BM-Marktspiegel: Software für Fensterbauer

Augen auf beim Softwarekauf

Die Marktsituation erlaubt es icht mehr, ohne eine Branchensoftware einen Fensterbaubetrieb zu führen. Wir sagen Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Autor: Sebastian Risch
Software für einen Fensterbaubetrieb anzuschaffen, ist eine große Herausforderung. Stellt sich zunächst die Frage: Warum Fensterbausoftware? Eine gute Branchensoftware sollte u. a. helfen, folgende Aspekte der Betriebsführung schnell und möglichst fehlerfrei abdecken zu können:

In der Organisation sollten Prozesse und Strukturen eingeführt und optimiert werden können.
In der Produktion helfen Formulare und korrekte Technikinformationen, die in der Software angelegt sind, mit weniger Fehlern und besserer Kommunikation zu arbeiten.
Wenn Maschinen zur Rationalisierung angeschafft werden, können diese mit Software angesteuert werden. Zeitersparnis und gleichbleibende Produktionsgüte wird hierbei auch durch Softwareanbindung erreicht.
Software kann das Material der Fertigungsaufträge bestellen, den Lieferprozess überwachen und ggf. mit der Terminplanung im Hinblick auf das Material korrespondieren.
Mit der Software kann eine schnelle und exakte Preisfindung erreicht werden.
Software kann Kennzahlen des Unternehmens, Materialfluss, Auftragsbestand und Liquidität übersichtlich darstellen.
Software hilft, in der Kommunikation mit dem Kunden klar zu sein und eine fortschrittliche Außenwirkung zu generieren.
Software ist für eine akkurate Rechnungserstellung unerlässlich.
Dies und noch viel mehr kann gute Branchensoftware leisten. Das alles ist einleuchtend und plausibel. In der Praxis ist es allerdings oft so, dass die Einführung einer neuen Software oder der Umstieg auf ein anderes Produkt teilweise mit Unzufriedenheiten und Problemen einhergeht. Um dies zu vermeiden, sollen die Phasen eines solchen Prozesses genauer betrachtet werden.
Der Weg zur Entscheidung
Man sollte sich Zeit nehmen und sich rechtzeitig mit der Materie auseinandersetzen und sich über die infrage kommenden Produkte informieren. Dieser Prozess muss nicht negativ sein. Es gibt viel zu lernen und mit der richtigen Einstellung dazu kann man merken, wie viel bisher in der Softwarebranche getan wurde, um Fensterbauern die Arbeit zu erleichtern.
Der Unternehmer sollte aber in jeder Phase des Projekts „am Ball“ sein. Das beinhaltet, dass er vor Verkaufsverhandlungen mit Softwareanbietern klar definiert, welche Ziele er mit der Software verfolgt. Eine Produktions- und Organisationsanalyse ist unerlässlich, damit die betrieblichen Anforderungen mit Softwareprodukten verglichen werden können. Besonders die Schwachstellen des Betriebs sollten dabei betrachtet werden. Schließlich soll die Software diese beseitigen helfen. Es kann tatsächlich sehr viel mit Software gelöst werden. Hier ist Offenheit zur Beratung wichtig.
Der Prozess der Entscheidung
Wenn diese Vorbereitungen getroffen sind, ist es ratsam, eine einschlägige Messe für Fenstertechnik zu besuchen. Wenn der Kontakt zu den Softwarelieferanten etwa ein halbes Jahr vorher aufgenommen wird, kann dieser sich bereits zum Messetermin mit Ihrer betrieblichen Anforderung auseinandergesetzt haben.
Tipp: Nehmen Sie Kollegen aus Ihrem Unternehmen mit zur Messe, die Praxiserfahrung aus der Produktion und in Sachen Kundenkontakt mitbringen.
Auf der Messe können die meisten Produkte an einem Ort begutachtet werden (Termin ausmachen!). Einige Mindestanforderungen an das Produkt dürfen zu diesen Terminen durchaus mitgebracht werden. Dort können Sie dann sehen, was das Produkt selber und das Team des Softwarehauses leisten. Denn: Software wird von Menschen in Unternehmen hergestellt – genauso wie die Fenster, die in Ihrem eigenen Unternehmen hergestellt werden.
Deshalb sollte das Unternehmen auf Entscheidungsträger, Verantwortliche und Nachhaltigkeit geprüft werden. Präsenz am Markt und Messeauftritt müssen dabei keine zwingenden Kriterien sein. Professionalität im Umgang mit dem Projekt darf man allerdings erwarten. Besonders die Betreuungssituation nach einem möglichen Kauf sollte man sich erklären lassen. Was passiert genau, wenn gekauft wurde? Denn: Beim Softwarekauf wird eine Entscheidung getroffen, die eine lange Partnerschaft bedeutet.
