BM-Orgatipp Nr. 30

So managen Sie Ihre Termine!

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Die Autorin: Brigitte Jahn vermittelt in Seminaren, Workshops und Vorträgen Wissen zu den Themen Büroorganisation und Zeitmanagement.www.bueromanagement-jahn.de

Sagen Sie häufiger Termine ab? Dann wird es Zeit, Ihr komplettes Termin-Management zu überdenken, um herauszufinden, woran es liegt:

  • Schätzen Sie Zeiten, die Sie für die Anfahrt oder die Dauer von Terminen benötigen, falsch ein? Dann planen Sie immer einen Zeitpuffer ein – so lange bis Sie geübter sind.
  • Sagen Sie zu schnell zu, wenn jemand Sie um einen Termin bittet? Sichern Sie sich in Zukunft ab, indem Sie den Anfragenden kurz damit vertrösten, dass Sie Ihren Kalender zurate ziehen müssen. Fragen Sie dann a) ist der Termin wichtig,

b) ist der Termin notwendig und c) haben Sie in absehbarer Zeit dafür einen Platz in Ihrem Terminkalender?

Nehmen Sie nur Termine an, die für Sie wichtig und notwendig sind. Prüfen Sie auch, ob Sie Termine delegieren können.

  • Führen Sie Ihren Terminkalender nicht richtig, sodass es zu Doppelbelegungen kommt? In diesem Fall hilft nur Disziplin, Disziplin und nochmals Disziplin – und das akribische Eintragen von zugesagten Terminen.

Denken Sie dabei auch immer daran, dass es nur eine Zeit lang funktioniert, Termine immer wieder abzusagen: Sie legen sie so nur in die Warteschleife, vertun Ihre wertvolle Zeit, quälen sich unbewusst mit einem schlechten Gewissen, machen sich selbst unnötig Stress und wirken irgendwann auch unzuverlässig und unprofessionell.

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