann beim Empfänger eindeutig ankommen.
- 1. Wer soll sich angesprochen fühlen? Sprechen Sie nur eine Person gezielt und persönlich an. Falls es nötig ist, andere zu informieren, setzen Sie diese Personen in Kopie.
- 2. Was soll der Empfänger tun? Formulieren Sie eine klare Aufgabe.
- 3. Wann (oder bis wann) soll er diese Aufgabe erledigen? „Ich erwarte Ihre Antwort noch heute“ oder „Die Deadline für die Präsentation ist der 15. diesen Monats“ sind klare Angaben.
Nutzen Sie die Vorteile schneller Mail-Kommunikation wo es sinnvoll ist. Alles andere führt nur zu unnötiger Beschäftigung.
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