Welche ist „die Richtige“?

Marian Behaneck

Wie viele Stunden verwenden Sie für die Kalkulation, Angebots- und Rechnungserstellung, die Zeiterfassung oder Terminverwaltung? Zu viele? Dann nutzen Sie entweder nicht die Vorteile von ERP-Branchensoftware – oder es ist nicht die richtige.

Werden Aufmaße, Kalkulationen, Angebote, Rechnungen oder Soll-Ist-Vergleiche beispielsweise mit  Office-Programmen erstellt, braucht man länger. Es geht auch einfacher. So versprechen es zumindest die Anbieter branchenspezifischer Lösungen für Schreiner, Tischler und Fensterbauer. Doch nicht jede Software ist für jedes Unternehmen geeignet. Diese Marktübersicht zeigt anhand eines tabellarischen Produktvergleichs die Unterschiede und erläutert, auf welche Details man bei der Programmauswahl
und beim Einstieg achten sollte.

ERP-Software im Vergleich

Aus der Vielzahl an ERP-Lösungen werden im Folgenden 23 schreinerspezifische Programme tabellarisch miteinander verglichen – ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Im Vergleich zur letzten Marktübersicht von Oktober 2015 (siehe BM-Beitrag „Alles im grünen Bereich?“) kamen mit Annexus und McBüro Handwerk zwei weitere Programme hinzu. Bei den Herstellern haben wir folgende Programm-Merkmale abgefragt:

• Zu Beginn zeigen wir, um welche Software-Kategorie es sich handelt – um eine klassische Client-Server-Software oder um eine Cloud- oder SaaS-Lösung (siehe auch BM-Beitrag „Kauf oder Miete?“ in BM 6/2016 oder auf www.bm-online.de).
• Die Anzahl der Anwenderbetriebe gibt
  den Verbreitungsgrad der Software an. Die gelisteten Programme sind je nach eigenen Anforderungen im Detail für kleine und mittelständische Betriebe ausgelegt, die im Schreiner- oder Tischlerhandwerk tätig sind.
• In der Rubrik, „Programmteile, Module, Funktionen“ listen wir wichtige Funktionen auf, die in der Basisversion bzw. dem Grundpaket enthalten sind. Ob und wie viel Rabatt für Folgelizenzen gewährt wird, wird hier ebenso angegeben. Welche optionalen Erweiterungen angeboten werden, haben wir für Sie auch bei den Herstellern abgefragt und in der Tabelle gelistet – ebenso wie mobile Applikationen, etwa zur Zeiterfassung oder Aufmaßerstellung.
• Es folgen vorhandene Schnittstellen und Anbindungen zu CAD- und CNC-Programmen, Anbietern von Betriebsdaten- und Mitarbeiterdaten-Erfassungssystemen (BDE, MDE). Programme, die den GoBD-Grundsätzen
  (Erläuterung siehe Seite 116, „Aktuelle Entwicklungen und Trends“ ) entsprechen, verfügen in der Regel über eine IDEA-Schnittstelle, über die Finanzbehörden zu Prüfzwecken auf steuerrelevante Daten zugreifen können. Das ZUGFeRD-Datenformat ermöglicht die standardisierte digitale Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (siehe auch BM-Beitrag „Ein digitales Zugpferd“ in Ausgabe 10/2016 oder auf bm-online.de).
• Die Rubrik Support listet alle eventuellen Zusatzkosten für Schulungen, Wartungsverträge, Software-Aktualisierungen sowie die Hotline auf.

Die Auswahl: Eingrenzen, testen und fragen

Von ERP-Branchenprogrammen wird erwartet, dass sie die Bedürfnisse kleiner Schreinereien ebenso abdecken wie von mittelständischen Unternehmen. Entsprechend leistungsfähig muss die Software und deren Datenbank sein. Nicht jedes Programm eignet sich für jeden Einsatzbereich und jedes Unternehmen, weshalb die Programmauswahl besondere Sorgfalt voraussetzt.

ERP-Software unterscheidet sich heute weniger über den Funktionsumfang, den durchschnittliche Anwender meist ohnehin nur zu etwa 20 bis 30 % nutzen. Unterschiede gibt es vielmehr beim Bedienungskomfort, der Benutzerfreundlichkeit, den Bedienungsabläufen und so weiter. Diese Programmqualitäten lassen sich allerdings nicht oder nur bedingt in tabellarischen Produktvergleichen abbilden und sind auch eine Sache persönlicher Vorlieben.

Deshalb sollte man nicht nur darauf achten, ob die Software bestimmte Funktionsanforderungen erfüllt, sondern auch, wie einfach und intuitiv oder kompliziert und umständlich Arbeitsabläufe sind. Das gilt ebenso für tägliche Aufgaben bei der Auftragsabwicklung wie für Korrekturen oder Änderungen und daraus resultierende Folgeänderungen.

Die Fähigkeit eines Branchenprogramms, schnell auf Änderungen reagieren zu können, ist mindestens ebenso wichtig, wie rationelle und effiziente Abläufe bei der Angebots-, Aufmaß-, Kalkulations- oder Rechnungserstellung. Zwar bieten die Programme identische oder ähnliche Funktionen – ob man damit auch effizient arbeiten kann, lässt sich nur im praktischen Einsatz herausfinden.

