Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen nur noch per Mausklick

E-Vergabe-Pflicht für öffentliche Aufträge

Der Countdown läuft. Wer an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen will, kann dies ab dem 18. Oktober 2018 bzw. dem 1. Januar 2020, nur noch in elektronischer Form. Wir erklären, wie die Online-Vergabe funktioniert und wo sich Verfahren und Anbieter unterscheiden.

von Marian Behaneck

Gemäß EU-Richtlinie 2014/24/EU zur Elektronischen Vergabe (E-Vergabe) werden öffentliche Aufträge des Bundes, der Länder und Kommunen aus Kosten- und Transparenzgründen nur noch auf elektronischem Wege über E-Vergabeportale vergeben.

Das ist hierzulande seit 18. April 2017 Pflicht. Bis spätestens 18. Oktober 2018 respektive 1. Januar 2020 müssen alle Auftraggeber und Auftragnehmer vollständig auf eine elektronische Kommunikation und Übermittlung von Angeboten umgestellt haben.

Vorteile der Online-Auftragsvergabe

Zunächst entfällt das zeit- und kostenaufwendige Ausdrucken und Versenden von Ausschreibungsunterlagen, das Ausfüllen und der Post-Rückversand von Angeboten. Auch die Veröffentlichung von Aufträgen und die Recherche danach wird vereinfacht, Verfahrens- und Übertragungsfehler werden vermieden, die Transparenz im Vergabeverfahren wird verbessert. Dass soll der Korruption entgegenwirken. Bieter können passende Aufträge mit weniger Aufwand und schneller finden als über herkömmliche Wege.

Durch die EU- und bundesweite Veröffentlichung von Ausschreibungen im Internet ergibt sich zudem eine weit größere Auswahl. Für Auftraggeber minimiert sich der Aufwand für das Durcharbeiten, die Auswertung und Auswahl der Angebote. Sie können eine weitaus größere Zahl an potenziellen Bietern ansprechen. Dadurch erhalten sie eine größere Anzahl an attraktiven Angeboten, was den Wettbewerb stärkt.

Möglich machen das E-Vergabeplattformen der EU, des Bundes, der Länder oder kommerzieller Anbieter. Sie unterstützen die elektronische Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bieter im Rahmen förmlicher Vergabeverfahren, schaffen ein Forum für die digitale Veröffentlichung von Bekanntmachungen und stellen Vergabeunterlagen bereit.

Außerdem ermöglichen sie die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bieter sowie die elektronische Angebotsabgabe inklusive elektronischer Signatur, wodurch Angebote ihre Rechtsgültigkeit erhalten. Unterschieden werden webbasierte Lösungen sowie Anwendungen, bei denen Software lokal auf dem Rechner des Bieters installiert wird. Letzteres bietet Vorteile bezüglich Datensicherheit, weshalb die meisten E-Vergabeplattformen eine lokale Softwareinstallation voraussetzen. Diese Lösung ermöglicht die elektronische Signatur und die Verschlüsselung der Daten von Angeboten vor der Online-Übertragung an die jeweilige Vergabeplattform.

XÖV-Standard in den Startlöchern

Da es noch keinen allgemeingültigen Standard gibt, müssen interessierte Bieter für jede E-Vergabeplattform allerdings eine andere, separate Software installieren.

Auch die Benutzerführung, Funktionen oder Nutzungsgebühren unterscheiden sich, was sowohl Auftraggebern als auch Bietern die Auswahl der passenden Vergabeplattform erschwert.

Mit „XÖV“ (XML in der öffentlichen Verwaltung) respektive „XVergabe“ soll hierzulande ein Standard für den elektronischen Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung auf der Basis des XML-Datenformats etabliert werden. Damit sollen Bieter künftig in der Lage sein, mit einer Software über die unterschiedlichen öffentlichen und kommerziellen Vergabeplattformen an Online-Ausschreibungen teilzunehmen.

