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Vernetzte Werkstatt

Digitalisierung im Holzhandwerk
Vernetzte Werkstatt

Die Digitalisierung verspricht rationellere Arbeitsabläufe, Termin- und Kostensicherheit und mehr Produktivität. Auf dem Weg zur „vernetzten Werkstatt“ gibt es allerdings auch Hindernisse, deshalb sollte er gut geplant werden und schrittweise erfolgen.

Marian Behaneck

Für einige ist sie ein längst fälliger Technologiesprung, für andere ein rotes Tuch: Die Digitalisierung (auch „digitale Transformation“ oder „digitaler Wandel“) – ist inzwischen zu einem Trend geworden, dem sich kein Unternehmen entziehen kann. Doch die Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Hilfsmittel. Nur wenn man es richtig einsetzt, unterstützt es Prozesse und Abläufe in allen Bereichen optimal, erleichtert es die Kommunikation und sorgt dafür, dass Unternehmen sich besser auf ihre Kernkompetenzen fokussieren können.

Aktuelle Situation und Umfragen

IT-technisch sind viele Holzverarbeiter schon gut aufgestellt. Kaum eine andere Bausparte ist mit ERP-, MDE-, PPS-, CAD- oder CAM-Lösungen besser bestückt, als die holzverarbeitende Branche. Für viele Betriebe besteht aber noch Aufhol- und Optimierungsbedarf, weil mit Zollstock und Maßband aufgemessen, auf Rapportzetteln Arbeitszeiten dokumentiert oder Rechnungen auf Papier ausgedruckt werden. Mehrfacheingaben, Medienbrüche, Inkompatibilitäten zwischen unterschiedlichen Software-Werkzeugen oder mangelnde interne Absprachen bestimmen nach wie vor den Büro-, Werkstatt- und Baustellenalltag. Daraus resultieren unnötiger Mehraufwand, Planungs-, Fertigungs- und Montagefehler und in der Folge Termin- und Kostenüberschreitungen. Umfragen zufolge sehen zwei Drittel aller Handwerksbertriebe in der Digitalisierung durchaus eine Chance zur Verbesserung der Situation mit vielen Vorteilen, wie der Einsparung an Zeit und Kosten, optimierten Arbeitsabläufen, mehr Produktivität, Flexibilität, Termin- und Kostensicherheit und so weiter.

Digitalisierung nach Arbeitsbereichen

Die Digitalisierung umfasst inzwischen praktisch alle Arbeits- und Unternehmensbereiche, ist in den Unternehmen unterschiedlich weit vorangeschritten und bietet viele Vorteile und Möglichkeiten.

Akquisition und Präsentation

Potenzielle Kunden informieren sich häufig im Internet, bevor sie Kontakt mit einer Firma aufnehmen. Ein professioneller Webauftritt ermöglicht einen ersten, niedrigschwelligen Kundenkontakt. Auch soziale Medien werden zunehmend für die Kontaktaufnahme und den Austausch von Erfahrungen mit Unternehmen, Produkten und Dienstleistungen genutzt. Die Glaubwürdigkeit von Präsentationen im Internet mit attraktiven Praxisbeispielen und authentischen Kundenstimmen wird damit zu einem wichtigen Faktor der digitalen Kundenansprache. Auch der Online-Verkauf von Produkten und Dienstleistungen über Webshops gewinnt mit der Verbreitung von Produktkonfiguratoren an Bedeutung. Mit dem Einsatz virtueller oder erweiterter Realitäten (VR/AR/MR) werden Projektpräsentationen anschaulicher und Entscheidungsprozesse kürzer. In Realbilder eingeblendete digitale Informationen ermöglichen beispielsweise Kollisionskontrollen mit anderen Gewerken oder eine interaktive Präsentation der Treppenplanung für einen im Rohbau stehenden Bauherren.

