Datensicherung: Handeln, ehe es zu spät ist

Den Daten-GAU vermeiden

Wie Untersuchungen zeigen, sichert nur etwa die Hälfte aller Unternehmen Computerdaten regelmäßig. Die andere Hälfte spielt Daten-Roulette. Das kann die Existenz von Unternehmen gefährden.

von Marian Behaneck

Computerdaten sind nicht unverwüstlich. Ein kurzzeitiger Stromausfall oder starke elektromagnetische Felder können sie schnell ruinieren. Das versehentliche Löschen oder Überschreiben von Dateien sind weitere „Daten-GAU-Klassiker“. Diebstahl, Brand-, Blitz- oder Wasserschäden sind eher Ausnahmen – ausschließen kann man auch sie nicht. Computer-Viren und Hacker sind weitere Gefahrenquellen. Wie wichtig es ist, das eigene Unternehmen vor Datenverlust zu schützen, erkennt man häufig erst, wenn der Schaden bereits eingetreten ist. Wer dadurch bedingte Mehrarbeit, Zeit- und Umsatzverluste schon einmal erlebt hat, nimmt das Thema Datensicherung (engl. Backup) nie wieder auf die leichte Schulter, denn davon kann die Unternehmensexistenz abhängen.

Welche Backup-Strategien gibt es?

Ähnlich wie bei einer Versicherung, muss man auch beim Backup einen Kompromiss zwischen Sicherheit, Aufwand und Kosten finden. Deshalb sollte man sich eine kluge Sicherungsstrategie überlegen. Bei der vollständigen Sicherung aller Daten (Komplett- oder Voll-Backup) wird ein Abbild des Datenspeichers auf dem Sicherungsmedium erzeugt. So lässt sich der ursprüngliche Zustand sofort wiederherstellen, allerdings ist die Komplettsicherung zeitaufwendig und die Sicherungsmedien müssen über ein großes Speichervolumen verfügen.

Beim inkrementellen Backup werden nur seit dem letzten Sicherungsvorgang hinzugekommene oder veränderte Dateien gesichert. Sowohl der Zeit- als auch Platzbedarf ist geringer. Dafür dauert der Restaurierungsvorgang länger, weil bei Totalverlust zunächst das Voll-Backup, anschließend alle inkrementellen Backups eingespielt werden müssen. Dabei kann schnell etwas schief gehen.

Besser ist das differenzielle Backup, bei dem stets alle Änderungen seit dem letzten Voll-Backup archiviert werden. Die Praxis erschwert jedoch häufig die Umsetzung obiger Backup-Strategien. Befinden sich etwa Daten zu einem bestimmten Projekt ungeordnet auf verschiedenen Sicherungsmedien, ist eine schnelle Daten-Wiederherstellung umständlich. Deshalb sollte man Daten zusätzlich projektbezogen sichern (projektbezogenes Backup).

Was sollte man sichern – und wie oft?

Gesichert werden sollten prinzipiell alle Daten, die auf allen Büro-Servern (Netzwerk-Zentralrechner) und Arbeitsplatzrechnern, aber auch mobilen Endgeräten (Note-/Netbooks, Tablet-PCs, Smartphones etc.), Digitalkameras etc. gespeichert sind. Dazu gehören neben allen Arbeitsdaten von Anwendungsprogrammen, Datenbanken oder E-Mails auch Programm- und Systemdaten. Bis nämlich ein PC so eingerichtet ist, wie er einmal war, braucht es Zeit: Das Betriebssystem und alle Anwendungsprogramme müssen installiert/konfiguriert, alle Programm-, System- und Layouteinstellungen vorgenommen oder Stammdaten eingepflegt werden und so weiter. Deshalb ist ein System-Backup ebenso wichtig wie das regelmäßige Sichern von Projektdaten. Im Ernstfall muss dann nur noch das Festplatten-Abbild (Image) eingespielt werden, sodass anschließend sofort weitergearbeitet werden kann, ohne das System neu einrichten zu müssen.

Wie häufig gesichert werden sollte, hängt vom Datenaufkommen pro Arbeitstag, von der Wichtigkeit der Daten, vom Rekonstruktionsaufwand etc. ab. In der Praxis hat sich folgendes Schema bewährt (siehe auch Grafik Seite 54): Auf insgesamt drei Sätzen von je vier Sicherungsmedien werden die Daten täglich, wöchentlich und monatlich gesichert. Jedes Medium ist beschriftet und mit einem Namen formatiert (z. B. „Montag“ bis „Donnerstag“, der Freitag ist ein Sonderfall). Bei der inkrementellen/differenziellen Tagessicherung wird das Sicherungsmedium morgens neu eingelegt, der Sicherungsvorgang z. B. ab 24 Uhr automatisch gestartet. Über den Zeitraum von einer Woche entsteht so von Montag bis Donnerstag eine Sicherung. Freitags werden Komplett-Backups erstellt. Diese sollten, mit einem Schreibschutz versehen, über vier Wochen gesondert aufbewahrt werden – sie stellen die Wochensicherungen dar. Davon wird die letzte Wochensicherung als Monats-Backup, am besten extern sicher aufbewahrt. Innerhalb eines Jahres sollten vier Komplett-Backups pro Quartal (oder zwölf pro Monat) aufbewahrt werden. Im Ernstfall müssen dann nur die letzte Komplettsicherung und nacheinander die Tagessicherungen der aktuellen Woche zurückgespielt werden.