Die Auswahl eingrenzen
Nach dem Messetermin sollten Sie mit den in die engere Wahl gekommenen Softwarehäusern einen Termin im eigenen Betrieb zur Individuellen Vorführung bzw. Eingrenzung des Projektumfangs vereinbaren. Hierbei ist es wichtig, Teamleiter aus allen Bereichen des Unternehmens mit am Tisch zu haben, da so die Software im Blick auf alle Unternehmensbereiche geprüft werden kann.
Eine andere und extrem wichtige Komponente ist die eigene betriebliche Situation: Welche Voraussetzungen bietet der eigene Betrieb für die Einführung und Verwendung von Fensterbausoftware? Sind kompetente Mitarbeiter vorhanden? Sind die vorhandenen Mitarbeiter bereit für Veränderungen und Mehraufwand im Lernprozess? Ist die IT-Infrastruktur ausreichend? Welche Anforderungen werden daran gestellt? Müssen ggf. Organisatorische Schwächen vorher optimiert werden (Werkstattordnung, Bestellwesen, Auftragsablauf)?
Kosten richtig bewerten und einschätzen
Neben dem Anschaffungspreis für die Software müssen die involvierte Dienstleistung des Softwareherstellers und die Kosten für die Einführung im eigenen Unternehmen berechnet werden. Viele Softwarehäuser setzen bei der Kalkulation der Projektphase auf die innerbetriebliche Mitarbeit des Fensterbaubetriebes. Dies lässt das Angebot günstiger erscheinen. Eine zentrale Frage ist aber: Besteht die Möglichkeit, mindestens eine Person für die Dauer der Einführung und Dateneinrichtung freizustellen? Diese Kosten kommen bei Stammdatenerstellung in Eigenleistung auf jeden Fall auf das Unternehmen zu.
Es ist immer ratsam, sich auf jeden Fall ein Angebot für die Erstellung der Stammdaten vom Softwarehersteller unabhängig von der geplanten firmeneigenen Beteiligung erstellen zu lassen. Hierbei sollte genau definiert werden, was diese Arbeit beinhaltet. Manchmal kann ein hoher Dienstleistungsanteil in der Projektberechnung des Softwareherstellers günstiger sein als die Kosten, die das Unternehmen für eine Stammdatenerstellung in Eigenregie benötigen würde.
Denken Sie auch daran, sich rechtzeitig um einen Netzwerkadministrator zu kümmern, der Sie in Fragen der IT-Infrastruktur beraten und betreuen kann. Es muss davon ausgegangen werden, dass auf jeden Fall auch neue Computer gebraucht werden. Die Kosten hierfür müssen in der Gesamtkalkulation berücksichtigt werden.
Den Austausch mit Kollegen suchen
Es kann hilfreich sein, das Gespräch mit Kollegen zu suchen, die bereits Software eingeführt haben oder im Prozess dieser Einführung stehen. Auf jeden Fall sollte man sich Referenzen des Softwareherstellers geben lassen und diese im persönlichen Gespräch nachprüfen. Eine Betriebsbesichtigung eines zufriedenen Kunden kann wichtige Fragen beantworten. Fragen Sie durchaus auch bei unabhängigen Partnern der Fensterbranche nach Informationen und Erfahrungen zu Softwareprodukten. Und natürlich: Erkundigen Sie sich über das Marktangebot (die aktuelle „BM-Marktübersicht: Software für Fensterbauer“ steht bei BM-Online im Bereich Downloads/Marktübersichten für Abonnenten zum kostenlosen Herunterladen bereit).
Sie haben gekauft – und jetzt?
Wenn ein Unternehmen mit einer Software „verheiratet“ wird, kommt es wie im echten Leben darauf an, wie diese Beziehung täglich gestaltet wird. Dies beginnt bereits bei der Projektplanung. Ein ausführlich ausgearbeiteter Projektplan hilft beiden Seiten, sich auf das einzustellen, was geleistet werden muss.
Man sollte sicherstellen, dass die beteiligten Personen alle technischen und organisatorischen Details für Ihre betriebliche Situation und Anforderung erfasst haben und der Projektleiter des Softwareunternehmens diese in den Projektplan eingeplant hat.
