Digitaler Stundenzettel bietet Vorteile

Abschied von der Zettelwirtschaft

Sind Mitarbeiter häufig auf Montage, bietet eine mobile Zeiterfassung Vorteile. Doch die Vielfalt der Lösungen ist mittlerweile fast ebenso groß wie die Anzahl der Anbieter. Welche mobile Zeiterfassung zu welchem Unternehmen passt und worauf man achten sollte.

Autor: Marian Behaneck

I Personalkosten sind ein großer Kostenblock. Trotzdem wird häufig noch immer auf Zetteln mehr oder weniger präzise erfasst, wer, wie lange, wo und woran tätig war. Während Material, Maschinenzeiten und andere Sachkosten korrekt auf die einzelnen Projekte gebucht werden, bleibt eine präzise, projekt- und tätigkeitsbezogene Erfassung der Personalkosten oft auf der Strecke. Häufig werden die angefallenen Stunden kurz vor Feierabend, teilweise sogar erst vor dem Wochenende aus dem Gedächtnis zu Papier gebracht – entsprechend vage ist die Übereinstimmung mit den reellen Zeiten. Das gilt erst recht für die Erfassung außerhalb des Unternehmens angefallener Arbeitszeiten.

Analoger vs. digitaler Stundenzettel
Unleserliche, unpräzise oder nicht abgegebene Stunden- oder Rapportzettel verursachen einen erheblichen Nachforschungs-, Kontroll- und Bearbeitungsaufwand: Sie müssen ausgefüllt, eingesammelt, überprüft, eingetippt und Projekten zugeordnet werden. Fehlen Stundenzettel, sind sie unleserlich, fehlerhaft oder nicht plausibel, muss zeitraubend nachrecherchiert werden. Zwischen der Leistungserbringung und der Bereitstellung der Daten für die Buchführung können so unter Umständen mehrere Wochen vergehen. Das erschwert eine zeitnahe Rechnungsstellung und macht eine wirksame Projektkontrolle unmöglich.
Demgegenüber hat der „digitale Stundenzettel“ mehrere Vorteile: Weniger Erfassungsaufwand, zeitnahe Erfassungen, nachvollziehbare und minutengenaue Tätigkeitsnachweise, Minimierung von Übertragungsfehlern in die Lohn- oder Branchensoftware sowie eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis. Arbeitszeiten, Tätigkeiten und andere Daten werden nach einem vordefinierten Schema abgefragt. Danach werden die Daten entweder nach der Rückkehr vom Einsatzort per Docking-Station über eine Schnittstelle von der auswertenden Software eingelesen, per SMS direkt vom Einsatzort an das Zeiterfassungssystem versandt oder über eine mobile Internetverbindung online an den Firmen- Server übergeben.
Eine zeitnahe Datenübergabe ist etwa dann sinnvoll, wenn Montageteams mehrere Tage oder gar Wochen extern tätig sind. Dank zeitnaher Vor-Ort-Erfassung und vorgegebener Eingabeabfolge lassen sich Arbeitsaufwand, Kostenstellen und Kostenträger unmittelbar verknüpfen. Eingabefehler, Ungenauigkeiten oder Manipulationen sind dabei nahezu ausgeschlossen. Ist im System eine GPS-Lokalisierung integriert, sind beispielsweise Plausibilitätsprüfungen möglich. So lassen sich etwa Standortdaten automatisch mit der Adresse der Baustelle abgleichen, auf der sich der Mitarbeiter angemeldet hat.
Unlauteren Stundenabrechnungen wird so ein Riegel vorgeschoben, wodurch sich ein mobiles Zeiterfassungssystem schnell amortisieren kann: Schreibt ein Mitarbeiter beispielsweise täglich nur eine halbe Stunde zu viel auf, entstehen bei einem durchschnittlichen Lohnstundensatz nach einem Jahr bereits Mehrkosten von rund 5000 Euro. Das entspricht in etwa den Investitionskosten für ein mobiles Zeiterfassungssystem in einem Kleinbetrieb.
Zu den weiteren Vorteilen zählen Controlling-Optionen: Schon am folgenden Tag ist bei Bedarf die Kostensituation eines Projekts auswertbar. Auch für die Lohnbuchhaltung bricht eine „neue Zeitrechnung“ an: Liegen dank digitaler Technik alle erforderlichen Arbeitsnachweise zeitnah vor, ist eine termingerechte und korrekte Lohnabrechnung, respektive schnellere Rechnungslegung möglich. Auch komplexe Zulagen- und Provisionsberechnungen im Rahmen einer Prämienentlohnung werden damit einfacher. Unterschiedliche Tarifverträge oder individuelle Arbeitszeitmodelle können ebenso berücksichtigt werden. Bekommt jeder Mitarbeiter wöchentlich einen Ausdruck seiner erfassten Zeiten, verbessert sich die Lohntransparenz.
