Praxistipps für alle, die sich Software zulegen wollen

Kauf oder Miete?

Software ist wichtiges Arbeitsmittel und zugleich ein leidiger Kostenfaktor, denn zur Anschaffung addieren sich jährliche Wartungskosten. Welche Alternativen zur Kauf-Software gibt es? Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten. Marian Behaneck

I Branchen- oder CAD-Software für Schreiner muss man heute nicht in Form einer CD/DVD besitzen. Mann kann sie auch für eine befristete Zeit mieten und genau dann nutzen und bezahlen, wenn man sie wirklich braucht. Cloudlösungen ermöglichen per Web-Browser sogar plattformunabhängigen, stationären oder mobilen Zugriff auf eine stets aktuelle Software, ohne sie kaufen, installieren und permanent aktualisieren zu müssen.

Miet-Software- als Kauf-Alternative?
Anwender können einzelne Module, Programme oder ganze Softwarepakete über einen beliebigen Zeitraum ab einem Monat mieten. Firmen müssen ihr Kapital so nicht langfristig in ein Programm binden, sind flexibler und können Auftragsspitzen besser abfangen bzw. bei Auftragsflauten ungenutzte Mietarbeitsplätze kündigen. Außerdem entstehen durch die Mietraten in den Betriebsausgaben Steuervorteile.
Die Mietkonditionen sind unterschiedlich. In der Regel sind aber Softwareaktualisierungen ebenso im Mietpreis enthalten wie der Support. Manchmal werden auch mehrere Monatsmieten angerechnet, wenn man sich für einen Kauf entscheidet. Wichtig ist, dass die Kosten individuell, je nach Paket oder den eingesetzten Modulen berechnet werden, sodass nur das bezahlt wird, was auch tatsächlich genutzt wird. Außerdem sollte der Mietvertrag kurzfristig kündbar sein.
Zunehmend werden SaaS-Mietlösungen (Software as a Service) offeriert. Dabei wird die Software als Online-Dienstleistung angeboten, inkl. Wartung, Administration, Konfiguration, Updates, Weiterentwicklung und Support. Der Kunde hat mit der von ihm genutzten Software direkt nichts mehr zu tun. Er nutzt nur ihre Funktionalität.
Werden auch die Arbeitsdaten auf einem Cloud-Server gespeichert, stehen sie zugriffsberechtigten Anwendern zeit-, orts- und plattformunabhängig zur Verfügung. Benötigt wird nur ein Browser und eine stationäre oder mobile Internet-Verbindung.
Mietkauf, Finanzkauf oder Leasing?
Beim Mietkauf räumt der Software-Vermieter dem Mieter das Recht ein, innerhalb einer bestimmten Zeitspanne die gemietete Software zu einem vorher vereinbarten Preis käuflich zu erwerben. Bereits gezahlte Mietbeträge werden angerechnet. Damit ist der Mietkauf mit einer Ratenzahlung vergleichbar.
Im Unterschied zum Leasing, ist der Mietkäufer in der Regel bereits mit der ersten Mietzahlung auch der Eigentümer und das wirtschaftliche Eigentum geht sofort auf ihn über. Aktualisierungs- und Supportbedingungen müssen meist separat ausgehandelt werden. Sie sind meist nicht oder nur für einen kurzen Zeitraum in der Mietgebühr enthalten.
Bei Raten- oder Finanzkäufen wird der Kaufpreis durch Teilzahlungen innerhalb einer bestimmten Frist erbracht (z. B. zwölf Monate). Das ist weniger aufwendig als ein Bankkredit, allerdings sollte man vorher prüfen, ob ein herkömmlicher Kredit nicht günstiger ist als der Ratenkredit beim Verkäufer. Das gilt auch für spezielle Angebote für Existenzgründer von Softwareherstellern mit längeren Laufzeiten (z. B. drei Jahre).
Auch das Leasen (englisch: pachten, vermieten) ist eine liquiditätsschonende Finanzierungsalternative. Dabei wird im Rahmen eines sogenannten „Nutzungsüberlassungsvertrags“ die Software vom Leasinggeber bereitgestellt und dem Leasingnehmer gegen Zahlung eines vereinbarten Leasingentgelts zur Nutzung überlassen.
Im Unterschied zum Mietkauf bleibt der Leasinggeber Eigentümer der Software und muss sich auch um die Aktualisierung der Software kümmern. Der Leasingnehmer erhält nur die Nutzungsrechte an der Software. In der Regel ist zwischen Softwareanbieter und Leasingnehmer eine Leasinggesellschaft als Vertragspartner des Softwareanbieters zwischengeschaltet. Sie verschafft dem Kunden die Nutzungsrechte an der Software und verlangt dafür eine monatliche Leasinggebühr. Da es zahlreiche Leasingvarianten gibt, sind die Steuer- und Bilanzvorteile unterschiedlich, wobei auch Leasingraten meist in voller Höhe steuerlich absetzbar sind.
