Mehr Ordnung im Büro. So gestalten Sie den Arbeitsplatz effizienter - BM online

Mehr Ordnung im Büro

So gestalten Sie den Arbeitsplatz effizienter

Ordnung am Arbeitsplatz, abgesehen von einer ansprechenderen Optik hat sie viele weitere wichtige Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Das erspart eine Menge Stress, was wiederum der Gesundheit zugutekommt. Mit den folgenden Tipps können Sie Ihren Arbeitsplatz zukünftig effizienter machen und dauerhaft ordentlich halten.

Besser Arbeiten im effizient gestalteten Büroraum

Die gesamte Gestaltung des Büroraumes hat einen großen Einfluss darauf, wie effizient Arbeitsabläufe vonstattengehen. Das beginnt schon mit der Anordnung der Schreibtische. Stimmt die räumliche Nähe von Mitarbeitern, die viel zusammenarbeiten, trägt das dazu bei, dass Aufgaben schneller verteilt und erledigt werden können.

Dieser Vorteil ergibt sich auch daraus, wenn sich die benötigten Arbeitsutensilien nach Möglichkeit in greifbarer Nähe befinden. Das gilt für Notizzettel, Stift, Locher oder Tacker, aber auch häufig benutzte Geräte wie der Drucker sollten nicht zu weit weg stehen, um Zeit zu sparen.

Natürlich ist darauf zu achten, dass die benötigten Materialien wie Druckerpapier, Druckerpatronen, Notizblöcke und Büroklammern immer einsatzbereit sind. Am besten ist ein kleiner Vorrat und frühzeitiges Nachbestellen.

Mehr Ordnung gleich mehr Effizienz

Die Materialien, die Sie für die Arbeit im Büro benötigen, sollten nicht nur vorhanden, sondern auch immer an ihrem Platz sein. Wer effizient arbeiten möchte, muss dafür sorgen, dass er die Utensilien, die zur Erledigung der Aufgaben benötigt werden, immer griffbereit hält. Das ist nicht nur in der Werkstatt so, sondern auch auf dem Schreibtisch im Büro.

So ersparen Sie sich und Ihren Kollegen die lästige Suche nach Stiften, Papier oder anderen Dingen. In der Zeit können Sie stattdessen einen Arbeitsauftrag fertig stellen, mit Kunden telefonieren oder Papierkram erledigen.

Aus diesem Grund sollten Sie immer darauf achten, den Schreibtisch sauber und ordentlich zu halten. Wichtig ist dabei, dass sich wirklich nur Dinge auf dem Schreibtisch befinden, die tatsächlich jeden Tag benötigt werden. Alles andere, was sonst noch dort liegt, sollte entfernt und sorgfältig in einer Schublade oder Schrank gelagert werden.

Auf diese Weise sammeln sich keine unnötigen Utensilien an und der Schreibtisch übersichtlich. Außerdem sind Sie mit dieser Methode in der Lage, im Handumdrehen das Benötigte zu finden ohne es erst lange suchen zu müssen.

Papiere auf dem Schreibtisch ordnen

Für einen guten Überblick sollte sich auch eine gute Lösung für lose Zettel und Unterlagen finden, die sich schnell auf dem Schreibtisch zu großen Stapeln ansammeln. Wer aber den Durchblick verliert und Informationen nicht mehr wiederfindet, weil der Schreibtisch im Chaos versinkt, gerät eher in Stress und verschwendet viel Zeit damit, Notizen und ähnliches inmitten der gesammelten Blätter zu suchen.

Daher sollten Sie regelmäßig Ihren Schreibtisch entrümpeln und die Unterlagen sortieren. Was wichtig ist, wird sorgfältig abgeheftet, lose Zettel, die noch benötigt werden, lassen sich mit einer Büroklammer oder in einer eigenen kleinen Schachtel aufbewahren. Alles, was nicht mehr relevant ist oder Ihnen auch noch in digitaler Form zur Verfügung steht, sollte sicherheitshalber erst im Aktenvernichter und dann im Mülleimer landen.

Mit einer Ablage, die auf dem Schreibtisch platziert wird, fällt es wesentlich leichter, das große Papierchaos zu vermeiden oder es zumindest einzuschränken, sowohl was die Menge als auch den vereinnahmten Platz auf dem Schreibtisch betrifft.

Kreatives Chaos

In jedem Beruf muss man in irgendeiner Weise kreativ werden und neue Denkweisen entwickeln, um auf neue Ideen zu kommen. Kreativität entsteht aber nicht im sterilen Raum, sondern vielmehr im kreativen Chaos. Das ist allerdings nicht zu verwechseln mit Unordnung und Unsauberkeit.

Es geht eher darum, den Schreibtisch zwar ordentlich zu halten, aber immer mal wieder die darauf befindlichen Dinge umzuräumen und ihnen einen neuen Platz zu geben. Das mag banal klingen, hilft aber dabei, sich vor zu viel Eintönigkeit zu bewahren. So geraten Sie nicht in einen alltäglichen Trott, bei dem die Handgriffe jeden Tag gleich sind, stattdessen wird durch das Umsortieren das Gehirn angeregt. Auf diese Weise schaffen Sie im kreativen Chaos neuen Raum für kreative Ideen, was inzwischen sogar in wissenschaftlichen Studien belegt werden konnte.