Welche Sicherungsmedien gibt es?

In den letzten Jahren sind Festplatten immer preiswerter geworden – bei deutlich gestiegenen Speicherkapazitäten bis zu mehreren Terabyte. Sie haben sich sowohl als wichtigste Sicherungsmedien für Einzelarbeitsplätze als auch in Netzwerken etabliert. Während sich kompakte USB-Wechselfestplatten vor allem für die Sicherung von Einzelarbeitsplätzen oder den Datentransport eignen, ermöglichen Netzwerk- oder NAS-Festplatten (Network Attached Storage) einen Zugriff aller angeschlossenen Rechner, ohne einen separaten PC oder Server zu benötigen.

Die optisch lesbaren und damit keinem mechanischen Verschleiß unterliegenden CD-ROMs und DVDs eignen sich neben der projektbezogenen, längerfristigen Datensicherung und -archivierung auch für den Datenaustausch. Allerdings verfügen sie mit 650 bis 879 MB bzw. 4,7 bis 17 GB über eine begrenzte Speicherkapazität.

Flash-Speicher wie USB-Speichersticks oder SD-/Mirco-SD-Karten sind bis zu 100 000-mal schreib-/lesbar und verfügen über eine Speicherkapazität von bis zu einem Terabyte. Für den Datentransport und -austausch sind sie gut, für die Datensicherung nur eingeschränkt geeignet, da sie anfällig für Schreib- oder Lesedefekte sind.

Bei der Online-Datensicherung werden die Daten auf externen Servern in besonders gesicherten Rechenzentren aufbewahrt, sodass der Anwender keine eigenen Datenspeicher vorhalten muss. Alles was er braucht, ist ein möglichst schneller Internetzugang und ein kostenfreies, bei größeren Datenmengen und unbegrenzter Sicherungsdauer kostenpflichtiges Konto bei einem Backup-Dienstleister. Nachteilig ist, dass man keine absolute Sicherheit darüber hat, wo die Daten gespeichert werden und ob nicht Dritte zugreifen können.

Welche Sicherungsmedien sollte man wählen?

Die Preise für obige Datensicherungsmedien liegen in Euro pro gesichertem Gigabyte derzeit bei 0,05 bis 0,025 (Wechselfestplatte), 0,6 bis 1,2 (CD-ROM/DVD), 0,2 bis 1,5 (USB-Speicherstick) und 0,05 bis 0,075 pro Monat (Online-Backup). Das sollte jedoch kein alleiniges Auswahlkriterium sein. Wichtig ist auch, welche Zusatzanforderungen zu erfüllen sind. Reine Sicherungsmedien müssen vor allem zuverlässig und einfach bedienbar sein. USB-Wechselfestplatten erfüllen diese Anforderungen. Sie werden einfach wie ein zusätzliches Laufwerk angesprochen, setzen keine spezielle Software zum Schreiben/Lesen und teilweise keine eigene Stromversorgung voraus. Wer mit demselben Medium Daten zugleich transportieren und austauschen will, greift zum USB-Speicherstick. Magnetbänder, CD-ROMs und DVDs sind derzeit die besten Archivierungsmedien.

Stichwort Datenarchivierung: Hier ist bei allen Speichermedien Vorsicht geboten, denn Langzeiterfahrungen liegen kaum vor, sodass folgende Zeitangaben auf Schätzungen beruhen: Die Lebensdauer reicht von maximal 10 Jahren für USB-Speichersticks und Festplatten sowie 10 bis 30 Jahren für Magnetbänder und optische Speicher.

Bei der Datenarchivierung müssen zusätzlich die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachtet werden. So müssen etwa Archivsysteme revisionssicher sein – das heißt, steuerlich relevante Daten müssen im Rahmen der Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sein. Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. hat hierzu den Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD“ herausgegeben (Download: www.bitkom.org, Suche: Elektronische Archivierung).

Welche Backup-Software verwenden?

Prinzipiell lassen sich Dateien auch mit gewöhnlichen Betriebssystem-Funktionen „Kopieren“ und „Einfügen“ sichern. Werden jedoch spezielle Speichermedien eingesetzt (z.B. Magnetbänder), müssen die Daten platzsparend komprimiert, auf mehrere Datenträger verteilt, inkrementell, differenziell oder projektbezogen gesichert werden, ist man auf spezielle Backup-Software angewiesen. Unterschieden wird zwischen Hardware-spezifischen und Hardware-unabhängigen Lösungen.