Ein Lasten- und Pflichtenheft kann dabei sehr hilfreich sein. Sollte das Softwarehaus bereits Kosten für die Erstellung der Projektanforderungen berechnen wollen, ist dies durchaus legitim, denn dieser Prozess ist nicht ohne Aufwand zu erreichen. Eine Erwartung an ein „im Preis mit drin“ ist in diesem Fall unseriös. Nicht zuletzt, weil das Softwareunternehmen dann gezwungen wird, die Kosten zu verschleiern. In diesem Fall gilt: Lieber mit offenen Karten spielen und selbst danach fragen.
Wurde für die Projektphase die innerbetriebliche Mitwirkung an der Stammdatenpflege vereinbart, sollten die Aspekte dieser Mitwirkung genau erklärt sein. Was wird Leistung des Softwareherstellers sein, was muss die Leistung des eigenen Unternehmens sein? Hier können unterschiedliche Vorstellungen schnell zu Diskrepanzen führen.
Projektplan und -kontrolle
Große Teile des Projekts „Software-Einführung“ können von Mitarbeitern erledigt werden. Der Unternehmer muss allerdings dafür sorgen, dass das Tagesgeschäft ihm nicht die Übersicht über den Projektfortschritt nimmt. Täglich sollte man sich Zeit für die Projektkontrolle nehmen. Auch der Softwarehersteller wird den Projektverlauf in beiderseitigem Interesse kontrollieren.
Mit einem guten Projektplan können Sie die Rechnungsstellung des Softwareunternehmens korrekt nachvollziehen. Die Finanzierung des Projekts sollte gesichert sein.
Vor Projektbeginn sollte ein detaillierter Zahlungsplan ausgearbeitet sein, mit dem alle gestellten Rechnungen anhand von Meilensteinen gestellt und gezahlt werden können. Sollte der Softwarehersteller Leistungen abrechnen wollen, die nicht im Projektplan stehen, muss deutlich erklärt werden, warum. Sonderleistungen außerhalb des Projektplans sollten immer angeboten und deshalb auch schriftlich beauftragt werden.
Es kann für den Kapitalfluss hilfreich sein, anhand des Projektfortschritts Teile modular aufgebauter Software erst dann zu bezahlen, wenn die entsprechenden Module funktional sind (z. B. Maschinenanbindung). Bei einer solchen Zahlungsvereinbarung haben beide Seiten ein großes Interesse an der korrekten Funktion von Modulen, welches den Projektfortschritt normalerweise beschleunigt.
Es sollte immer berücksichtigt werden, dass es nicht auf Anhieb gelingt, eine neue oder auch andere Software zu bedienen.
Die Software „lernen“
Genauso wie Autofahren oder Arbeiten mit dem Hobel durch lange Übung gelernt werden muss, müssen die Mitarbeiter im Unternehmen und auch der Unternehmer selbst die Arbeit mit der neuen Software lernen. Hierbei ist darauf zu achten, dass der Softwarelieferant ausreichend Dokumentationsmaterial und nach Schulungen Unterlagen aushändigt.
Auch sollten genügend Schulungen eingeplant werden. Stichwort: Zu viel Information auf einmal wird wieder vergessen. Schulungseinheiten sollten in adäquaten Abständen geplant werden. Es sollte immer die Möglichkeit vorhanden sein, sich auch außerhalb von Schulungen und Support-Informationen bezüglich der Funktion des Programms eigenständig beschaffen zu können (Stichworte: Wissensdatenbank, Internet, Online-Hilfe).
Der Alltag kommt bestimmt …
Wenn das Produkt im eigenen Betrieb eingeführt wurde, empfiehlt es sich, aufmerksam zu bleiben, ob das Produkt auch im Alltag für den Betrieb hilfreich ist und bleibt. Bei Unzufriedenheiten sollte mit dem Softwarehersteller in fairer, positiver Einstellung kommuniziert werden.
Sind Sie als Softwarekunde zufrieden, sollten Sie fairerweise auch darüber mit anderen Marktteilnehmern sprechen. Evtl. kann eine Funktion als Referenzkunde Vergünstigungen beim Softwarehersteller bringen.
Normalerweise wird nach Anschaffung der Software der sogenannte Wartungsvertrag aktiviert. Viele Softwarenutzer halten diese regelmäßigen Gebühren, die Softwarehersteller für ihre Produkte verlangen für lästig. Tatsächlich nimmt aber der Softwarekunde dadurch an einer kontinuierlichen Entwicklung der Software und der technischen Entwicklung im Fensterbau teil und profitiert meistens von einem besseren Service. Der Wartungsvertrag dient zur Optimierung der Software für jeden Kunden und sollte auf jeden Fall abgeschlossen werden. Sollte es einen Programmfehler oder andere Schwierigkeiten mit dem Programm geben, steht dem Unternehmen in der Regel der Support des Herstellers zur Verfügung (s. Kasten).
