Intelligente Buchhaltungssoftware als Controllinginstrument

Alles im Blick

Schnelle Informationen sind die Basis, um einen Handwerksbetrieb erfolgreich zu führen. Korrekte Daten über Gewinn und Verlust schaffen Entscheidungssicherheit und beschleunigen die Umsetzung von Maßnahmen in der strategischen Ausrichtung. Angelika Benes

Nur mit verlässlichen und aktuellen Daten lassen sich zeitnah die richtigen Entscheidungen treffen. Auch in Schreinerbetrieben nimmt professionelle Finanzbuchhaltungssoftware (Fibu) einen immer größeren Stellenwert ein. Über die reinen Grundfunktionen hinaus – Kassenbuch, Belegverwaltung oder Übersicht der offenen Posten auf Kunden- und Lieferantenseite – lässt sich die Software als strategisches Steuerungsmittel einsetzen.

Wichtige Kennzahlen auf Knopfdruck
Eine optimale Software stellt die wichtigsten Kennzahlen am besten auf Knopfdruck zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise der Gewinn vor Steuern, Daten zum Umsatz und Zahlen zur Liquidität. So erhält die Geschäftsführung einen schnellen und bequemen Überblick über Stärken und Schwächen des eigenen Unternehmens.
Wichtig: Die Tools sollten nicht nur die momentane Situation analysieren, sondern auch künftige Entwicklungen einbeziehen. Erst dann sind sie ein nützliches Instrument zur Planung und Steuerung. Der Anwender weiß so immer, wo die Schreinerei steht und kann schnell handeln. Der zweite Vorteil besteht darin, dass die Auswertungen im Gespräch mit der Bank eine große Unterstützung darstellen können, beispielsweise bei Kreditverhandlungen.
Doch bevor die wichtigsten Kennzahlen in kompakter Form auf dem Papier stehen, müssen alle relevanten Daten erfasst werden. Die Herausforderung besteht darin, dass im Schreinerbetrieb viele Daten außerhalb der Fibu generiert werden. Wichtig ist daher, dass die Lösung über reibungslose Schnittstellen an bestehende Programme wie Lohn und Gehalt sowie an unterschiedliche Branchensoftware wie Warenwirtschaftssysteme angebunden werden kann.
Sinnvolle Funktionen sparen Zeit
Selbstverständlich unterstützt intelligente Fibu-Software aber auch bei gewöhnlichen Arbeitsabläufen und spart wertvolle Zeit: In den sogenannten Buchungsschablonen lassen sich alltägliche Geschäftsvorfälle hinterlegen. Dadurch gestaltet sich beispielsweise die Kontensuche sehr einfach. Mit nur einem Klick ist der passende Kontensatz aufgerufen. Während der laufenden Buchungen ist der aktuelle Konto- und Kassenstand zu erkennen. So ist immer ersichtlich, wo das Unternehmen aktuell steht. Auf alle Konten- und Kostensalden kann in Echtzeit zugegriffen werden. Und per Mausklick wird eine Budget- und Planwertübersicht je Kostenstelle oder Kostenträger abgerufen.
Bezahlen Kunden ihre Rechnungen nicht, kann dies gerade für kleine und mittelgroße Betriebe schnell negative Folgen haben: Die Liquidität ist gefährdet, die eigene Existenz bedroht. Ein effektives Mahnwesen und ein funktionierendes Forderungsmanagement verhindern den Ausfall von Forderungen und beugen so hohen Verlusten vor. Intelligente Fibu liefert hier wertvolle Unterstützung: Sie verfügt über ein ausgefeiltes Mahnwesen und übergibt Forderungen, die im betriebsinternen Mahnverfahren nicht bezahlt werden, direkt an spezialisierte Dienstleister (Inkassounternehmen) — ohne die sonst üblichen Kosten für Anmeldung oder Übermittlung. Zudem lassen sich Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte in Echtzeit einsehen und jederzeit der Inkassoverlauf aufrufen. Dadurch erhöhen sich Mahnerfolge und die Kundenbeziehung wird nicht strapaziert.
Zukunftsfähige Lösungen
Ständige Aktualisierungen sind natürlich ein Muss. Die Software sollte verpflichtende gesetzliche Neuerungen zeitnah umsetzen und das branchen- und behördenübergreifende elektronische Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) unterstützen. Es entspricht internationalen Anforderungen: Rechnungsdaten lassen sich als PDF-Datei übermitteln, umgehend auslesen und verarbeiten. Nachkontrollen reduzieren sich auf ein Minimum und Buchungsvorgänge werden insgesamt erheblich einfacher.
Dank ausgefeilter Controlling- und Reportinginstrumente entwickelt sich die „richtige“ IT-Lösung im Finanzbuchhaltungsbereich immer mehr zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Das gilt insbesondere auch für die kleinen und mittleren Unternehmen in der Schreinerbranche. Denn so können sie ihren Vorteil der kurzen Entscheidungswege bei immer aktuellem Informationsstand voll ausspielen.

Kriterien für die Auswahl von Fibu-Software

Checkliste

  • Gehört eine DATEV-Schnittstelle für den Import und Export der Daten für den Steuerberater zum Standard?
  • Ist ein flexibles Schnittstellenkonzept vorhanden? Es lässt die Integration in andere Branchensoftware zu.
  • Stehen intelligente Exportfunktionen in gängige Microsoft-Programme zur Verfügung? So können relevante Zahlen für das Controlling weiterverarbeitet werden.
  • Sind Inkasso-Schnittstellen bereits integriert? Das erleichtert das Mahnwesen.
  • Werden branchen- und behördenübergreifende elektronische Rechnungsformate der Zukunft wie ZUGFeRD bereits unterstützt?

  • Die Autorin
    Angelika Benes ist Geschäftsführerin der Syska GmbH, die seit mehr als 20 Jahren Software für das betriebliche Rechnungswesen entwickelt.

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