Backup-Programme, die nicht an ein spezielles Laufwerk oder Medium gebunden sind, haben den Vorteil, dass sie auch bei einem Hardware-Wechsel oder Ausbau einsatzfähig bleiben. Auch Branchenprogramme mit integriertem Dokumentmanagement-Modul (DMS) zur Bewältigung der täglichen Datenflut (BM 06/15: Der Infoflut Paroli bieten) verfügen teilweise über integrierte Backup- und Archivierungsfunktionen.

Damit beim Wiederherstellen nichts schief geht, vergleichen Backup-Programme gesicherte Dateien Bit für Bit mit dem Inhalt der Festplatte und listen eventuelle Differenzen auf. Ganz wichtig: Ob ein problemloser Zugriff auf gesicherte Daten im Fall der Fälle auch tatsächlich möglich ist, sollte regelmäßig geprüft werden, insbesondere bei neuer Backup-Software oder Hardware und bei aktivierter Komprimierungs-Funktion, denn beim Wiederherstellen oder Dekomprimieren können Fehler auftreten. Nach der Restaurierung sollte man die Daten zusätzlich zur Kontrolle im jeweiligen Anwendungsprogramm laden.

Was tun im Schadensfall?

Es ist zwar leicht gesagt, aber das Beste, was man bei Datenverlust tun kann ist: Ruhe bewahren! Sind Dateien durch einen versehentlichen Löschbefehl verlorengegangen, so kann man diese in den meisten Fällen durch Öffnen des Papierkorbs oder entsprechende Hilfsprogramme (FreeUndelete, Undelete Plus etc.) wiederherstellen.

In allen anderen Fällen (Systemfehler, Virenbefall, durch äußere Einflüsse verursachte Schäden) sollte man am besten das System herunterfahren oder – wenn das nicht geht – den Netzschalter betätigen oder den Netzstecker ziehen. Danach kann man sich an ein regionales EDV-Systemhaus oder spezielle, auf die Datenrettung spezialisierte Service-Anbieter wenden (siehe: www.datenrettung-infoportal.de und Anbieter, Rubrik „Preise“).


Weitere Infos und Anbieter*

Hier werden Sie fündig

Zusatzinformationen: www.bsi-fuer-buerger.de (Rubrik: Datensicherung), www.datenrettung-infoportal.de, www.wikipedia.de (Stichworte: Datensicherung, Online-Datensicherung, Datenspeicher, Datenwiederherstellung etc.)

Hardware: www.cnmemory.de, www.freecom.de, www.lenovo.com/de, www.netapp.com/de, www.seagate.com, www.tandbergdata.com, www.teac.de, www.verbatim-europe.com

Software: www.ascomp.de, www.netapp.com/de, www.novastor.de, www.symantec.de, www.z-dbackup.de

Online-Backup: drive.google.com, www.strato.de/online-speicher, www.icloud.com, one.ubuntu.com, skydrive.live.com, www.dropbox.com

Datenrettung: www.cbltech.de, www.convar.de, www.datenrettung.net, www.hddlab.de, www.krollontrack.de, www.xdatenrettung.de

* Auswahl, ohne Anspruch auf Vollständigkeit


Backup-Tipps

So gehen Sie auf Nummer sicher

Wie wichtig es ist, das eigene Unternehmen vor Datenverlust zu schützen, erkennt man häufig erst, wenn der Schaden bereits eingetreten ist. Wer das Thema Datensicherung (engl. Backup) konstruktiv und effektiv angehen will, sollte folgende Schritte beachten:

1. Institutionalisieren Sie die Datensicherung entsprechend eines individuellen Sicherungsplans: Was wird wann, wie und von wem gesichert?

2. Automatisieren Sie den Sicherungs-Vorgang, da manuelle Backups vergessen werden können und fehleranfällig sind.

3. Benennen Sie – sofern möglich – im Unternehmen einen (oder mehrere) für die Datensicherung verantwortliche Mitarbeiter.

4. Wählen Sie das passende Medium: Für Voll- und inkrementelle/differenzielle oder projektbezogene Backups eignen sich Wechselfestplatten, bei kleineren Datenmengen auch CDs und DVDs.

5. Daten vor dem Sichern möglichst nicht packen, da beim Komprimieren/Dekomprimieren Fehler passieren können.

6. Bewahren Sie einen aktuellen schreibgeschützten Datensicherungs-Satz zusätzlich extern auf (Tresor, Bankschließfach etc.).

7. Führen Sie regelmäßig Restaurierungsversuche und Speichermedien-Tests durch, am besten auf einem eigens dafür vorgesehenen PC.

8. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Backup-Strategie und passen Sie sie wenn nötig an. (Wurden Daten vollständig und fehlerfrei gesichert und wiederhergestellt? Ist das Speichermedium noch aktuell? etc.)

9. Legen Sie sich für den Ernstfall einen Notfallplan zurecht und suchen Sie rechtzeitig eine Anlaufstelle (siehe auch „Weitere Infos“).

10. Nutzen Sie Online-Datenspeicher nicht für streng vertrauliche Daten oder verschlüsseln Sie diese vor der Übertragung.


Der Autor

Dipl.-Ing. Marian Behaneck ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Software, Hardware und IT im Baubereich.