Branchensoftware unterstützt bei Kalkulation und Angebot

Auf die Verpackung kommt es (auch) an

Branchensoftware für die Kalkulation, Angebotserstellung und Nachverfolgung unterstützt den Handwerker gleich in mehrfacher Hinsicht. Doch sollen Angebote für Kunden auch wirklich attraktiv und für Unternehmer lukrativ sein, gilt es, einiges zu beachten. Wir sagen Ihnen, worauf es ankommt.

Autor: Marian Behaneck

I Wie viele Stunden verwenden Sie für die Kalkulation und Angebotserstellung – zu viele? Wie viele Aufträge resultieren daraus – zu wenige? Wer diese Fragen mit „Ja“ beantwortet, nutzt entweder nicht die Vorteile branchenspezifischer Software oder er hat nicht die richtige.

Schritt für Schritt zum Auftrag
Eine ausgeklügelte Strategie rund um die Kalkulation, Angebotserstellung und -verfolgung wird zu einem zunehmend wichtigen Faktor im Wettbewerb um Kunden und Aufträge. Neben Schnelligkeit zählt besonders auch der Auftritt: Von der Wahl der Angebotsmappe und Qualität des Briefpapiers bis hin zur Gestaltung des Angebots. Der erste Eindruck zählt: Beim Vorgespräch ist es ratsam, gut zuzuhören und den Bedarf abzuklären: Was will der Kunde? Was ist ihm besonders wichtig? Was will er nicht? Dabei sollte man stets freundlich und verbindlich auftreten und seinem Gegenüber deutlich machen: Deine Wünsche sind mir wichtig und ich bin an deinem Auftrag interessiert. Bei der Argumentation beachten: Der Kunde ist weniger am Produkt oder der Leistung als am Nutzen interessiert. Deshalb stellen Sie die Vorzüge in den Vordergrund. Beispiel: „Mit der neuen Haustür sparen Sie im Winter Energie und fühlen sich nachts sicher“.
Wenn möglich, sollte man schon aus Zeitgründen bereits beim Erstkontakt ein Aufmaß und möglichst auch Bestandsfotos erstellen.
Bei der Angebotserstellung ist es wichtig, den Material-, Personal- und Zeitbedarf möglichst präzise einzuschätzen und mit etwas Luft für eventuelle Rabatte, aber auch im Hinblick auf den Ausführungstermin und mögliche Verzögerungen zu kalkulieren.
Die Angebotsunterlagen sind eine Visitenkarte des Unternehmens, deshalb stets übersichtlich und attraktiv gestalten, d. h. beispielsweise: Geschäftspapier mit Firmenlogo und Kontaktdaten, einheitliche Schriftart, gut lesbare Schriftgröße, übersichtliche Strukturierung. Bilder sagen dem Kunden mehr als viel Text. Deshalb möglichst mit einer CAD-Skizze oder einer Fotomontage zeigen: So sehen die neuen Fenster, die neue Eingangstür oder das Wandregal später aus.
Transparenz schafft Vertrauen
Gliedern Sie Ihr Angebot übersichtlich, kennzeichnen Sie Alternativpositionen besonders und weisen Sie Lohn- und Materialkosten, Teilsummen etc. gegebenenfalls gesondert aus. Bonus oder Preisvorteil als Appetitanreger nicht vergessen: „Wenn Sie sich bis zum (…) entscheiden, erhalten Sie (…)“.
Danach Angebot auf Firmenpapier möglichst mit (Farb-)Laserdrucker ausdrucken und in einer Mappe mit Firmenlogo, alternativ einen hochwertigen Schnellhefter, stecken. Im Anschreiben gehen Sie am besten kurz auf vom Kunden geäußerte Wünsche ein und heben den Nutzen und die Besonderheiten des Angebots hervor.
Optimalerweise präsentieren Sie das Angebot zeitnah – innerhalb einer Woche nach Erstkontakt – und persönlich. So kann man es Punkt für Punkt mit dem Kunden durchsprechen, Vorteile und Besonderheiten hervorheben.
Bleiben Sie am Ball
Ohne eine systematische Angebots-Nachverfolgung verpufft der Aufwand für die Angebotserstellung wirkungslos. Schon am übernächsten Tag kann man deshalb telefonisch nachfragen, denn schließlich hat die Angebotserstellung Zeit und Geld gekostet und eine Antwort ist der Kunde schuldig. Beim Nachfassen kann man beispielsweise Fragen zur Einschätzung des Angebotes, zu den angebotenen Positionen oder zu den Preisvorstellungen stellen, um möglichst viele Informationen für eine spätere Auftragsverhandlung zu erhalten.
Zögert der Kunde mit der Auftragsvergabe, kann man beispielsweise eine Zusatzleistung in Aussicht stellen oder das Angebot mit einer günstigeren Materialalternative durchrechnen. Das geht am Rechner ganz fix. Auch aus einer Absage sollte man Nutzen ziehen. Deshalb haken Sie unbedingt nach und bringen die Gründe für die Absage in Erfahrung.
Digitale Kalkulation und Angebotserstellung
Kalkulation und Angebotserstellung gehören zu den Basisfunktionen von Branchenprogrammen. Grundlage für eine rationelle Kalkulation ist eine branchenspezifische, individuell erweiterbare Leistungs- und Materialdatenbank, inklusive aller für Kalkulation und Angebotserstellung relevanten technischen und kaufmännischen Informationen. Per Suchfunktion erhält der Anwender daraus zur jeweiligen Leistung passende Positionen, inklusive Kalkulation mit Listenpreis, Rabatt, Einkaufspreis und Montagezeit-Vorschlag.
Bei der Angebotserstellung wird der Anwender vom Branchenprogramm unterstützt und das Angebot schrittweise erstellt. Wurde eine Leistung bereits kalkuliert, zeigt die Software dies an und liefert detaillierte Informationen dazu. Vorhandene Titel und Positionen können sowohl innerhalb eines Angebotes als auch in ein neues Angebot kopiert werden. Alternativpositionen können mit einem Klick eingefügt und entsprechend gekennzeichnet werden. Auch Produktfotos oder Skizzen lassen sich schnell einfügen.
Schönheit ist nicht alles
Neben „Schönheit“ zählt auch Schnelligkeit. Auch hier sind Branchensoftware-Anwender im Vorteil, weil Funktionen und Automatismen, Textbausteine und Vorlagen die Angebotserstellung vereinfachen und beschleunigen. Parallel rechnet das Programm, sodass man sofort erkennt, ob man mit dem Angebot im grünen Bereich liegt oder nicht. Dabei werden Einkaufspreise und Aufschläge für Materialien und Arbeitsleistungen übersichtlich aufgelistet, Gewinnmargen in Prozent und Euro dargestellt. So sieht man auch, wie viel Gewinn an den einzelnen Positionen und am gesamten Auftrag erzielt werden kann.
Immer wiederkehrende Kalkulationen lassen sich, inklusive Beschreibungen, Abbildungen und Preisen abspeichern. Mit Hilfe dieser Vorlagen können auch umfangreiche Angebote in wenigen Minuten zusammengestellt und individuell angepasst werden.
Bei Preisverhandlungen kann man das Angebot einfach mit einer günstigeren Materialalternative durchrechnen und muss nicht über Nachlässe verhandeln. Wird das fertige Angebot ausgedruckt und persönlich überreicht, postalisch verschickt, gefaxt oder als PDF-Anhang per E-Mail versandt, setzt die Software diesen Vorgang automatisch auf die Wiedervorlageliste. Mit Hilfe der Angebotsnachverfolgung vergisst man nicht, nach ein paar Tagen nachzuhaken. Eine Angebotsstatistik listet die Anzahl, den Wert, den Ertrag oder den Status der Angebote auf. Hat man mehrere Angebote parallel laufen, erleichtert das die Angebotsverwaltung.
Mehr als Kalkulation und Angebot
Branchensoftware kann nicht nur kalkulieren und anbieten. So besteht über die Angebotserstellung hinaus die Möglichkeit, mit Informationen einen Arbeitsplan zu erstellen. Dazu werden alle ausführungsrelevanten Angebotsdaten zusammengestellt und in Form eines übersichtlichen Dokuments für die Mitarbeiter ausgedruckt. Daraus ist sofort ersichtlich, wieviel Zeit für die einzelnen Tätigkeiten eingeplant ist, die Materialliste unterstützt die Bestellung und Arbeitsvorbereitung.
Neben Rationalisierungsvorteilen bietet kaufmännische Branchensoftware auch Kontrollmöglichkeiten: Werden über eine konsequente Stunden- und Materialmitschreibung alle Stunden und Materialien den Aufträgen, respektive Positionen zugewiesen, hat man jederzeit den Überblick, ob Kalkulation und Realität übereinstimmen. Nachkalkulationen zeigen, ob die Angebotskalkulation stimmig ist, respektive wie groß die Abweichungen sind. Dieser schnelle Soll-/Ist-Vergleich ermöglicht einerseits ein rechtzeitiges Gegensteuern, andererseits gewinnt man eine größere Sicherheit bei künftigen Angebotsabgaben. I