Voraussetzungen für die E-Vergabe

Prinzipiell orientieren sich elektronische Vergabeverfahren am herkömmlichen „analogen“ Verfahren. Von der Erstellung der Vergabeunterlagen über die Veröffentlichung der Bekanntmachung, die Angebotsabgabe und -bewertung bis hin zur Auftragserteilung und Veröffentlichung der Ergebnisse laufen alle Prozesse allerdings in digitaler Form über eine E-Vergabeplattform ab.

Außerdem unterliegen wesentliche Phasen einer öffentlichen Ausschreibung den durch das Vergaberecht vorgegebenen gesetzlichen und verwaltungsrechtlichen Pflichten und Abläufen. Das betrifft z. B. Zusammenstellung, Bekanntmachung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen zur Angebotslegung, Abgabe von Angeboten, deren Prüfung oder Wertung. Voraussetzung für die Nutzung von E-Vergabeplattformen ist ein internetfähiger PC, ein ausreichend schneller Internetzugang, ein Web-Browser, ein PDF-Anzeigeprogramm sowie zusätzlich für den Bieter eine qualifizierte elektronische Signaturkarte mit Chipkartenleser oder – sofern diese nicht in der jeweiligen E-Vergabeplattform integriert ist – eine separate Signatursoftware für die elektronische Signatur von Angeboten. Die elektronische Signatur dient dazu, die Echtheit elektronisch übermittelter Daten und Erklärungen sicherzustellen. Verwendet werden fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Erstere bestehen aus einem mit Kryptografieprogrammen erzeugten Softwareschlüssel und sind zwar sicherer als einfache Signaturen, die aus einer gescannten Unterschrift bestehen. Allerdings sind sie nur bedingt rechtssicher. Qualifizierte elektronische Signaturen sind rechtssicher, bestehen aus einer nach einer persönlichen Identifizierung von bestimmten Anbietern herausgegebenen, nicht übertragbaren Signaturkarte, die über einen Chipkartenleser und eine Signatursoftware gelesen wird.

So funktioniert die E-Vergabe

Nachdem sich der Auftraggeber bei der Vergabeplattform registriert und angemeldet hat, legt er eine Vergabeakte an und wählt das Vergabeverfahren. Anhand einer Verfahrensvorlage und eines Formularsatzes kann anschließend die Leistungsbeschreibung, inklusive aller Formularblätter oder zusätzlicher Pläne und Dokumente, erstellt werden. Danach wird die Ausschreibung an das jeweilige Vergabeportal übermittelt und im Internet veröffentlicht.

Bieter erhalten zunächst eine kostenfreie Vorschau auf die Vergabeunterlagen. Passt die Ausschreibung zum eigener Leistungsprofil, können Bieter die Vergabeunterlagen kostenpflichtig herunterladen. Mit der integrierten Bietersoftware wird das Angebot kalkuliert, zusammengestellt und auf Vollständigkeit geprüft. Danach wird es elektronisch signiert und verschlüsselt an das Vergabeportal übermittelt, worauf der Bieter eine automatische Eingangsbestätigung inklusive Zeitstempel erhält.

Bis zum Submissionstermin können Bewerber ihr Angebot kostenfrei zurückziehen, ändern und erneut einstellen. Die Angebote werden in einem elektronischen Postfach aufbewahrt. Mit einem digitalen Zeitschloss gesichert, sind sie erst zum Submissionstermin vom Auftraggeber aufrufbar. Danach werden sie formal geprüft und ein Preisspiegel wird automatisch generiert, auf dessen Grundlage der Auftraggeber einen geeigneten Bieter auswählen kann. Zuschlags- und Absageschreiben werden automatisch erzeugt, digital versandt und alle Inhalte und Aktivitäten in einer elektronischen Akte archiviert.

Ergänzend zu E-Vergabeplattformen kommen manchmal Vergabemanagementsysteme zum Einsatz. Sie unterstützen die internen Abläufe der Vergabestelle und sorgen für eine revisionssichere Dokumentation der Vergabe im Rahmen einer elektronischen Vergabeakte (E-Vergabeakte).

Worin unterscheiden sich E-Vergabeportale?