Was wird womit erfasst?
Neben den Arbeitszeiten (Kommt-/Geht, Beginn/Ende), abzüglich aller Pausen, erfasst die Auftragszeiterfassung auch Daten wie Projekt oder Kunde. Das ermöglicht eine projektbezogene Auswertung. Werden zusätzlich Tätigkeiten erfasst und diese mit den Zeiten verknüpft, kann man nicht nur feststellen, ob ein Auftrag die kalkulierte Zeit überschritten hat, sondern auch, in welchen Tätigkeitsbereichen. Nur so lassen sich Schwachstellen erkennen und nur so sind zeitnahe Korrekturen möglich. Je nach System werden darüber hinaus auch Betriebsdaten von Fahrzeugen, den GPS-Standort, Material, Massen/Mengen, teilweise auch Kommentare etc. erfasst. Grundsätzlich gilt, dass nur das erfasst werden sollte, was später auch ausgewertet wird. Schließlich steigt mit der Genauigkeit der Erfassung auch der Erfassungsaufwand und häufig notwendige Systemeingaben können den Arbeitsfluss hemmen. Eingegeben werden die Daten per Menüauswahl, Tastatur oder Barcode-Scanner. Identifizieren kann sich der Benutzer per PIN-Eingabe, Chipkarten-Leser, Barcode- oder Fingerprint-Scanner etc. Die Erfassungs-Hardware besteht entweder aus speziell für die mobile Datenerfassung entwickelten Eingabegeräten oder Standardgeräten wie Mobiltelefonen, Smartphones und zunehmend auch Tablet-PCs.
Jedes System zur Erfassung bzw. Identifikation hat seine Vor- und Nachteile. Spezielle Eingabegeräte sind robust und in der Regel sehr einfach bedienbar. Dafür müssen sie extra angeschafft werden, was Zusatzkosten, Verwaltungs- und Wartungsaufwand generiert. Ein Handy oder Smartphone hat heute nahezu jeder Mitarbeiter, so dass man sich die Kosten für die Eingabehardware sparen kann (vorausgesetzt, die Mitarbeiter sind mit der geschäftlichen Nutzung ihrer privaten Geräte einverstanden). Außerdem bieten Standardgeräte Zusatznutzen: eine Digitalkamera für Baustellenfotos, einen Internet-Zugriff für den E-Mail-Check, Online-Recherchen oder Informationsabfragen per QR-Code.
Angebotsvielfalt erschwert Auswahl
Rund 90 Anbieter allgemeiner und bau-/branchenspezifischer Lösungen listet das „Informationsportal für die mobile Zeiterfassung“ (www.mobile-zeiterfassung.info) auf. Die Bandbreite reicht von der einfachen Tabellenkalkulation, über die branchenübergreifende mobile Zeit-, Fahrzeugdaten- und Standorterfassung – bis hin zu branchenspezifischen Lösungen, bei denen das Modul „Mobile Zeiterfassung“ nur ein Teil einer umfassenden Zeitwirtschafts-, respektive ERP-Branchenlösung ist.
Die Systeme unterscheiden sich nicht nur in der Konzeption, sondern auch darin, wie erfasst wird, was erfasst wird, bzw. wie genau Zeiten und Tätigkeiten aufgenommen werden. Auch eine Anbindung an die Betriebsdatenerfassung (BDE), Zutrittskontrolle, die Mitarbeiter- und Fahrzeugortung etc. ist unterschiedlich. Deshalb ist die Aufstellung eines individuellen Anforderungsprofils wichtig. Je präziser man eigene aktuelle und möglichst auch künftige Anforderungen definieren kann, desto besser lässt sich die Anzahl der infrage kommenden Lösungen eingrenzen. Benötigt man beispielsweise auch die Standortdaten der Mitarbeiter, um sie wegeoptimiert an den nächsten Einsatzort zu schicken, ist eine GPS- und Kommunikationsfunktion erforderlich, die nicht alle Systeme bieten und die übrigens einer ausdrücklichen Einwilligung der Betroffenen bedarf. Bevor man sich entscheidet, sollte in jedem Fall zunächst geprüft werden, welches mobile Zeiterfassungssystem mit der aktuell im Betrieb eingesetzten Branchen- und Lohnsoftware am besten kommuniziert. Die meisten Anbieter von Branchenprogrammen für die Holz verarbeitende Branche offerieren mittlerweile eigene Zeitwirtschafts- bzw. mobile Zeiterfassungssysteme oder entsprechende Schnittstellen. Diese Lösungen sollte man bevorzugen, da sie funktionell und datentechnisch in die Branchensoftware am besten eingebunden sind. Separate Lösungen, die bei der Datenübergabe manuellen Nachbearbeitungsaufwand generieren, sollte man dagegen meiden.
