Die mobile, digitale Dokumentation von Zeiten und Tätigkeiten rationalisiert Abläufe. Doch das Angebot ist groß und unübersichtlich. Eine Auswahlhilfe bietet dieser Produktvergleich samt praktischen Tipps und Infos.
Autor: Marian Behaneck
Zeit ist Geld. In Form von Personalkosten ist die Arbeitszeit in allen Dienstleistungsbranchen der größte Kostenblock. Dennoch wird der Faktor Zeit in vielen Unternehmen mehr oder weniger konsequent erfasst – teilweise sogar noch auf Stundenzetteln. Resultat dieser „Zettelwirtschaft“: Arbeitszeiten und Tätigkeiten werden oft erst kurz vor Feierabend oder vor dem Wochenende aus dem Gedächtnis handschriftlich notiert. Ungenaue Angaben, Rückfragen der Buchhaltung, Mehrarbeit, eine späte Rechnungsstellung und eine schlechte Unternehmensliquidität können die Folge sein.
Vorteile der digitalen Zeiterfassung
„Digitale Stundenzettel“ haben demgegenüber mehrere Vorteile: Zeit- und Tätigkeitsnachweise erfolgen zeitnah, nachvollziehbar und entsprechend einer vorgegebenen Abfolge, sodass nichts vergessen wird. Dazu werden am Smartphone, Tablet-PC oder einem speziellen Erfassungsgerät Arbeitszeiten, Tätigkeiten und andere Daten nach einem vordefinierten Schema abgefragt. Dank zeitnaher Vor-Ort-Erfassung und Schritt-für-Schritt-Eingabe, lassen sich Arbeitsaufwand, Kostenstellen und Kostenträger unmittelbar verknüpfen. Eingabefehler, Ungenauigkeiten oder gar Manipulationen sind so nahezu ausgeschlossen.
Die erfassten Daten werden entweder nach der Rückkehr ins Büro per Docking-Station eingelesen, direkt vom Einsatzort per SMS versandt oder über eine mobile Internetverbindung online an den Firmen-Server übergeben. Ist im System eine GPS-Standortlokalisierung integriert und aktiviert – was aus rechtlichen Gründen allerdings einer schriftlichen Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter bedarf – sind beispielsweise Plausibilitätsprüfungen möglich. Das beugt unlauteren Stundenabrechnungen und Missbrauch vor, wodurch sich das System schon innerhalb weniger Monate amortisieren kann. Controlling-Funktionen ermöglichen eine zeitnahe Kostenauswertung laufender Projekte. So erhält man schnell einen Überblick, in welchen Bereichen es Abweichungen von Soll- und Istzeiten gibt, sodass man rechtzeitig gegensteuern kann.
Zusätzliche Aktualität erhält die mobile Zeiterfassung durch das seit Jahresbeginn geltende Mindestlohngesetz. Danach müssen die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter, also beispielsweise auch von geringfügig und kurzfristig beschäftigten Minijobbern, aufgezeichnet werden: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen innerhalb einer Woche erfasst und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Die Arbeitszeiten können per Stundenzettel oder digital erfasst werden. Weitere Infos zu diesem Punkt auf: www.der-mindestlohn-gilt.de
Unterschiede zwischen Native- und Web-App
Zeiterfassungssysteme werden praktisch nur noch als mobile Applikation (App) offeriert – mit kleinen, aber feinen Unterschieden: Während „native“ Apps für ein ganz bestimmtes mobiles Betriebssystem entwickelt wurden (Google, Android und/oder Apple iOS), sind Web-Apps über einen beliebigen Webbrowser nutzbare plattform- und geräteunabhängige Internetanwendungen.
Steht eine ausreichend stabile und schnelle mobile Internetverbindung zur Verfügung, merkt der Anwender kaum einen Unterschied. Web-Apps haben unter anderem den Vorteil, dass man sie nicht installieren muss und dass sie auch ohne Updates stets aktuell sind. Ist keine Internetverbindung verfügbar, weil man gerade im Keller oder in der Tiefgarage arbeitet, lassen sich Web-Apps allerdings nicht oder nur eingeschränkt nutzen.
Ein weiterer Trend ist die Einbindung der Zeiterfassung in mobile Komplettlösungen – etwa dem „mobilen Auftrag“. Damit lassen sich neue Aufträge an Mitarbeiter versenden, durch ein mobiles Aufmaß sowie eine vom Kunden unterschriebene Arbeitszeit- und Tätigkeitsangabe ergänzen und als fertig bearbeiteter Auftrag zurück an die Bürozentrale versenden, sodass unmittelbar die Rechnung gestellt werden kann.
Auch funktional abgespeckte Mobilversionen von ERP-Branchenprogrammen gibt es bereits. Diese „mobilen Büros“ können alle relevanten Adressen- und Projektdaten, Angebote und Auftragsbestätigungen, Aufgaben, Termine und Ressourcen mobil zur Verfügung stellen, neben Zeiten und Tätigkeiten auch Aufmaße, Materialbestellungen oder Nachträge vor Ort erfassen und Daten mit dem Büroserver abgleichen.
