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Aufträge to go

BM-Marktspiegel: ERP-Apps
Aufträge to go

Auftragsdaten jederzeit abrufen, mit Mitarbeitern und Kunden unkompliziert kommunizieren, Projekte, Dokumente oder Ressourcen mobil managen – das versprechen ERP-Apps. Ein Vergleich zeigt, was sie aktuell können und was nicht. Marian Behaneck

Die Digitalisierung im Handwerk hat pandemiebedingt einen Schub erhalten. An vielen Stellen gibt es aber noch Medienbrüche: Aufmaße werden mit Zollstock, Bleistift und Papier erstellt, Angebote per Post versandt, Arbeitsanweisungen oder Arbeitszeiten werden auf Zetteln erfasst, Dokumente und Belege mal digital, mal analog abgelegt und so weiter. Das kostet Zeit, ist inkonsequent und fehlerbehaftet. Abhilfe versprechen ERP-Apps, die Kommunikations- und Cloud-Dienste mit den Basisfunktionen einer ERP-Branchensoftware verbinden.

Per Messenger kommunizieren

Mit Instant-Messaging- oder Messenger-Diensten lassen sich Textnachrichten, Dokumente, Audio- oder Videodaten sowie Standortinformationen und Kontaktdaten zwischen zwei oder mehr Teilnehmern plattformunabhängig online austauschen. Messenger-Dienste wie Whatsapp, Skype, Snapchat oder Telegram nutzen viele Holzwerker auch geschäftlich, weil sie den schnellen Nachrichtenaustausch per Chat und die kurze Reaktionszeit schätzen. Anfragen lassen sich blitzschnell klären, Projektbeteiligte zeitnah auf dem Laufenden halten, Fotos oder Videos, PDF-Pläne oder andere Dokumente unkompliziert austauschen. Messenger-Dienste vereinfachen den Kontakt zu und den Austausch mit Mitarbeitern und Kunden. Der Nachrichtenaustausch kann über sogenannte Channels (Kanäle) nach unterschiedlichen Themenbereichen strukturiert werden, etwa nach Kunden, Aufträgen oder Tätigkeiten. So sind ein- und ausgehende Informationen automatisch korrekt zugeordnet. Der gesamte Chatverlauf wird dokumentiert und archiviert und den Beteiligten stehen alle Projektdaten jederzeit zur Verfügung. Papierdokumente, wie Briefe oder Lieferscheine, werden einfach fotografiert und digital abgelegt. Über eine Suchfunktion sind Nachrichten oder Dokumente schnell auffindbar, sodass man die Messenger-Daten auch als Nachweis, Datenbank und Archiv nutzen kann.

In der Cloud arbeiten

Die „Cloud“ fasst alle über das Internet verfügbaren Dienste, Programme und Daten zusammen. Letztere werden nicht mehr auf der Festplatte des eigenen PCs abgelegt, sondern auf Datenservern im Internet. Das bietet den Vorteil eines plattform-, zeit- und ortsunabhängigen Zugriffs auf Programme, Dienstleistungen, Daten oder Speicherkapazitäten. Damit kann man über mobile Rechner unterwegs, von der Baustelle oder vom Kunden aus auf stets aktuelle Auftrags- oder Bürodaten zugreifen – sofern vor Ort eine ausreichend schnelle und stabile mobile Internetverbindung vorhanden ist. Um die Programm-Aktualisierung, Datensicherung und -archivierung kümmert sich der Anbieter. Besonders attraktiv sind cloudbasierende Lösungen für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, die an gemeinsamen Projekten arbeiten oder mit Mitarbeitern, die häufig alleine oder in Teams unterwegs sind. Diese können auch problemlos und ohne umständliche VPN- oder Remote-Zugriffe vom Homeoffice aus oder von unterwegs mitarbeiten. Auch die externe Kooperation wird einfacher, weil alle zugriffsberechtigten Partner auf derselben, aktuellen Datenbasis arbeiten und Änderungen für alle sofort sichtbar sind.

