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Sicherer Prozess

Die Firma „Alt. Holz. Garage.“ setzt auf Software von Lexware
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Die „Alt. Holz. Garage.“ aus Bahlingen produziert alles rund ums Altholz. Der Geschäftsführer Jan Knopp und sein Team setzen seit 2017 auf die Buchhaltungs-Software Lexoffice von Lexware. Mit der Kundenmanager-Erweiterung bleiben im Team stets alle auf dem Laufenden – vollkommen zeit- und ortsunabhängig.

Die „Alt. Holz. Garage.“ gibt es mit Online-Shop und Ladengeschäft bereits im dritten Jahr. Hier bekommen die Kunden individuell angefertigte Schilder, Tische und Bänke sowie Wandverkleidungen, Garderoben und Schiebetüren – alles aus Altholz. Darüber hinaus bietet die Firma die Vermietung von selbst gebauten Möbeln für Firmenfeiern, Hochzeiten oder andere Veranstaltungen im privaten Bereich an.

So gediegen die Altholz-Ausstattungen und -Dekors wirken, so modern geht es hinter den Kulissen zu: Die Unternehmensprozesse des kleinen, florierenden Geschäfts sind schlank und digitalisiert. Seit Mai 2017 arbeiten Geschäftsführer Jan Knopp und sein Team mit Lexoffice, der Unternehmenslösung aus der Cloud von Lexware. Vorher wurde die Buchhaltung noch analog mit ausgedruckten Papierdokumenten und -belegen erledigt. Notizen wurden zum Teil handschriftlich auf Ausdrucken vermerkt. Das war nicht nur arbeitsintensiv und umständlich, sondern nach heutiger Maßgabe auch nicht rechtssicher. Seitdem die Software im Einsatz ist, haben sich die buchhalterischen Pflichten deutlich vereinfacht: „Lexoffice ist bei uns ständig geöffnet und läuft parallel zum Geschäftsalltag mit. Dass man die Daten auch mobil abrufen kann, ist ein großer Vorteil und ermöglicht einen schnellen Überblick über wichtige Unternehmenskennzahlen von jedem Ort. Rechnungen, Aufträge, Angebote und Lieferscheine lassen sich einfach und rechtssicher koordinieren“, so der Unternehmer Knopp.

Der Kundenmanager von Lexware

Seit Neuestem verwendet der Hersteller zusätzlich den Kundenmanager von Lexware. Der Kundenmanager ist eine kostenpflichtige Erweiterung von Lexoffice. Ein digitaler Ort, an dem sämtliche Informationen und Dokumente zu den Kunden strukturiert aufbewahrt sind. „Die Unternehmenslösung ist wirklich einfach aufgebaut, sie ist praktisch selbsterklärend und alles ist sehr übersichtlich dargestellt,“ so Knopp. Der Kundenmanager unterstützt bei der täglichen Arbeit und vor allem bei der Kommunikation innerhalb des Office-Teams. Dateiablage, Aufgabenlisten mit Erinnerungsfunktion, Kommentarfunktion und Notizen helfen, den Büroalltag zu strukturieren. Das Zeitmanagement wird unterstützt, indem es sich von überall aus mobil abrufen lässt. Knopp erklärt: „Mit dem Kundenmanager ist sichergestellt, dass bei jedem Projekt immer alle auf dem Laufenden sind und nichts untergeht. Der größte Pluspunkt für uns ist, dass wir jederzeit Zugriff auf sämtliche benötigten Kundeninformationen haben. Das spart Zeit, vermeidet Fehler – es ist einfach sehr, sehr praktisch.“

Das Team der „Alt. Holz. Garage.“ ist sich einig: „Nun sind alle relevanten Informationen an einer zentralen Stelle gesammelt und können von jedem eingesehen und bearbeitet werden. Das ist ein großer Fortschritt und den nützlichen Kundenmanager möchte keiner mehr missen“, so Carmen Hoffmann, Verantwortliche für die Buchhaltung des Unternehmens.

Social Media und Co.

Dass sich das übersichtliche Kundenmanagement auch in der Kundenzufriedenheit der Firma niederschlägt, belegen laut Unternehmensaussagen die überdurchschnittlichen Bewertungen auf unabhängigen Rezensionsplattformen. Bei Google bewerten die meisten Kunden den Service als sehr gut. So hat die „Alt. Holz. Garage.“ im Ranking 4,89 von 5 Sternen. Die sozialen Medien, vor allem Facebook und Instagram, sind zudem ein wichtiger Bestandteil in der Kommunikation und Präsentation der Leistungen. „Daran zeigt sich, das soziale Medien sowohl zur Kundenakquise als auch zum Austausch mit dem Kunden gut funktionieren“, so Knopp. (lp)

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG

79111 Freiburg

www.lexware.de

Alt. Holz. Garage.

79535 Bahlingen

www.altholzgarage.de


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