Auftrags- und Kundenmanagement

Mit einer digitalen Auftragsverwaltung kann man die Bearbeitung von Kundenaufträgen optimieren und den Zeitaufwand minimieren. In der Regel in ERP-Programme eingebundene Funktionen zur Auftragsverwaltung unterstützen die Bearbeitung der Aufträge – von der Anbahnung über die Angebotserstellung bis zum Rechnungsversand und Mahnwesen. Nach der Eingabe der Auftragsdaten werden die Kosten und Deckungsbeiträge kalkuliert. Textvorlagen, Material- und Preisdatenbanken vereinfachen die Erstellung, den Versand und die Nachverfolgung von Angeboten. Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ermöglicht die Optimierung von Kundenbeziehungen. Ruft beispielsweise ein Kunde an, sieht der Handwerker dessen Anfragen, Angebote, E-Mails, Aufträge, Termine, Rechnungen oder Notizen, was Suchzeiten spart und Reaktionszeiten verkürzt. Man kann sich auch automatisiert beim Kunden saisonal oder anlassbezogen in Form von E-Mails oder Anschreiben melden. Das stärkt die Kundenbeziehung.

Kunden- und Mitarbeiterkommunikation

E-Mails sind in die Jahre gekommen. Deshalb sollte man auch die Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern an die Gewohnheiten einer heranwachsenden Generation anpassen. Über Messenger-Dienste, die inzwischen teilweise auch in ERP-Apps integriert sind (BM 03/2021: Aufträge to go), lassen sich Textnachrichten, Dokumente, Audio- oder Videodaten sowie Standortinformationen und Kontaktdaten plattformunabhängig online austauschen. Kunden schätzen die kurzen Reaktionszeiten und auch der Austausch mit Mitarbeitern und Projektbeteiligten wird direkter und einfacher. Ein- oder ausgehende Nachrichten werden Kunden, Aufträgen oder Tätigkeiten automatisch zugeordnet, der gesamte Chatverlauf wird dokumentiert, archiviert und Beteiligte können auf Kommunikations- und angehängte Auftragsdaten jederzeit zugreifen. Nachrichten oder Dokumente sind schnell auffindbar, sodass man Messenger-Daten auch als Nachweis, Datenbank und Archiv nutzen kann.

Angebotskalkulation und Aufmaß

Rund 70 % aller Holzverarbeiter setzen für die Angebotskalkulation Software ein, teilweise noch in Form einer Office-Tabellenkalkulation. In ERP-Programme integrierte Angebotskalkulationen haben den Vorteil, dass Kunden-, Auftrags-, Material- und Lohnkostendaten aus der integrierten Datenbank übernommen und daraus das Angebot halbautomatisch erstellt wird. Für Angebote, Rechnungen oder die Planung werden passende digitale Aufmaßlösungen offeriert. Mengen- oder raumorientierte Aufmaßprogramme, die Messdaten von Laser-Distanzmessgeräten digital übernehmen, dienen der Erfassung von Abmessungen, Flächen und Volumina mit nachvollziehbarem Rechenansatz. Das dreidimensionale geometrische Aufmaß lässt sich mit tachymetrischen 3D-Aufmaßsystemen oder 3D-Laserscannern erheblich vereinfachen und automatisieren (BM 04/2018: Punkt oder Wolke).

Planung und Fertigung

Branchenspezifisches, respektive in ERP-Programme integriertes CAD und CAM ermöglicht durchgängige Arbeitsabläufe – von der Auftragserfassung, Kalkulation und Angebotserstellung, über die Planung, Berechnung, Materialbestellung und Fertigung, bis zur Nachkalkulation und Abrechnung. Die dafür notwendigen Informationen lassen sich aus den digitalen Möbel-, Treppen- oder Fensterdaten ableiten: Angebote, Ansichten, Visualisierungen, Stück- und Bestelllisten, Kosten, Detail- und Montagepläne oder Rechnungen. Schnittstellen zur CNC-Fertigung, zu ERP-, PPS-, Materialwirtschaft- und Lagerverwaltungssystemen etc. sorgen für durchgängige Prozesse (BM 06/2019: Vom CAD zum CAM). Über 3D-Druckverfahren lassen sich aus dreidimensionalen CAD-Daten beispielsweise komplexe Sonderkonstruktionen oder nicht mehr erhältliche Ersatzteile herstellen (BM 09/2017: Schreiner machen Druck). Die modellorientierte Planungsmethode BIM ermöglicht automatisierte oder manuelle Kollisionsprüfungen, Kosten-, Massen-/Mengen- und Stücklistenberechnungen oder Bau- und Montageablaufsimulationen.

