In Sachen Zeiterfassung war es früher ein Problem, dass die Monteure des Allgäuer Küchenspezialisten Brauchle grenzüberschreitend im Einsatz sind. Die unterschiedlichen Tarifregelungen in der Schweiz, in Österreich und in Deutschland stellten die Verwaltung vor eine große Herausforderung. Heute dokumentieren die Außendienstler ihre Arbeitszeiten und -ergebnisse mit Smartphones und der mobilen Zeitwirtschaftslösung von Virtic.
Wenn die Straßen frei sind, benötigen die Monteure des Küchenspezialisten Brauchle weniger als eine Autostunde, um die Schweiz zu erreichen. Keine 30 Minuten sind es bis nach Österreich. Das Familienunternehmen aus Wangen im Allgäu ist auf den Handel mit Küchen und Möbeln spezialisiert. Eine eigene Außendienstflotte ist für den Aufbau zuständig – und steuert nahezu täglich die Nachbarstaaten im Dreiländereck an.
Nationale Tarife als Herausforderung bei der Zeiterfassung
Dass beim Verbuchen der Arbeitszeit unterschiedliche Tarife gelten – etwa in Sachen Mindestlohn oder Verpflegung –, stellte die Brauchle-Verwaltung früher vor eine große Herausforderung: Als die Außeneinsätze noch mit klassischen Stundenzetteln dokumentiert wurden, war die Anwendung der richtigen Tarifregelung extrem zeitaufwendig. Zudem waren die Angaben oft fehler- und lückenhaft, weil die Mitarbeiter im Laufe des Tages kaum die Zeit fanden, ihre Tätigkeiten unmittelbar zu dokumentieren.
Stundenzettel haben ausgedient
2013 entschied Geschäftsführer Wolfang Brauchle, der das 1957 gegründete Familienunternehmen in zweiter Generation führt, das mobile Zeitwirtschaftssystem Virtic einzuführen. Seither erfassen die Monteure ihre Arbeits-, Pausen- und Rüstzeiten simpel und minutengenau mit dem Smartphone – dank der vorinstallierten Virtic-App.
Die gebuchten Zeiten werden automatisch mit den zutreffenden Verrechnungssätzen bewertet und auf die entsprechende Kostenstelle gebucht. Eine webbasierte Nutzeroberfläche macht die Daten sofort verfügbar – je nach Berechtigung für die Lohnbuchhaltung, für Bau- und Projektleiter, Controller oder die Geschäftsführung. Vorgesetzte können somit die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter prüfen und freigeben oder kommentieren. Falls nötig, führt die Personalbuchhaltung Korrekturen durch und ergänzt Fehlzeiten.
Aktuelle Wechselkurse für die Buchhaltung
Anschließend berechnet das System die nötigen Buchungssätze auf Basis der gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Arbeitszeit-, Vergütungs- und Reisekostenbestimmungen. Sind die Monteure in der Schweiz im Einsatz, berücksichtigt es den tagesaktuellen Wechselkurs zwischen Franken und Euro. Zuletzt werden alle Arbeitszeitdaten aus der Virtic-Zeiterfassung in die Lohnbuchhaltungssoftware exportiert.
„Natürlich waren meine Monteure anfangs etwas skeptisch“, gibt Wolfgang Brauchle zu, schließlich biete das System den Vorgesetzten bessere Kontrollmöglichkeiten. „Heute sind jedoch alle vom System überzeugt.“ Neben der komfortablen Erfassungsmethodik biete Virtic nämlich weitere Vorteile: Auch die Mitarbeiter haben über das Internet jederzeit Zugriff auf ihr Stundenkonto. So schafft das System für beide Seiten Transparenz. Zudem können Verpflegungsmehraufwendungen dank Echtzeitdokumentation schon wenige Tage nach der Reise durch den Arbeitgeber beglichen werden – das dauerte früher oft mehrere Wochen.
Weiterer Nutzen durch Fotofunktion
Virtic verfügt auch über Anwendungen jenseits der Arbeitszeiterfassung: So integriert Brauchle derzeit die neue Fotofunktion, mit der Monteure den jeweils aktuellen Stand der Dinge dokumentieren können. Dies sei vor allem aus rechtlichen Gründen von Vorteil: „Das sichert uns im Streitfall ab, wenn ein Bauherr beispielsweise behauptet, wir seien für einen Schaden verantwortlich, der jedoch schon vor unserem Einsatz da war“, erklärt der Geschäftsführer. Bislang musste ein Mitarbeiter die Bilder von der Speicherkarte der Digitalkamera auf den Firmenrechner übertragen oder sie digital versenden und mit allen nötigen Angaben versehen. Mit der neuen Fotofunktion werden die Bilder sofort mit Metadaten (Zeitpunkt, Standort, aktuelle Baustelle und Mitarbeiter) auf den Server hochgeladen und dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Dieses Vorgehen erspart den Monteuren unnötige Arbeitsunterbrechungen und Dokumentationsaufwand.
Auch die Erstattung von Reisekosten und Spesen lässt sich mithilfe der neuen Funktion beschleunigen: Sind Mitarbeiter länger unterwegs, fotografieren sie ihre Belege ab und reichen die Originale später nach.
Weitere Reisekosten wie Fahrtkosten, Auslösen und Verpflegungsmehraufwände berechnet Virtic automatisiert. Somit kann der Arbeitgeber jederzeit auf umfassende Daten zugreifen. (nr/Quelle: Virtic)
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App statt Zettelwirtschaft
