Alles im grünen Bereich?

Erstaunlich viele Handwerker glauben Umfragen zufolge noch immer, auch ohne betriebswirtschaftliche Software auskommen zu können. Branchenspezifische ERP-Software (Enterprise Resource Planning) nutzen danach, je nach Branche, lediglich 50 bis 75 % aller Handwerksbetriebe. Der Rest behilft sich mit Office-Standardsoftware wie Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen – trotz fehlender Rationalisierungspotenziale und Kontroll- oder Steuerungsmöglichkeiten, die moderne Branchenlösungen bieten. Laufen dann betriebliche Daten, Kosten und Termine irgendwann aus dem Ruder, kann es wirtschaftlich brenzlig werden.

ERP-Branchensoftware ist das wichtigste Verwaltungs- und Kontrollinstrument im Unternehmen. Zu den bedeutenden Funktionsbereichen von ERP-Programmen zählen kaufmännische, technische und verwaltende Prozesse im Unternehmen – von der Kalkulation und Angebotserstellung bis zur Abrechnung. Um diese Bereiche herum gruppieren sich Funktionen und Module wie die Materialwirtschaft, die Mitarbeiter-Einsatzplanung, das Finanz- und Rechnungswesen oder das betriebliche Controlling.

Während sich einfache ERP-Branchenprogramme für kleine Betriebe auf diese Kernbereiche konzentrieren, beinhalten umfassende ERP-Komplettlösungen für mittlere und größere Unternehmen auch das Dokumenten- (DMS), Kundenbeziehungsmanagement (CRM), die Personal-, Material-, Fahrzeug- und Gerätewirtschaft oder die Ansteuerung von CNC-Maschinen.

Der wesentliche Vorteil dieser, aus mehreren, ineinander greifenden Modulen bestehenden Branchenlösungen ist, dass einmal erfasste Daten mehrfach und vielfältig genutzt werden können – für die Auftragsabwicklung ebenso wie für die Kontrolle von Fertigungsabläufen, als Basis für betriebswirtschaftliche Entscheidungen oder für die Unternehmenssteuerung.

ERP-Programme minimieren den Zeitaufwand für den täglichen „Bürokram“, bieten eine schnelle Übersicht über wirtschaftlich relevante Betriebsdaten und beschleunigen Routinearbeiten. Weil unnötige Tätigkeiten, wie die Mehrfacherfassung von Daten entfallen und Kosten für administrative Tätigkeiten gesenkt werden, lassen sich Zeit- und Kosteneinsparungen von bis zu 40 %erzielen.

ERP-Branchensoftware optimiert individuelle Betriebs- und Produktionsabläufe, liefert einen Überblick über laufende Projekte, deckt frühzeitig kritische Bereiche auf und verbessert somit die wirtschaftliche Sicherheit von Unternehmen.

Welche Funktionen Branchensoftware im Einzelnen bietet, hängt von der jeweiligen Software und deren Struktur ab. Sie ist in der Regel modular aufgebaut. Auf diese Weise lassen sich individuelle Lösungen bedarfsorientiert zusammenstellen. Der Vorteil: man muss nur in diejenigen Programm-Module investieren, die man unmittelbar benötigt und kann bei Bedarf später entsprechende Module hinzukaufen.

Doch Vorsicht: Diese Modularität kann aber auch ein Nachteil sein, wenn etwa wichtige Funktionen (z. B. bestimmte Schnittstellen) teuer hinzugekauft werden müssen. Zur „Pflicht“ von ERP-Software gehören Grundfunktionen wie die Stammdaten-Verwaltung von Kunden- bzw. Lieferantenadressen, Artikeln, Leistungen und die Auftragsabwicklung für Erstellung wie Verwaltung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Teil- oder Schlussrechnungen.

Eine Vor- und Nachkalkulation ermöglichen für den Kunden attraktive und dennoch in der Gewinnzone liegende Angebote bzw. einen schnellen Soll-Ist-Vergleich.

Weitere wichtige Grundfunktionen sind das Aufmaß, die Zeiterfassung, die Offene- Posten-Verwaltung, das Mahnwesen, die Lager-, Material- und Projektverwaltung, diverse Schnittstellen für den digitalen Datenaustausch mit Kunden, Projektpartnern und Lieferanten oder mit dem jeweils im Büro eingesetzten Lohnprogramm.

Hinzu kommen branchenspezifische Funktionen für Schreiner und Innenausbauer, wie etwa eine speziell auf dieses Gewerk zugeschnittene Leistungs- und Artikeldatenbank, die Zuschnittoptimierung oder Plattenverwaltung. Immer wichtiger werden mobile Funktionen, die eine schnelle und rationelle Erfassung von Vor-Ort-Daten, den mobilen Zugriff auf Büro- und Auftragsdaten sowie den automatischen Datenabgleich mit der Bürosoftware ermöglichen, damit den „Workflow“ verbessern, Entscheidungs- und Arbeitsabläufe beschleunigen.