Wichtig: Mitarbeiter „mitnehmen“
Arbeitszeiten zu dokumentieren kostet selbst Zeit – und Geld. Nicht nur in Eingabegeräte und Software muss investiert werden, auch die Erfassung der Daten erfordert von jedem Mitarbeiter Disziplin und einige Minuten seiner täglichen Arbeitszeit. Deshalb sollte nur das erfasst werden, was später auch ausgewertet wird. Tipp: Vor der Kaufentscheidung prüfen, welches mobile Zeiterfassungssystem mit der im Betrieb eingesetzten Branchen- und Lohnsoftware am besten zusammenarbeitet.
Viele Anbieter von Branchenprogrammen für holzverarbeitende Betriebe bieten eigene Zeitwirtschafts- und mobile Erfassungssysteme an. Diese sollte man bevorzugen, da sie funktionell und datentechnisch in die Branchensoftware am besten integriert sind. Eine erfolgreiche Einführung setzt ferner eine vorbereitende Aufklärung der Mitarbeiter voraus. Andernfalls können sie die Zeiterfassung schnell als Kontrolle empfinden.
Tipps und Auswahlkriterien auf BM-Online
Praktische Tipps und Infos zur Wahl des passenden Anbieters sowie Screenshots zu den in der Tabelle gelisteten Programmen finden Sie auf dem BM-Onlineportal unterhalb des Beitrags – einfach QR-Code mit dem Smartphone scannen oder auf bm-online.de nach dem Stichwort „Zeiterfassung“ suchen.
Praxistipps für die Wahl des passenden Zeiterfassung-Systems
Rund 90 Anbieter allgemeiner und bau-/branchenspezifischer Lösungen listet das „Informationsportal für die mobile Zeiterfassung“ (www.mobile-zeiterfassung.info) auf. Angesichts der Angebotsfülle ist es nicht einfach, die passende Zeiterfassungslösung zu finden. Worauf sollte man also besonders achten?
- Anbieter: Mit der Produktentscheidung geht man mit ihm im Idealfall eine längerfristige Geschäftsbeziehung im Hinblick auf den Support (teilweise auch der Hardware), auf Updates/Upgrades, auf den Servicevertrag etc. ein. Daher sollte man sich auch ihn genauer anschauen: Ist er zugleich auch der Hersteller? Seit wann ist er auf dem Markt? Wie häufig wird die Software aktualisiert? Wie viele Kunden setzen seine Lösungen (speziell innerhalb der eigenen Branche) ein? Gibt es einen Händler/Supporter in der Nähe etc.?
- die Software bzw. das Softwarekonzept: Handelt es sich um eine native App oder Web-App (s.o.) und gibt es Schnittstellen zur eigenen ERP-/Buchhaltungs-Software? Unter welchem Betriebssystem läuft die Software?
- Hardware als Akzeptanzkriterium: Wichtig sind die Geräteabmessung, das Gewicht, die Betriebs- und Ladezeit des Akkus, aber auch die Baustellentauglichkeit. Spezielle Eingabegeräte sind robust und in der Regel einfach bedienbar. Dafür müssen sie eigens für diese Anwendung angeschafft werden. Wie flexibel die Lösung ist, zeigen die Einsatzbereiche: dazu gehören die stationäre oder mobile Zeit-, Tätigkeits-, Auftrags-, Material-, GPS-Standort- und gegebenenfalls Maschinen-/Fahrzeugdaten-Erfassung (Standzeiten, Betriebszeiten etc.). Wichtig ist, was erfasst wird: Arbeitsbeginn und -ende, Pausen, Aufträge, Tätigkeiten, Kostenstellen, Kostenträger etc. Das ermöglicht projekt- und tätigkeitsbezogene Auswertungen.
- Möglichkeiten des Datenabgleichs: Auch die Technik und Schnelligkeit, mit der die mobil erfassten Daten auf den Firmenserver übertragen werden, spielt im Hinblick auf das Einsatzspektrum eine Rolle. Dieser Datenabgleich erfolgt, je nach System und eingesetzter Hardware, per Docking-Station, SMS, E-Mail oder online. Die Benutzer-Identifikation erfolgt per PIN-Eingabe, Barcode-Lesegerät, Chipkarten-Leser, Fingerprint-Scanner, teilweise auch per RFID-Leser.
- Preis-Check und Mehrfachlizenz: Die Preise liegen zwischen 400 und 1200 Euro pro Mitarbeiter. Mietkosten belaufen sich auf etwa 5 bis 15 Euro/Monat (jeweils ohne Hardware, sofern nicht anders angegeben). Da die Systeme meist gleich für mehrere Mitarbeiter erworben werden, ist auch ein Blick auf die Mehrfachlizenz-Rabattstaffelung sinnvoll. (Quelle: Marian Behaneck)
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App statt Zettelwirtschaft
