Mensch und Maschine optimal einsetzen

Immer schön flexibel bleiben

Die eigenen Ressourcen optimal nutzen und organisatorische Probleme vermeiden – das ist bei mehreren Aufträgen und Mitarbeitern nicht immer einfach. Spezielle Software unterstützt den optimalen Einsatz und reibungslose Abläufe. Marian Behaneck

I Organisationstalent und vorausschauende Planung sind gefordert, wenn Sie Mitarbeiter, Maschinen und Fahrzeuge optimal einsetzen wollen. Bei der täglichen Entscheidung, wer, wann, was, wo und womit tut, müssen Lieferzeiten, Mitarbeiterfähigkeiten, vorausgehende und nachfolgende Arbeiten sowie Kundenwünsche, Urlaubszeiten und vieles mehr berücksichtigt werden.

Muss man Mitarbeiter von einem Auftrag abziehen, weil es an anderer Stelle zeitlich eng wird, hat das weitreichende Konsequenzen. Diese lassen sich nicht immer ohne weiteres überblicken. Die Abhängigkeiten sind vielschichtig und Änderungen an einer Stelle können eine ganze Reihe an Folgeänderungen in anderen Bereichen nach sich ziehen.
Ähnlich verhält es sich mit Werkzeugen und Maschinen sowie Fahrzeugen und Fertigungsräumen: Auch diese teilweise sehr kostenintensiven Unternehmensressourcen müssen optimal ausgelastet werden. Vorteilhaft ist die Ressourcenplanung auch aus Kundensicht, weil das Unternehmen Termine besser einhalten und auf kurzfristige Wünsche flexibler reagieren kann.
Von der analogen zur digitalen Plantafel
In den meisten Unternehmen sind noch immer Plantafeln verbreitet, auf denen man Ressourcen so lange hin- und herschiebt, bis es „passt“. Doch analoge Magnet- oder Stecktafeln berücksichtigen weder Fehlzeiten noch gegenseitige Abhängigkeiten. Standardprogramme wie Excel wiederum sind nicht mit der im Unternehmen eingesetzten Branchensoftware verknüpft, weshalb Daten mehrfach eingegeben werden müssen.
Mit speziellen digitalen Ressourcenplanern lassen sich Mitarbeiter, Maschinen und andere Ressourcen wie gewohnt den Aufträgen und Aufgaben im zeitlichen Ablauf gegenüberstellen und mit farbigen Balkengrafiken visualisieren. Anders als bei Magnet- und Stecktafeln funktioniert jedoch vieles automatisch. So ist eine Verschiebung mit allen Folgeänderungen per Mausklick erledigt. In Branchenprogramme eingebundene, digitale Ressourcenplaner bieten zusätzliche Vorteile: Sie können auf alle Stamm-, Zeitwirtschaft-, Auftrags- und Artikeldaten zurückgreifen. Werden diese Mitarbeitern, Maschinen, Geräten, Fahrzeugen, Arbeitsplätzen, Abteilungen oder Subunternehmen zugeordnet und mit Vorgabezeiten und Terminen verknüpft, erhält man schnell Antworten auf wichtige Fragen: Wann muss das Material bestellt werden? Wann ist der Auftrag an der Plattensäge, am Bearbeitungszentrum, im Bankraum, in der Oberflächenbehandlung und in der Montage? Welcher Vorgang ist besonders zeitkritisch? Welcher Mitarbeiter und welche Maschine ist wann wieder verfügbar?
Wenn die in den Stammdaten hinterlegten Stundenvorgaben mit den bereits verplanten Stunden abgeglichen werden, treten Engpässe oder freie Kapazitäten schnell zutage. Werden tatsächlich benötigte Zeiten kontinuierlich eingepflegt, erhält man zudem einen ständigen Überblick über Soll- und Ist-Stände, was ein korrigierendes Eingreifen ermöglicht. Ein automatischer Datenabgleich mit der Auftragsverwaltung oder Zeitwirtschaft reduziert den Aktualisierungsaufwand und sorgt dafür, dass das System auf Veränderungen wie neue Aufträge oder fehlende Mitarbeiter automatisch reagiert. Ressourcenplaner ermöglichen auch Planspiele, um aus mehreren Varianten die beste Lösung zu wählen. Sind die Kosten für Vorgänge im Programm hinterlegt, lassen sich die Varianten auch unter dem Kostenaspekt bewerten. Und wenn sich mit den einzelnen Vorgängen Notizen, Dokumente, Protokolle, Pläne und Fotos verknüpfen lassen, kann die komplette Projekthistorie lückenlos dokumentiert werden.
Ressourcenplanung per Mausklick?
Ressourcenpläne dienen der zeitabhängigen Ressourcenübersicht, der Ermittlung von Terminen, möglichen Engpässen und Leerlaufzeiten. Sie zeigen auf, wo Handlungsbedarf in Form von Terminoptimierungen, Kapazitätserhöhungen oder Ablaufänderungen besteht. Als Ressourcen können Kostenstellen, Mitarbeiter, Maschinen, Fahrzeuge, Räume, Subunternehmen oder beliebige andere Produktionsmittel definiert werden, wobei unterschiedliche Einschränkungen und Abhängigkeiten zu berücksichtigen sind: Urlaubs- und Feiertage, Fähigkeiten, Wartungstermine oder Raumgrößen und anderes mehr.
Grundlage jeder Ressourcenplanung ist ein Kalender, in dem sowohl Feiertagsregelungen der verschiedenen Bundesländer als auch besondere Arbeitszeitregelungen wie Schichtarbeit, die Arbeit an Samstagen oder flexible Arbeitszeitmodelle integriert sind. Die einzelnen Tätigkeiten werden als verschiedenfarbige Balken in einem Gantt-Diagramm (auch „Balkenplan“ genannt) angezeigt. Um den Eingabeaufwand zu reduzieren, bieten digitale Ressourcen- und Kapazitätsplaner diverse Automatismen. Die Software erkennt etwa alle vom Anwender definierten Parameter einer Ressource, so dass unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Auszubildende, Teilzeitkräfte oder Fehlzeiten bei der Berechnung berücksichtigt werden.