ERP-Apps nutzen Trends

ERP-Apps verbinden Cloud- und Messenger-Dienste mit bauspezifischen Funktionen, vereinfachen so die Abwicklung und Steuerung von Aufträgen und optimieren Betriebsabläufe. Dabei fokussieren sich die Apps auf unterschiedliche Bereiche. Während bei den Apps Das Programm, Edooli oder Openhandwerk neben der Kommunikation vor allem Büro- und Controlling-Funktionen im Vordergrund stehen, fokussieren sich Craftnote und Memomeister oder die in der Übersicht nicht enthaltenen Apps Digitale Plantafel und Meisterwerk eher auf die Dokumentation, das Dokumenten-, Mitarbeiter-, Zeit- und Ressourcenmanagement. Ergänzt werden die ERP-Funktionen teilweise durch eine Baustellen- und Mitarbeiter-Einsatzplanung, das Rechnungswesen, das Controlling oder das Dokumenten- (DMS) und Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Die Lösungen sind eist branchenübergreifend, sodass branchenspezifische Funktionen, Leistungs- und Artikeldatenbanken für Holzverarbeiter, Fenster-, Treppen- oder Messebauer fehlen. Letztere sind aber ein wichtiger Bestandteil umfassender Branchenprogramme, die über ERP-Basisfunktionen hinaus zahlreiche Funktionen und Module für die Kalkulation, Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, Kapazitätsplanung, Zuschnittoptimierung und CAD-Anbindung etc. bieten (BM 01/20: BM-Marktübersicht ERP-Branchensoftware).

Wichtig ist, dass Daten und Funktionen auch offline verfügbar sind, denn eine ausreichend stabile und schnelle mobile Internetverbindung ist unterwegs oder auf Baustellen nicht immer vorhanden. Das Preismodell ist unterschiedlich, einige Apps sind in der Basisversion kostenlos. Für Vollversionen liegen die Preise zwischen 6 und 35 Euro pro Mitarbeiter und Monat (ohne MwSt.). Achten sollte man darüber hinaus auf eventuelle Zusatzkosten für die Servernutzung oder Datenablage sowie auf Mindestvertragslaufzeiten oder Kündigungsfristen.

Wo Wolken sind, ist auch Schatten

Sensible Unternehmensdaten nicht mehr auf der eigenen Festplatte zu haben, sondern auf externen Servern, über die man keine Kontrolle hat – das ist nicht jedermanns Sache. Skeptiker sehen als größten Nachteil den Kontrollverlust über die eigenen Daten und die Abhängigkeit vom App-Anbieter.

Gegen die Cloud sprechen auch ganz banale Dinge: So vereiteln vor allem in ländlichen Regionen niedrige Datenübertragungsraten und die Stabilität mobiler Funknetze ein flüssiges, störungsfreies mobiles Arbeiten. Hinzu kommt, dass kein Anbieter (dazu zählen auch Internet-Provider) eine 100-prozentige Verfügbarkeit gewährleisten kann. Auch aus rechtlicher Sicht ist einiges zu bedenken: So dürfen personenbezogene Daten nach europäischen Datenschutzbestimmungen (DSGVO) nicht die EU-Grenzen verlassen. Einige App-Anbieter geben immerhin an, Daten und Verbindungen zu verschlüsseln und die Daten ihrer Kunden ausschließlich auf deutschen Datenservern zu speichern. Tücken können auch Cloud-Verträge haben: So ist nicht immer klar, welche Konsequenzen es hat, wenn der Vertrag ausläuft oder gekündigt wird. Auch ein Anbieterwechsel ist aus technischer Sicht nicht unproblematisch.

Fazit: Mobile Technik mit Fragezeichen

ERP-Apps für Handwerker vereinfachen und beschleunigen Prozesse. Das setzt aber auch kurze Reaktionszeiten voraus, denn wer Angebote per Messenger anfragt, erwartet eine schnelle Antwort. Auch die Cloud-Technik muss noch Hürden nehmen – psychologisch wie technisch. Wer seinen Server samt Büro- und Projektdaten bei sich stehen hat, anstatt irgendwo im weltweiten Datennetz, hat ein besseres Gefühl. Anwender herkömmlicher PC- respektive Client-Server-Software sind noch skeptisch. Vielleicht etabliert sich die neue Technik aber auch ganz von alleine mit der jungen Anwendergeneration, die geschäftliche Daten ebenso selbstverständlich dem Netz anvertraut, wie sie es mit privaten Daten in sozialen Netzwerken tut.


DSGVO

ERP-Apps und Datenschutz

Wer Instant Messenger auf dem Dienst-Smartphone nutzt, kann gegen die DSGVO verstoßen und riskiert empfindliche Strafen. Viele Messenger greifen nämlich auf die Smartphone-Kontaktdaten der Nutzer zu. Das ist gemäß DSGVO nur dann erlaubt, wenn dem alle Beteiligten zustimmen. Handwerker sollten deshalb von allen Kunden und Kollegen diese Zustimmung schriftlich einholen. Oder man verwendet die Kommunikationsfunktionen der hier vorgestellten ERP-Apps, denn diese setzen auf eine DSGVO-konforme Technik. Zusätzlich sollte man mit dem Anbieter einen so genannten Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Darin verpflichtet er sich zu einem DSGVO-konformen Umgang mit Anwenderdaten.


Tabellarischer Marktspiegel zum Download

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Der Autor

Dipl.-Ing. Marian Behaneck ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Software, Hardware und IT im Baubereich.


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