Lagerhaltung und Bestellwesen

Separate oder in ERP-Programme integrierte digitale Systeme für die Lagerorganisation und das Bestellwesen ermöglichen eine am tatsächlichen Materialverbrauch orientierte Lagerhaltung, damit eine Reduktion des Lagerbestands und eine Optimierung von Fertigungsprozessen. Dazu werden Lagerregale mit Materialetiketten samt Bar- oder QR-Code versehen, die den jeweiligen Artikel beschreiben sowie die Maximal- und Mindestmengen angeben. Sinkt die Materialstückzahl unter eine bestimmte Mindestmenge, wird der Artikel per Smartphone gescannt und an die Materialwirtschaft übertragen und die fehlenden Artikel geordert. Über eine Ampelfunktion kann man jederzeit nachvollziehen, welche Artikel bereits an den Bestellpool übertragen sind, bereits bestellt und geliefert sind oder noch ausstehen. Das macht Bestell- und Fertigungsprozesse transparenter und sicherer (BM 09/17: Das Lager der Zukunft).

Zeiterfassung, Termin- & Ressourcenplanung

Manuell erstellte Stunden- oder Rapportzettel verursachen viel Bearbeitungsaufwand und erschweren eine zeitnahe Rechnungsstellung und Auftragskontrolle. Die digitale Erfassung am PC oder Smartphone dokumentiert Zeiten und Tätigkeiten zeitnah, nachvollziehbar, präzise und eindeutig. Ungenaue oder unlautere Angaben werden vermieden, Fehler bei der Lohnabrechnung minimiert, Zeiten und Kosten gespart. (BM 03/2015: Zeit für die App?). Auch Ressourcen lassen sich in digitaler Form einfacher planen: Zeitliche Verschiebungen werden mit allen Folgeänderungen anhand von Balkengrafiken übersichtlich angezeigt. Werden Mitarbeiter, Maschinen, Geräte, Fahrzeuge oder Subunternehmen mit Vorgabezeiten und Terminen verknüpft, kann man zeitkritische Vorgänge schnell erkennen und gegensteuern (BM 04/2016: Immer schön flexibel bleiben).

Mitarbeiter- und Baustellenmanagement

Mit einer digitalen Einsatzplanung können auch kleine Betriebe ein größeres Arbeitspensum umsetzen und den Arbeitsalltag effizient gestalten. Werden Mitarbeiter, Arbeitsmittel und andere Ressourcen softwaregestützt verwaltet und die Kommunikation mit den auf der Baustelle oder beim Kunden befindlichen Mitarbeitern per App unterstützt, kann man auch auf kurzfristige Änderungen reagieren. Mithilfe von Dokumentations-Apps kann man Arbeiten, Mängel, Behinderungen oder den Montagefortschritt vor Ort fotografisch und textlich erfassen und sofort Kunden, Aufträgen, Baustellen und allen Beteiligten zuordnen, was die Erstellung von Bautagesberichten, Besprechungsprotokollen, Baustellendokumentationen oder Mängelberichten beschleunigt (BM 04/2017: Digitaler K(l)ick vor Ort). Digitale Arbeitsmittelverwaltungssysteme, sogenannte „Tool Tracker“, ermöglichen eine einfachere Verwaltung und eine effizientere Nutzung von Werkzeugen und Maschinen sowie einen Schutz vor Diebstahl (BM 05/2019: Werkzeuge verwalten).

Rechnungs- und Mahnwesen

Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Porto-, Druck- und Papierkosten, sie optimieren auch Arbeitsprozesse. Die Ausgangsrechnungen sind schneller beim Empfänger, da der manuelle Aufwand und der Postweg entfallen. Das verkürzt Zahlungseingangsfristen und verbessert die Unternehmensliquidität. Zunehmend wichtig ist auch eine Offene-Posten-Verwaltung, mit der unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnungen überwacht werden können. Überfällige Rechnungen werden automatisch in das Mahnwesen übernommen, wobei standardisierte Mahnschreiben unter Berücksichtigung von Mahnstufen und Mahngebühren automatisch erstellt werden (BM 10/2016: Ein digitales Zugpferd).

Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung

Unternehmen, die Gehalts- und Lohnabrechnungen intern erstellen, müssen arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen nachkommen. Auch bei der Datenerfassung, -übermittlung und -sicherheit sowie der -archivierung sind verbindliche Vorgaben und Verordnungen zu beachten, etwa die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Software für die Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung unterstützt Unternehmen dabei und sorgt für mehr Sicherheit. Sie bereitet die Unterlagen rechtskonform auf und überträgt sie aus der Buchhaltung digital an das Finanzamt oder den Steuerberater, was den Aufwand und Beratungskosten senkt.

Herausforderungen und Hürden

Abschreckend für viele Betriebe wirken Umfragen zufolge die Kosten der Digitalisierung, die Sorge um die IT- und Datensicherheit, die hohen Anforderungen an den Datenschutz, die fehlende Digitalkompetenz von Mitarbeitern oder eine unzureichende Internetversorgung. Knappe zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen erschweren gerade kleinen Betrieben die Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen. Fehlende Hochgeschwindigkeits-Datennetze insbesondere in ländlichen Bereichen sind ebenso ein Hemmschuh, wie eine mangelnde Aus- und Weiterbildung. Auch der Fachkräftemangel hemmt die Digitalisierung. Teilweise werden in den Betrieben auch veraltete oder „zusammengewürfelte“ Programme eingesetzt, was zu Schnittstellenproblemen, einer Doppelerfassung von Daten, Funktionsüberschneidungen etc. führt. Durch die zunehmende Vernetzung, die Einbindung mobiler Hardware und das mobile Arbeiten auch vom Homeoffice aus, sind IT-Systeme leichte Ziele für Cyberangriffe. Datenmissbrauch, Zerstörung von Daten und Hardware, Erpressung durch Ransomware etc. sind keine fiktiven Gefahren, sondern für eine zunehmende Anzahl auch kleiner und mittlerer Unternehmen inzwischen bittere Realität. Die IT-Sicherheit wird in den kommenden Jahren daher immer wichtiger. Die schnelle Kommunikation per Instant-Messaging und die Digitalisierung von Arbeitsabläufen beschleunigt aber auch Prozesse. Fragen beispielsweise Kunden Angebote per Messenger an, dann erwarten sie eine schnelle Antwort. Wer da nicht schnell reagiert, verärgert Kunden.

Fazit: die Digitalisierung hat viele Gesichter

Die Schreiner-/Tischlerbranche ist sehr individuell und die Geschäftsmodelle unterscheiden sich ebenso wie die Produkte und Dienstleistungen erheblich. Eine einheitliche Digitalisierungsstrategie „von der Stange“ kann es deshalb nicht geben. Sie muss auf das individuelle Geschäftsmodell abgestimmt sein. So wird beispielsweise das Thema E-Commerce nur jene Betriebe ansprechen, die kompakte, fertig montierte Produkte herstellen – etwa individuell konfigurierbare Tische. VR-Brillen werden nur jene begeistern, die sich auf die Bereiche Planung, Service und Montage spezialisiert haben. 3D-Laseraufmaßsysteme wiederum sind nur für Betriebe interessant, die sich beispielsweise auf den Küchen-, Treppen- oder Dachbodenausbau spezialisiert haben. Deshalb braucht jedes Unternehmen eine individuell zugeschnittene Digitalisierungsstrategie, die Besonderheiten des Unternehmens berücksichtigt.