Eine Grobplanung lässt sich damit schon mit wenigen Eingaben generieren: Auftrags- und Zeitdaten werden per Mausklick direkt an die Kapazitätsplanung übergeben, worauf die Software automatisch einen Balkenplan erstellt, der von der Materialbestellung bis zur Montage alle wichtigen Eckdaten enthält. Grüne Balkenfelder zeigen eine optimale Tagesplanung, weiße zeigen noch verfügbare Kapazitäten, rote Bereiche warnen vor Engpässen. Darauf kann der Anwender reagieren, indem er Termine verschiebt, die Einsatzdauer ändert, die Belastung anpasst, Ressourcen hinzufügt oder entfernt.
Digitale Ressourcenplaner ermöglichen eine Vorwärts- oder Rückwärtsterminierung. Erstere wird zum Beispiel in der Angebotsphase für eine Lieferterminermittlung genutzt. Heraus kommt der frühestmögliche Liefertermin unter Berücksichtig der aktuellen Auslastung. Von einem fixen Liefertermin geht die Rückwärtsterminermittlung aus. Dabei kann der Anwender Ressourcen automatisch einplanen lassen. Meist erfolgt die Rückwärtsterminierung jedoch ohne Rücksicht auf die Kapazitäten, so dass Handlungsbedarf in Form von Fremdvergaben, Überstunden oder einer zweiten Schicht entsteht. Zusätzlich können weitere Zwischentermine, etwa durch Trocknungszeiten vorgegebene Arbeitspausen, individuell ergänzt und verwaltet werden. Um alle gegenseitigen Abhängigkeiten zu berücksichtigen, werden neben den eigenen Mitarbeitern auch Subunternehmer, der Geräte- und Maschinenpark sowie die Fahrzeuge in einem gemeinsamen Diagramm zusammengeführt.
Auf die Kapazitätsermittlung kommt es an
Entscheidend bei der Planung ist es, den individuellen Kapazitätsbedarf möglichst präzise zu ermitteln. Der jeweilige Bedarf ist produkt-, fertigungs-, und unternehmensabhängig und kann auf unterschiedlichen Daten basieren: auf Stücklisten, der Vorkalkulation oder dem Verkaufspreis. Am genauesten ist die Ermittlung auf der Grundlage von Stücklistendaten und den zugehörigen Arbeitsgängen sowie Rüstzeiten. Auch die aus der Vorkalkulation pro Artikel überschlägig erfassten Zeiten pro Kostenstelle können herangezogen werden. Für Ressourcen, die auf Mitarbeiterkapazitäten beruhen, werden hingegen Daten aus der Zeitwirtschaft verwendet: Über die hinterlegten Zeitmodelle lassen sich die Sollzeiten pro Schicht ermitteln und als Berechnungsgrundlage für die Kapazität der Ressourcen verwenden. Abwesenheitszeiten wie Krankheit, Urlaub, Fortbildung oder Berufsschule werden in der Kapazitätsverwaltung aktualisiert und berücksichtigt.
Um die Tätigkeiten in der Reihenfolge des realen Arbeitsprozesses einzuplanen, wird die Fertigungsreihenfolge im Rahmen der Feinplanung manuell definiert oder aus den hinterlegten Kapazitäten- und Kostenstellendaten ermittelt. Kann eine Montage nur an einem bestimmen Tag erfolgen, lässt sich auch das planerisch festlegen. Von Subunternehmen auszuführende besondere Tätigkeiten, wie etwa CNC-Bearbeitungen, werden ebenfalls gesondert berücksichtigt: Sie erscheinen zwar im Zeitstrahl des Fertigungsablaufs, verbrauchen aber keine eigenen Ressourcen.
Grob- oder Feinplanung?
Obwohl sie sowohl die Terminsicherheit als auch die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen entscheidend verbessern, enthalten nur wenige Branchenprogramme für Schreiner sowie Fenster- und Fassadenbauer einen digitalen Ressourcenplaner (siehe Infokasten). Zudem ist die Detailtiefe der Programme, entsprechend unterschiedlicher Anforderungen aus der Praxis, sehr verschieden: Während den meisten Betrieben die Möglichkeit ausreicht, Termine und Mitarbeiterzeiten im Kalender zu verplanen und die Auslastung des Unternehmens oder einzelner Kostenstellen per Grob-Kapazitätsplanung zu ermitteln, benötigen andere Unternehmen eine Feinplanung, um die Auslastung der Mitarbeiter , Maschinen und Fahrzeuge tages- und stundengenau zu ermitteln.
Im Rahmen der Fein- oder Einsatzplanung werden Ressourcen im Detail betrachtet. Sind der Start- und Endtermin, respektive die nötigen Stunden definiert, kann die Ressource in beliebige weitere Einzelschritte zerlegt und so im Detail geplant werden. Dabei wird bis auf die Stunde genau definiert, welcher Mitarbeiter mit welchen Maschinen und welchem Fahrzeug an welchen Tagen den Auftrag bearbeitet. Individuelle Fähigkeiten werden dabei ebenso berücksichtigt wie die Qualifikation. Für jeden Mitarbeiter kann ein genauer Tages- und Wochenplan mit Tätigkeiten und Uhrzeit ausgedruckt und ausgehändigt werden, so dass jeder weiß, wo was wann zu tun ist und welche Fahrzeuge, Maschinen oder Geräte wann gebraucht werden. Der Unternehmer wiederum sieht anhand der Einsatzplanung, welcher Mitarbeiter an welchen Tagen was bearbeitet und wann noch Kapazitäten zur Verfügung stehen.
Eine projektbezogene oder -übergreifende Übersicht zeigt die Auslastung der Mitarbeiter in Prozent sowie offene Stunden und damit eventuell noch verfügbare Kapazitäten für neue Aufträge an. Das beugt einerseits der Überlastung von Mitarbeitern vor, andererseits aber auch einer zu geringen Auslastung von teuren Maschinen. Digitale Ressourcenplaner erfüllen folglich auch Management- und Controlling-Funktionen – jedoch nur dann, wenn die Ist-Zeiten mit den Soll-Zeiten kontinuierlich abgeglichen werden. I