Wartungsvertrag oder Individual-Update?
Programme müssen aktualisiert werden. Wer nicht regelmäßig aktualisiert, riskiert irgendwann durch veraltete Software verursachte Fehler oder Inkompatibilitäten mit neuer Hardware oder einem neuen Betriebssystem. Schließt man mit dem Hersteller einen Wartungsvertrag für die Software ab (auch Pflege- oder Servicevertrag genannt) bleibt die Software kontinuierlich auf dem neuesten Stand. Alternativ kann man Software auch ohne Wartungsvertrag individuell aktualisieren und auch eine Versionsnummer überspringen. Allerdings müssen jeweils übersprungene Versionen beim nächsten Software-Update „mitbezahlt“ werden.
In der Regel kostengünstiger fährt, wer regelmäßig per Wartungsvertrag aktualisiert: Die jährlichen Kosten für Serviceverträge betragen etwa 10 bis 15 % des Software-Listenpreises. Ohne Wartungsvertrag liegen die Updatekosten etwa 5 % höher.
Neben weiteren Zusatzleistungen sprechen auch steuerliche Aspekte für Softwareserviceverträge: Sie stellen eine Dienstleistung dar, die im selben Jahr in voller Höhe als Aufwand geltend gemacht werden kann.
Dagegen muss der Kauf einzelner Upgrades als Anlagevermögen unter Umständen über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben werden.
Updates/Upgrades bzw. Wartungsverträge sind für Softwarehersteller eine wichtige Einnahmequelle. Aus Anwendersicht steigern Updates durch bessere Funktionen die eigene Produktivität – vorausgesetzt, dass man in Installation und Einarbeitung in die neuen Funktionen nicht zuviel Zeit investiert, wofür im Alltagsgeschäft meist wenig Zeit bleibt.
Was sollten Wartungsverträge bieten?
Zentrale Leistungen von Serviceverträgen sind Fehlerbereinigungen, Qualitätsverbesserungen innerhalb der jeweils aktuellen Version (Updates) sowie neue Programmversionen mit elementaren Neuerungen und Weiterentwicklungen (meist Upgrade genannt).
Sie werden entweder automatisch heruntergeladen und installiert, sobald die Software eine Internetverbindung hat oder auch den Anwendern per Post auf einem Datenträger (CD/DVD, USB-Stick) zusammen mit einer Dokumentation der Neuerungen versandt. Auch der Telefon- oder E-Mail-Support ist bei Wartungsverträgen inklusive.
Enthalten sollte der Wartungsvertrag auch Aussagen zur Reaktionszeit, also dem Zeitraum zwischen Problemmeldung und Support-Rückmeldung.
Teilweise werden (optional) auch Notdienste außerhalb der Geschäftszeiten, an Samstagen und an nicht bundeseinheitlichen Feiertagen angeboten.
Anwender ohne Wartungsvertrag müssen diese Supportleistungen bezahlen – entweder über eine kostenpflichtige Telefon-Vorwahl oder per Rechnung (ca. ein bis zwei Euro pro Minute). Zunehmend nutzen Softwarehäuser die Online-Fernwartung.
Dabei kann der Support-Mitarbeiter über eine möglichst schnelle Internetverbindung den Bildschirm des Anwenders einsehen und mit Zustimmung auf dessen Rechner zugreifen, um etwa Einstellungen an seiner Software vorzunehmen oder ihm über Hürden hinwegzuhelfen.
Zusätzliche Leistungen sind Online-Foren, bei denen häufige Anwender-Fragen (FAQs) oder individuelle Anfragen beantwortet werden.
Einige Softwarehäuser bieten zusätzlich exklusiv für Wartungsvertrags-Kunden zugängliche Service-Portale mit Zusatzleistungen wie Online-Schulungen, Tutorials, ergänzenden Einarbeitungshilfen in neue Versionen oder teils auch erweiterte Softwarefunktionen.
Ist Gebrauchtsoftware eine Alternative?
Der Weiterverkauf „gebrauchter“ Computerprogramme ist gemäß eines Grundsatzurteils des der Europäische Gerichtshofs (EuGH) rechtmäßig. Käufer von Gebrauchtsoftware haben außerdem vollen Anspruch auf Updates und Support. Es handelt sich also um eine legale Alternative die durchaus sinnvoll sein kann, weil sie gegenüber dem Neukauf meist zwischen 30 bis 50 % günstiger ist.
Wurde ein Wartungsvertrag abgeschlossen, muss der Hersteller auch Wartungsleistungen erbringen, sofern die Wartungsgebühr für das laufende Jahr entrichtet wurde.
Da kein Hersteller gerne auf Wartungsgebühren verzichtet und die Zufriedenheit seiner Kunden zum Ziel haben sollte, entstehen in der Regel auch keine Probleme.
Allerdings verlangen Softwarehäuser meist eine Abtretungserklärung des Erstbesitzers. I

