Zeiten mobil erfassen: Stundenzettel sind von gestern

Ob Arbeitszeiten, Reisekosten oder Spesen: Mitarbeiter im Außendienst erfassen diese Daten bis heute in den meisten Fällen auf Papier. Die Angaben müssen anschließend dann in der Regel aufwändig erfasst und verarbeitet werden. Das verursacht nicht nur hohe Kosten in der Buchhaltung. Gleichzeitig wird auch ein zeitnahes Controlling von Prozessen und Projekten erschwert, weil die Daten nur verzögert vorliegen und nicht selten ungenau sind. Das webbasierte Controllingsystem von virtic nutzt Handys, um die Daten in Echtzeit zu erfassen und zu verarbeiten.

Das Prinzip dahinter ist relativ einfach: Das Mobiltelefon ersetzt den Stundenzettel, indem Arbeitsbeginn, Pausen oder Feierabend sowie weitere Vorgänge über das intuitiv zu bedienende Handymenü erfasst und sofort an die Zentrale gesendet werden. Hierfür muss nur eine Java-Software auf das Mobiltelefon aufgespielt werden, was in der Regel von den Kunden selbst erledigt werden kann. Alternativ ist die Erfassung über die neuen virtic-Apps für Apples iPhone und Android möglich.

Alle erfassten Daten liegen dann sofort online vor – für den Zugriff reicht ein PC oder Smartphone mit Internetverbindung und Browserprogramm. Über die Verwaltungsoberfläche „Cockpit“ können die Daten von der Lohnbuchhaltung, Projektleitern oder für die Fakturierung genutzt werden. Disponenten haben jederzeit einen Überblick, wer wo und an welchen Aufträgen arbeitet, wer krank ist und wer Urlaub hat. Die Dienste werden zudem an die betrieblichen Arbeitszeit- und Vergütungsregeln angepasst, Nacht- und Wochenendzuschläge lassen sich ebenso automatisch berechnen wie Bereitschafts- oder Schmutzzulagen und Reisekosten. Auch Ortungslösungen (GSM und GPS) sind verfügbar.

Über Schnittstellen können die vorkontierten Daten nach Datev, Excel oder jede andere Software exportiert werden. Zudem ist es möglich, beispielsweise eine vollautomatische Datenverarbeitung einzurichten, bei der Arbeitszeitbuchungen in Echtzeit in die ERP-Software übernommen werden. Andererseits können Auftragsstammdaten, Termine und viele ergänzende Informationen aus den ERP-Anwendungen in das virtic-System übernommen werden.

Welche Funktionen der Kunde wünscht und welche Sinn machen, klärt virtic vor der Einrichtung des Systems. Das Unternehmen schneidet die Anwendung auf Wunsch genau auf die Kundenbedürfnisse zu. Alternativ bietet virtic Branchenlösungen und Basispakete. Das System ist bereits ab einer Pauschale von 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat erhältlich. Hinzu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr ab 30 Euro.

Virtic GmbH

44139 Dortmund