Zu den weiteren Unterscheidungskriterien gehört auch das Softwarekonzept: Handelt es sich um eine auf speziellen mobilen Endgeräten lauffähige Kaufsoftware oder um eine webbasierte Mietsoftware? Während sich die einmaligen Investitionskosten pro Mitarbeiter zwischen 150 und 1500 Euro bewegen, beläuft sich die Miete auf etwa 5 bis 15 Euro/Monat (jeweils ohne Hardware). Eine nach der tatsächlichen Nutzung abgerechnete Software kann vorteilhaft sein, wenn sie nicht ständig im Einsatz ist. Auch ist ein Blick auf die Mehrfachlizenz-Rabattstaffelung sinnvoll.
Entwicklungen und Trends
Mit der zunehmenden Popularität von Smartphones und Tablet-PCs auch im geschäftlichen Bereich werden digitale Stundenzettel immer häufiger auch als mobile Applikation (App, siehe auch BM 10/11: Nützliches für iPhone & Co.) offeriert. Dabei gibt es aber Unterschiede: Während „native“ Apps für ein ganz bestimmtes mobiles Betriebssystem entwickelt wurden (Google Android oder Apple iOS), sind Web-Apps über einen beliebigen Webbrowser nutzbare plattform- und geräteunabhängige Internet-Anwendungen. Steht eine ausreichend stabile und schnelle mobile Internet-Verbindung zur Verfügung, merkt der Anwender kaum einen Unterschied.
Web-Apps haben unter anderem den Vorteil, dass man sie nicht installieren muss und dass sie auch ohne Updates stets up-to-date sind. Ist (zeitweise) keine Internetverbindung verfügbar, lassen sich Web-Apps (aber auch einige „native“ Apps) nicht oder nur eingeschränkt nutzen. Zeiterfassungs-Apps können etwa ihre Daten nicht unmittelbar an den Firmenserver senden, sodass fehlende Buchungen nachgetragen werden müssen.
Ein weiterer Trend ist die Einbindung der Zeiterfassung in mobile Komplettlösungen – etwa dem „Mobilen Auftrag“. Damit lassen sich Aufträge an Mitarbeiter versenden, vor Ort modifizieren, durch eine vom Kunden unterschriebene Arbeitszeit- und Tätigkeitsangabe sowie ein mobiles Aufmaß ergänzen und als fertig bearbeiteter Auftrag zurück an die Bürozentrale versenden, sodass unmittelbar die Rechnung gestellt werden kann. Auch funktionell abgespeckte Mobil-Versionen von ERP-Branchenprogrammen gibt es bereits. Diese können relevante Adressen- und Projektdaten, Angebote und Auftragsbestätigungen, Aufgaben, Termine und Ressourcen mobil zur Verfügung stellen, ermöglichen einen Daten- und Informationsaustausch mit dem Büroserver und erfassen neben Zeiten und Tätigkeiten auch Aufmaße, Materialbestellungen oder Nachträge vor Ort.
Fazit: Pro überwiegt Contra
Vor der Entscheidung für ein mobiles System sollte man Grundsatzfragen klären: Lohnt sich die mobile Zeiterfassung überhaupt? Schließlich kostet die Einführung nicht nur Geld, sondern auch Zeit (Einführung, Schulung, Bedienung, Pflege). Sind Mitarbeiter nur selten beim Kunden oder auf der Baustelle und müssen diese häufig wechselnde Tätigkeiten ausführen, wird die Erfassung einzelner Zeitabschnitte schnell zu aufwendig. Sind mehrere Mitarbeiter häufig (mindestens einen Tag pro Woche) an verschiedenen Standorten unterwegs und ist ein aufgabenteiliges Arbeiten möglich, hat die mobile Zeiterfassung gegenüber Stundenzetteln klare Vorteile. Eine erfolgreiche Einführung setzt allerdings eine vorbereitende Aufklärung voraus. Andernfalls können Mitarbeiter die Zeiterfassung schnell als Kontrolle empfinden. Vor Einführung sollten deshalb die Vorteile des digitalen Stundenzettels für Mitarbeiter vermittelt werden – allen voran die Verbesserung der Lohntransparenz und Lohngerechtigkeit. Außerdem sollte deutlich werden, dass eine effiziente Zeiterfassung die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und letztlich die Arbeitsplatzsicherheit jedes einzelnen Mitarbeiters festigt. I