Fast alle Branchenlösungen bieten inzwischen mobile Funktionen für die Zeiterfassung oder das Aufmaß, zunehmend auch für die Auftragsbearbeitung, Inventurerfassung, Lagersteuerung oder den Wareneingang.

Angesichts der Vielzahl an Lösungen fällt die Auswahl nicht leicht, zumal auch das Anforderungsprofil von Schreinereien, Innenausbau-, Laden- oder Messebaubetriebe sehr unterschiedlich ist. Während für einen Kleinbetrieb eine einfach zu bedienende, kompakte Einplatzlösung genau das Richtige ist, benötigen große Betriebe integrierte, mehrplatzfähige Lösungen – bis hin zur Online-Anbindung des CNC-Maschinenparks.

Aber wie findet man die „richtige“ Lösung? Vor allem sollte man sich nicht von der Funktionsvielfalt blenden und vom Kaufpreis leiten lassen.

Der ohnehin meist viel zu große Funktionsumfang, den Anwender meist nur zu etwa 20 bis 30 % nutzen – ist mittlerweile bei allen Anbietern ähnlich. Viel wichtiger ist, wie intuitiv Funktionen bedient und wie schnell Arbeitsabläufe erledigt werden können.

Auch sollte man nicht unter Zeitdruck auswählen, sondern vorher elementare Fragen klären: Welche betrieblichen Abläufe sollen vorrangig verbessert werden? Was muss die Software sofort leisten, was kann später ergänzt werden? Dazu sollte man ein individuelles Pflichtenheft erstellen, das wichtige Forderungspunkte enthält.

Erfüllt eine Software eines oder mehrere dieser Punkte nicht, ist das bei der Vorauswahl ein „KO-Kriterium“. So lässt sich die Vielzahl der Lösungen besser eingrenzen. Bleiben nach dieser Vorauswahl zwei bis drei Produkte übrig, sollte es nicht mehr schwerfallen, über eine Vorführung und anschließende Teststellung relativ schnell die richtige Lösung für den eigenen Betrieb zu finden.

Der abgebildete Marktspiegel über aktuelle Branchensoftware für Schreiner, Tischler und Fensterbauer enthält insgesamt 21 Schreinerprogramme (ohne Anspruch auf Vollständigkeit). In der Übersicht sind wichtige Basisinformationen für Ein-, Auf- und Umsteiger aufgeführt. Sie soll bei der Orientierung im Anbieterdschungel unterstützen und als Entscheidungsgrundlage dienen.

In der Marktübersicht nicht enthalten sind die Programme folgender Anbieter, da die Firmen keine entsprechenden Informationen zur Verfügung gestellt haben: www.hobelix.de, www.roncofix.at und www.spechtware.de

Neben den Softwarefunktionen sollte man sich beim Anbieter hinsichtlich Support oder Software-Updates/Upgrades und Wartungsverträgen informieren, da man eine längerfristige Beziehung eingeht: Seit wann ist er auf dem Markt? Wie viele Mitarbeiter hat das Unternehmen? Wie viele Betriebe setzten die Software bereits ein? Wie gut ist das Support-Netz? Sitzt ein Händler/Betreuer vor Ort und wie kompetent ist dieser?

Vor dem Kauf sollte man neben den Investitionskosten für die Software (Basissoftware ab ca. 2000 Euro) auch an die Folgekosten denken: Was kosten Updates/Upgrades bzw. ein Software-Servicevertrag jährlich (in der Regel zwischen 10 und 15 % des aktuellen Software-Listenpreises)? Welche Alternativen zur (häufig belegten) Telefon-Hotline werden angeboten (Fax/E-Mail, FAQ-Online-Rubrik, Online-Fernwartung)? Wie groß ist der Einarbeitungsaufwand, werden Schulungen angeboten und was kostet die Schulung (ca. 250 bis über 1000 Euro pro Tag und Person)?

Ebenfalls wichtig: welche Hardware steht zur Verfügung und genügt sie den Anforderungen der Software?

Berücksichtigt werden sollte auch der zeitliche Aufwand in der Startphase, denn bevor man mit Software produktiv arbeiten kann, muss man Zeit investieren (Eingabe von Stammdaten oder individuelle Anpassung, von Dokumentausgabe und Auswertungen)

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Hier können Sie sich die vollständige Marktübersicht als PDF herunterladen.