Steht ein Programmwechsel oder eine Kaufentscheidung an, ist es deshalb ratsam, z. B. mit Hilfe dieser Vergleichstabelle und einem Pflichtenheft ein bis zwei Produkte auszuwählen und diese nach einem Download der Testversionen praktischen Aufgabenstellungen zu unterziehen.

Ebenso wichtig ist es, bei Programmvorführungen oder beim individuellen Test die richtigen Fragen respektive Aufgaben zu stellen, wie etwa: Wie aufwendig ist es, aus einem Angebot eine Rechnung zu machen? Wie werden in den Stammdaten gespeicherte Kalkulationen in eine importierte Ausschreibung übertragen? Wie lange dauert die Erstellung einer pauschalen Abschlagsrechnung und wie lange deren Berichtigung? Werden diese und weitere Fragen und Aufgaben vom Programm zufriedenstellend gelöst, sollte bei der Wahl der richtigen Software nichts mehr schiefgehen.

ERP-Software ist kein „Plug-and-play“!

ERP-Programme können den Zeitaufwand für den täglichen „Bürokram“ grundsätzlich minimieren, Routinetätigkeiten beschleunigen, Kosten für administrative Tätigkeiten senken und so Betriebs- und Produktionsabläufe optimieren. Sie liefern zudem einen Überblick über laufende Projekte und verbessern damit die wirtschaftliche Sicherheit von Unternehmen.

Nicht unterschätzen sollte man jedoch den zeitlichen Aufwand für die Programm-Einarbeitung und Einführung im Unternehmen. ERP-Branchensoftware muss, bevor sie effizient eingesetzt werden kann, zunächst an vorhandene Unternehmensstrukturen und Abläufe angepasst werden.

Die Einstiegsphase ist deshalb vor allem von einer Software-Anpassung an individuelle Anforderungen des Unternehmens, der Eingabe respektive Übernahme von Stammdaten und einer Integration in Unternehmensabläufe geprägt. Dieser Prozess umfasst neben der allgemeinen Konfiguration des Programms, auch die Anpassung von Kalkulationen, Berichten, Auswertungen, das individuelle Layout und die Integration des Firmenlogos in Angebote oder Rechnungen etc.

Umgekehrt sollte man die Software-Einführung aber zusätzlich als Gelegenheit und Chance wahrnehmen und gegebenenfalls Arbeitsprozesse und Abläufe im Unternehmen modifizieren, wenn sie sich als ineffizient erwiesen haben.

Dazu kann gehören, eingefahrene Strukturen zu hinterfragen und gegebenenfalls zusammen mit dem Software-Anbieter oder -Händler, der in der Regel auch Abläufe in anderen Unternehmen kennt, weiter zu optimieren.

Parallel zur Software-Konfiguration und Anpassung müssen sich alle Beteiligten in die Software einarbeiten – entweder per Individualschulung im Unternehmen oder über eine kostengünstigere Gruppenschulung beim Anbieter. Das kann, inklusive einer manuellen Eingabe oder digitalen Übernahme von Stamm- und Projektdaten bei einem Software-Umstieg, mehrere Tage oder gar Wochen in Anspruch nehmen.

Wer realistisch plant, sollte also all diese Punkte der Software-Einführung sowohl in Bezug auf die Zeitplanung als auch in Sachen Kostenkalkulation berücksichtigen.

Aktuelle Entwicklungen und Trends

Mobilität, Prozessoptimierung und eine bessere Vernetzung von Büro, Werkstatt und Baustelle sind Stichworte, die für ERP-Branchenprogramme in den nächsten Jahren eine wichtige Rolle spielen werden.

Mobil erfassbare oder verfügbare Auftrags- und Bürodaten beschleunigen und optimieren Abläufe, weshalb neben der Aufmaß- oder Zeiterfassung immer mehr ERP-Funktionen auch mobil verfügbar sein werden – in Form von synchronisierbaren Apps oder als webbrowserfähige ERP-Lösung. Konstruktions-, Bestell- und Fertigungsprozesse werden weiter optimiert – etwa durch im ERP-Programm integrierte eCommerce-Schnittstellen zu Lieferanten und Produktherstellern. Das spart Zeit und sorgt für reibungslosere Bestell- und Produktionsprozesse. Im Auge behalten sollten Anwender und Hersteller von ERP-Branchenprogrammen die bereits am 1. Januar 2015 in Kraft getretenen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD.

Darin legt das Bundesfinanzministerium Regeln für eine IT-gestützte Buchhaltung, Erfassung, Bearbeitung und Archivierung steuerrelevanter Daten fest.

Die GoBD sind für alle ERP- und Buchhaltungsprogramme im Hinblick auf Daten, Arbeitsabläufe oder Schnittstellen relevant, werden aber erst von wenigen Anbietern berücksichtigt. Welche das sind, zeigen wir Ihnen ebenfalls in der folgenden tabellarischen Übersicht.