Checkliste, weitere Infos, Produkte und Anbieter

Zusatzinfos zum Beitrag „Digitale Zeiterfassung“ in BM 6/2013

Checkliste für die Anschaffung bzw. Auswahl einer Zeiterfassungssoftware:
  • Softwarekonzept: Kaufsoftware, Mietsoftware, App, Web-App?
  • Einsatzbereiche: Zeiterfassung, Fahrzeugdaten, GPS-Standort, Material, Massen/Mengen, Aufmaße, Aufträge, Ressourcen, Büro/Unternehmensdaten, Sonstiges?
  • Erfasst werden: Beginn + Ende, Pausen, Aufträge, Tätigkeiten, Kostenstellen, Kostenträger, Sonstiges?
  • Datenübergabe: Docking-Station, SMS, E-Mail, Online?
  • Identifikation: PIN, Barcode, Chipkarte, Fingerprint, Sonstiges?
  • Hardware: spezielle Hardware, Handy, Smartphone, Tablet?
  • Auswertung: tabellarisch, grafisch, Schnittstelle zur Lohn-/Branchensoftware?
  • Preise: pro Gerät/Mitarbeiter (Software und ggf. Hardware)?
  • Mehrfachlizenz-Rabatt: Ja, Nein, Höhe Rabatt?
Weitere Infos
Produkte und Anbieter*
Hinweis: Teilweise handelt es sich um in Branchensoftware für Schreiner integrierte Lösungen.
*Auswahl, ohne Anspruch auf Vollständigkeit!

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