Es sollte mit allen Beteiligten gesprochen und Gesprächsergebnis vonseiten des eigenen Betriebs schriftlich festgehalten werden. Für alle Schritte innerhalb des Projekts sollte eine Projekthistorie angelegt sein, damit man später noch nachvollziehen kann, was gemacht, gesprochen und eingerichtet wurde. Auch auf Seiten des Softwareherstellers sollten eine ausführliche Protokollierung sowie die Vorlage von Regieberichten bei geleisteter Arbeit der Standard sein.
Es kann sein, dass für bestimmte Anforderungen die Software angepasst werden muss. Das kostet Geld, kann aber effizienter sein als Hilfsmittel aus dem Standard-Softwareumfeld zu verwenden.
Offener Austausch wichtig
Es sollte immer offen mit dem Softwarehersteller über Anforderungen und Wünsche gesprochen werden. Die Softwarehersteller haben in der Regel ein offenes Ohr für gute Ideen. Schließlich will man auf dem Fenstermarkt zufriedene Kunden und ein innovatives Produkt herstellen und die Ideen aus der Praxis sind das, was für ein optimales Arbeiten mit der Software oft gebraucht werden. Das Softwareprodukt „lebt und verbessert“ sich meistens von diesen Ideen.
Die vielfältigen Chancen nutzen
Software für den Fensterbau ist heutzutage nicht mehr aus einem modernen Betrieb wegzudenken. Um diese ohne größere Probleme einführen zu können, bedarf es guter Vorbereitung und Mitarbeit. Stimmt dann die Qualität der Funktion mit der Organisation überein, kann mit Fensterbausoftware für jeden Betrieb eine Erfolgsstory geschrieben werden, die sich langfristig in jedem Fall bezahlt macht! I

BM-Praxistipp Bereiten Sie sich richtig vor!
Als Unternehmer müssen Sie einige Aufgaben erledigen, bevor Sie sich auf die Suche nach der geeigneten Fensterbau-Software begeben:
    • Organisationsprozesse analysieren und dokumentieren (z. B. Ablauf Kundenkontakt, Zuständigkeiten etc.).
    • CAD-Daten der Fenstersysteme und Produkte anlegen lassen (ggf. in Zusammenarbeit mit den Werkzeuglieferanten).
    • Genaue Analyse der Produktionszeiten in Bezug auf die in der Produktion hergestellten Bauteile (beispielsweise: Zeit für das Einglasen bezogen auf den Laufmeter Glaskante).
    • Schriftliche Informationen über technische Besonderheiten der Fertigung.
    • Dokumentation des Kalkulationsweges des Betriebes: Wie entsteht der Verkaufspreis (Selbstkosten, Gewinn, Rabatte etc.?)
    • Artikellisten der Bestellartikel mit Bewertung, ob es Artikel sind, die häufig oder selten bestellt werden.
    • Dokumentation über Montageprozesse, Bauanschlüsse, Befestigungsmaterialien etc. bereithalten.
    • Anforderungen an Statistikmodule definieren: Welche Kennzahlen sollen schnell sichtbar sein?

BM-Praxistipp Supportfall: Nicht aufregen!
Wenn Sie eine Fehlfunktion in der Software feststellen, gehen Sie wie folgt vor:
      • Umgehend Kontakt mit dem Support des Herstellers aufnehmen und vereinbaren, wie es weitergeht.
      • Fehler vorher sauber dokumentieren (Screenshots = Bildschirmfotos und schriftliche Dokumentation der vorgenommenen Arbeitsschritte erstellen – Immer auch Informationen über die IT-Infrastruktur und die Programmversion sowie das Betriebssystem angeben).
      • Besonders folgende Aspekte beschreiben: Wurden vor Bekanntwerden des Fehlers Stammdaten verändert? Welche Schritte wurden vor dem Fehler ausgeführt? Ist die Fehlfunktion ggf. auf ein Programmupdate zurückzuführen?
      • Es ist vorteilhaft, den aktuellen Stammdatenbestand auf einem FTP-Server zur Verfügung zu stellen.
      • Bleiben Sie in der Argumentation sachlich. Ist der Verursacher klar auf der Seite der Software zu finden, protokollieren und beziffern Sie einen verursachten Schaden genau. Dies kann bei späteren Diskussionen und der Bearbeitung des Sachverhalts helfen, dass Ihre Interessen vorrangig betrachtet werden.
      • Ein Zugriff über eine spezielle Software sollte auf jeden Fall dem Softwaresupport eingerichtet und zugelassen werden.

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