Ist die Branche „Cloud-ready“?

Browerbasierte Lösungen im Fokus

Noch kaufen die meisten Firmen ihre Software – und den Wartungsvertrag gleich dazu. Wahrscheinlich weil man Arbeitsmittel lieber sein Eigen nennen will. Doch browserbasierte Cloudlösungen haben Vorteile: Softwarekosten werden reduziert und lassen sich an die aktuelle Auftragssituation anpassen. Der Aufwand für Installation, Konfiguration, Aktualisierung und Wartung entfällt. Die Software ist flexibler, plattform- und standortunabhängig. Unternehmen mit mehreren Standorten können einfacher zusammenarbeiten. Mobil oder im Home-Office arbeitende Mitarbeiter lassen sich einfacher in die jeweiligen IT-Prozesse integrieren. Entsprechen die monatlichen Mietkosten den jährlichen Wartungskosten einer Kauf-Software, sind sie auch finanziell eine echte Alternative.
Problematisch hingegen können, neben der Arbeitsgeschwindigkeit (Antwortzeit), mögliche Serverausfälle oder lokale Netzverbindungsprobleme sein. Viele Unternehmen haben zudem Vorbehalte gegenüber der Auslagerung ihrer Daten. Diese Sicherheitsbedenken versuchen Anbieter durch Datenverschlüsselung oder Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren mit strengeren Sicherheits- und Datenschutzstandards zu zerstreuen.
Interessant sind Browserlösungen, die alle Vorteile einer Cloudlösung bieten, aber auch das Arbeiten ohne ständige Internetverbindung ermöglichen sowie die lokale Ablage von Arbeitsdaten auf einem eigenen Server im Büro, wie z. B. Schreiners Büro (www.schreiners-buero.de).
Die meisten branchenspezifischen Hersteller, vor allem aber Anwender sind (noch) nicht „Cloud ready“. Gleichwohl wird die Entwicklung Richtung Cloud nicht aufzuhalten sein. Nach den Vorstellungen einiger Softwarehäuser soll Kauf-Software bald der Vergangenheit angehören und neue Software nur noch in der Datenwolke gemietet werden können. Ob die Zielgruppe mitmacht, ist jedoch keineswegs sicher.

Der Autor
Dipl.-Ing. Marian Behaneck ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Software, Hardware und IT im Baubereich.

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