Anbieter und Produkte

Ressourcenplanung

3E-Look Kapazitätsplanung (3e-it.com), Avantim (www.sander-doll.com), BormBusiness Ressourcenplanung (www.borm-informatik.de), Klaes Kapazitätsplanung (www.klaes.com), Kuhnle NG Modul Kapazitätsplanung (www.kuhnle.com), OSD Ressourcenplanung, Grob-Kapazitätsplanung (www.osd.de), Pinncalc Kapazitätsplanung (www.pinncalc.de), Profacto PPS (www.extragroup.de), Sage HWP Ressourcenplanung (www.sage.com), S-Plus Kapazitätsplanung (www.splus.de), Triviso Projekt- und Kapazitätsplanung (www.triviso.ch) – Auswahl ohne Anspruch auf Vollständigkeit!

So findet man die richtige Software

Auswahl-Tipps

  • Ressourcenplaner lohnen sich erst ab einer bestimmten Mitarbeiteranzahl und einem gewissen Auftragsvolumen (mindestens fünf Mitarbeiter, mehrere parallele Aufträge).
  • Wichtig ist die durchgängige Einbindung in die Branchensoftware (Übernahme und Auswertung von Stamm- und Auftrags- sowie Projekt-und Zeitdaten).
  • Die Software sollte flexibel sein und individuelle Rahmenbedingungen abbilden (flexible Arbeitszeiten, Aufteilung in Arbeitspakete, Montagekolonnen etc.).
  • Für kleine und mittlere Betriebe mit bis zu 20 Mitarbeitern muss die Software ebenso geeignet sein, wie für größere Unternehmen mit mehreren Abteilungen und Niederlassungen.
  • Druckbare Übersichten sollten den Mitarbeitern klare Anweisungen geben, was wann zu tun ist und welche Fahrzeuge, Maschinen oder Geräte gebraucht werden.
  • Wichtig: Controlling-Funktionen erfüllen Ressourcenplaner nur dann, wenn die tatsächlich geleisteten, analog oder digital erfassten Arbeitsstunden kontinuierlich abgeglichen werden.

  • Der Autor
    Dipl.-Ing. Marian Behaneck ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Software, Hardware und IT im Baubereich.

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