In vielen Betrieben wird ERP-Software bereits eingesetzt, denn sie unterstützt mit branchenspezifischen Funktionen Holzverarbeiter in vielen Bereichen.
Foto: OS Datensysteme

Digitalisierung

Schritt für Schritt zum Erfolg

Die Digitalisierung umfasst inzwischen so viele Arbeits- und Unternehmensbereiche, dass sie nur schrittweise erfolgen kann:

1. Betriebsanalyse: Welche Fehler kommen häufig vor? Wo entstehen Medienbrüche? Wo gibt es noch Wissenslücken?

2. Zielvorgabe: Verbesserung von Produkten, Serviceleistungen, Reaktionszeiten. Fehlerquoten minimieren. Neue Kunden gewinnen.

3. Risiken: Welche Probleme können auftreten? Wie viel Zeit/Geld kann investiert werden? Wie viel Veränderung verträgt der Betrieb?

4. Prozessoptimierung: … durch das Weglassen, Zusammenlegen, Parallelisieren, Digitalisieren oder Automatisieren von Arbeitsschritten.

5. Projektplanung: Projektziel festlegen, Projektteam auswählen, Projektstrukturplan anlegen, Verantwortlichkeiten zuweisen.

6. Werkzeugauswahl: Soft- und Hardware sowie potenzielle Partner auswählen. Eventuell Berater mit Branchenkenntnissen hinzuziehen.

7. Umsetzung: Beginnen kann man z. B. mit einem attraktiven Webauftritt oder mit der digitalen Zeiterfassung.

8. Erfolgskontrolle: Auswirkungen und Erfolge möglichst zeitnah kontrollieren und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.


Digitalisierung

Digitale Transformation

Die digitale Transformation (auch „digitaler Wandel“ oder kurz „Digitalisierung“) steht für einen fortlaufenden, durch digitale Technologien angetriebenen technischen, strukturellen und organisatorischen Veränderungsprozess in Unternehmen. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen verspricht rationellere Arbeitsabläufe, eine bessere Kommunikation, mehr Flexibilität, Produktivität, Termin- und Kostensicherheit etc.

Förderungsmaßnahmen

Bund und Länder unterstützen die Digitalisierung im Handwerk mit verschiedenen Förderprogrammen. Zu den Fördermaßnahmen zählen Prämien für eine Digitalisierung und Meister-Lehrgänge oder Zuschüsse für Weiterbildungen. Eine tabellarische Übersicht finden Sie beispielsweise hier: www.hwk-stuttgart.de/downloads/uebersicht-foerderprogramme-digitalisierung-handwerk-und-kmu-67,709.pdf

Link- und Literaturtipps*

www.de.digital (Handwerk 4.0-Infos vom BMWi)

www.handwerkdigital.de (Digitalisierungs-Infos vom ZDH)

www.mittelstand-digital.de (Digitalisierung im Mittelstand)

www.wikipedia.de (Suche: Digitale Transformation etc.)

Fachverband Tischler NRW (Hrsg.): Digitalisierung im Tischlerhandwerk, Umfrage 2019, Ergebnisse und Analyse, Eigenverlag, Dortmund, Download: www.tischler.nrw/fileadmin/lv_nrw/file/innovation_technologie/2020-Auswertung_Digi-Umfrage.pdf

Heidrun Bichler-Ripfel, Mag. Viktoria Greiner: Handbuch Digitalisierung für Tischler, Institut für angewandte Gewerbeforschung Wien, 2018, Download: www.wko.at/branchen/gewerbe-handwerk/tischler-holzgestalter/handbuch-digitalisierung-fuer-tischler.pdf

Mittelstand 4.0-Agentur Prozesse (Hrsg.): Mobile Zeiterfassung in KMU, Eigenverlag, Chemnitz 2018, Download: www.mittelstand-digital.de/MD/Redaktion/DE/Publikationen/leitfaden-mobile-zeiterfassung-in-kmu.pdf?__blob=publicationFile&v=2

Veltkamp N., Schulte K.-S., ZDH/Bitkom (Hrsg.): Digitalisierung des Handwerks, Eigenverlag, Berlin 2020, Download: www.bitkom.org/sites/default/files/2020–03/200304_prasentation_digitaleshandwerk_final.pdf

* Auswahl, ohne Anspruch auf Vollständigkeit!


Der Autor

Dipl.-Ing. Marian Behaneck ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Software, Hardware und IT im Baubereich.


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