Auf die Verpackung kommt es (auch) an

Zusatzinfos zum Beitrag:

Angebots-Tipps: So überzeugen Sie Kunden
  • Im Vorgespräch Kundenwünsche aufnehmen und parallel möglichst auch gleich (rechnergestützt) aufmessen und Digitalfotos machen.
  • Angebote realistisch und mit ausreichendem Sicherheitsaufschlag kalkulieren (falls erforderlich, erneut Ortstermin vereinbaren).
  • Im Anschreiben kurz auf vom Kunden geäußerte Wünsche eingehen, Nutzen und Besonderheiten des Angebots hervorheben.
  • Mit Hilfe einer Skizze oder Fotomontage (per Fotogestaltungs- oder CAD-Programm) zeigen: So sieht es später aus…
  • Angebotsunterlagen übersichtlich und attraktiv gestalten (Geschäftspapier mit Firmenlogo, einheitliche Schriftart, ggf. erläuternde Abbildungen etc.).
  • Alternativpositionen besonders kennzeichnen, Lohn- und Materialkosten, Teilsummen etc. ggf. gesondert ausweisen.
  • Alles drin?: Position, Menge, Leistungsbeschreibung, Einheitspreis, Gesamtpreis, Angebotssumme, Zahlungsbedingungen etc.
  • Bonus oder Preisvorteil als Appetitanreger nicht vergessen: „Wenn Sie sich bis zum … entscheiden, erhalten Sie …“.
  • – Angebot auf Firmenpapier möglichst mit (Farb-)Laserdrucker ausdrucken und in Firmenmappe oder Schnellhefter stecken.
  • Angebote möglichst zeitnah (spätestens nach einer Woche) und einer konkreten Person persönlich oder postalisch zustellen.
  • Nach ein paar Tagen nachhaken: Ist das Angebot eingetroffen? Gibt es noch Fragen? Wann kann man erneut anrufen?
  • Bei einer Absage nachhaken, um Gründe in Erfahrung zu bringen und es beim nächsten Mal besser machen zu können.

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