 

Ordnung im gesamten Büro

Bei Schreinern, Tischlern und Fensterbauern sammeln sich über die Woche immer wieder die verschiedensten Unterlagen an: Kundenaufträge, Rechnungen sowie Informationen über neue Wohntrends, Materialien und andere Themen, die das eigene Handwerk betreffen.

Um den Überblick zu behalten und das Büro in Ordnung zu halten, sollten sämtliche Unterlagen immer sorgfältig in Ordner abheftet und berufsrelevante Zeitschriften in Zeitungsständern oder Stehordnern einsortiert werden. Das Ganze lässt sich dann in Aktenschränken und Regalen unterbringen.

Vor allem Regale sind in Büroräumen unverzichtbar, weil sie multifunktional sind und vielfältig eingesetzt werden können. So bieten Regale jede Menge Stauraum für Ordner, Materialien und Geräte. Außerdem dienen sie als praktische Raumteiler, mit denen sich Büroräume strukturieren lassen.

Hier ist es natürlich besonders praktisch wenn man Schreiner oder Tischler ist: Regale können Sie in wenigen Schritten auch selber bauen, was gewisse Vorteile gegenüber gekauften Fertigregalen hat. Sie können in der gewünschten Breite und Höhe konstruiert werden, die Fächer können in ihrer Größe an den benötigten Platz angepasst werden. Auch bei der Wahl des Materials, wie der Holzart, haben Sie freie Hand und müssen nicht das nehmen, was im Möbelhaus gerade zur Verfügung steht. Gerade bei Betrieben, die selber Möbel herstellen, sind selbstgebaute Büromöbel schon beinahe ein Muss.

Mehr Effizienz durch stressfreies Arbeiten

Ordnung hilft dabei, Stress auf der Arbeit zu vermeiden und die Leistungsfähigkeit zu steigern. Denn wer ständig unter Druck steht und gestresst ist, macht eher Fehler. Die zu korrigieren, kostet am Ende ganz klar mehr Aufwand und Zeit als weniger Stress zuzulassen und dafür besser arbeiten zu können.

Daher lässt sich die Leistungsfähigkeit während der Arbeitszeit nicht nur mit effizienten Arbeitsstrukturen, sondern auch mit kleinen Veränderungen in der Arbeitsweise leicht und deutlich verbessern.

Ein wesentlicher Schritt besteht darin, die anfallenden Aufgaben im Büro gerecht zu verteilen, sodass niemand überfordert ist und jeder seinen Teil zum Ganzen beiträgt. Sinnvoll angelegte To-Do-Listen helfen dabei, die zu erledigenden Dinge zu strukturieren. Dadurch ist es leichter, die Aufgaben nach Prioritäten zu sortieren und sie nacheinander abzuarbeiten, außerdem wird mit Hilfe einer Liste nichts Wichtiges vergessen.

Im beruflichen und privaten Alltag ist man häufig Stress ausgesetzt. Damit dieser aber nicht zu einer dauerhaften oder sogar gesundheitlichen Belastung wird, ist es wichtig zu wissen, wie man Stress effektiv abbauen kann.

Der Körper erholt sich im Schlaf und regelt in dieser Zeit auch den Hormonhaushalt. Auf diese Weise baut er das Stresshormon Cortisol während der nächtlichen Ruhe ab. Genügend Schlaf ist also wichtig, damit stressbedingte Beschwerden keine Chance haben.

Tagsüber lässt sich Stress mit Ruhephasen bändigen. Noch besser für die Gesamtgesundheit ist es jedoch, Sport zu treiben. Bei regelmäßiger Bewegung werden nicht nur Kalorien verbrannt und Muskeln aufgebaut, sondern auch der Stresspegel deutlich abgesenkt.

Mehr Konzentration und Leistungsfähigkeit

Für eine bessere Konzentrations- und Leistungsfähigkeit sind regelmäßige Pausen entscheidend, die am besten an der frischen Luft verbracht werden. Ein kleiner Spaziergang tut gut, wenn man viel am Schreibtisch sitzt und erhält die Gesundheit. Die frische Luft versorgt das Gehirn außerdem mit Sauerstoff. Das wiederum regt das Denkvermögen und die Konzentration an, weswegen es ratsam ist, auch zwischendurch immer mal wieder für ein paar Minuten das Büro zu lüften.

Wer am Tag mindestens anderthalb Liter Wasser trinkt, sorgt ebenfalls dafür, dass der Körper, vor allem das Gehirn, optimal mit Sauerstoff und wichtigen Mineralien versorgt wird und leistungsfähig ist. Dazu tragen auch ausreichend Schlaf sowie eine gesunde und ausgewogene Ernährung bei.

Der Autor

Jan Mehler (42 Jahre) stammt aus Ellingen in Bayern. Er ist selbstständiger Tischlermeister und schreibt seit drei Jahren regelmäßig als freier Blogger für diverse Fach- und Ratgeberportale.

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