E-Vergabeportale unterscheiden sich untereinander in vielen Details. Sie basieren auf einer unterschiedlichen Technik des Portalsystems (Web-/Desktopanwendung) oder sprechen unterschiedliche Zielgruppen an. So können teilweise neben öffentlichen Auftraggebern auch gewerbliche Auftraggeber, die keine vergaberechtlichen Vorgaben beachten müssen, Aufträge einstellen. Auch die Benutzerfreundlichkeit und damit zusammenhängende Fragen spielen eine entscheidende Rolle: Sind wichtige Funktionen wie Aufträge einstellen und veröffentlichen, suchen, anzeigen und herunterladen, Angebote kalkulieren, signieren und verschlüsselt übermitteln einfach bedienbar und schnell abrufbar? Wie gut werden Auftraggeber und Bieter bei Einsteigerfragen betreut?

Eine wichtige Rolle spielt die Quantität und Qualität der Suchergebnisse: Wie viele passende Treffer erhält man bei Suchanfragen und wie gut passen sie zur Anfrage? Lassen sich individuelle Suchprofile anlegen? Unterschiedlich sind auch die Antwortzeiten bei der Recherche. So kann es in Stoßzeiten vorkommen, dass bei der Suche nach passenden Aufträgen einige Zeit vergeht, weil jede neue Anfrage erst mit der Datenbank abgeglichen werden muss. Bevor sich Bieter für ein kostenpflichtiges Leistungspaket verpflichten, sollten sie über einen zeitbegrenzten kostenlosen oder kostenpflichtigen Testzugang wichtige Funktionen des Vergabeportals zunächst ausprobieren können.

Erheblich sind die Unterschiede bei den Gebühren. Während die Registrierung, Auftragseinstellung und -vergabe für den Auftraggeber in der Regel kostenfrei sind – wobei für Zusatzleistungen wie etwa eine besondere Gestaltung oder Hervorhebung von Aufträgen auch Gebühren erhoben werden –, zahlen bietende, respektive ausführende Unternehmen für die Dienstleistung. Meist wird, je nach gewähltem Leistungspaket, ein monatlicher Mitgliedsbeitrag (zwischen 0, 20 und 40 Euro/Monat) oder eine am Auftragswert orientierte Gebühr erhoben (z. B. 2–4% der Auftragssumme). Achten sollte man auch auf Vertragslaufzeiten, eventuelle Mindestabnahmen oder versteckte Zusatzgebühren etc.

Ohne E-Vergabe kein öffentlicher Auftrag

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ein wichtiger Teil der Auftragsakquise. Die Hard- und Softwarevoraussetzungen, die Vielzahl an Portalen mit unterschiedlicher Bedienung, Technik und nicht immer transparenten Mietkonditionen sowie das Fehlen von Standards erschweren allerdings die Teilnahme an der elektronischen Vergabe.

Entsprechend gering war deshalb bisher die Akzeptanz. Ob sich das mit dem X-Vergabe-Standard für den elektronischen Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung bessert, ist fraglich. Ob Bieter schnell passende Aufträge und Auftraggeber geeignete Unternehmen finden, darüber entscheidet auch die Anzahl der registrierten Unternehmen und der eingestellten Aufträge. Hier unterscheiden sich die Portale teilweise erheblich.


Der Autor

Dipl.-Ing. Marian Behaneck ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Software, Hardware und IT im Baubereich.


Details zur neuen Vorgabe auf einen Blick Adressen von E-Vergabe-Anbietern* Weitere Infos und Quellen*

Die EU-Richtlinie 2014/24/EU zur E-Vergabe vom 26.2.2014 sieht vor, dass öffentliche Aufträge aus Kosten- und Transparenzgründen nur noch auf elektronischem Wege über E-Vergabeportale vergeben werden. Das ist für zentrale Beschaffungsstellen des Bundes, der Länder und Kommunen seit 18.4.2017 Pflicht. Bis spätestens 18.10.2018 müssen Angebote vollständig elektronisch eingereicht respektive entgegengenommen werden.

Die gesamte Bewerber- und Bieterkommunikation ist auf elektronischem Wege durchzuführen. Nicht elektronische Dokumente dürfen nicht mehr angenommen werden. Spätestens ab dem 1.1.2020 müssen für Beschaffungen des Bundes im Unterschwellenbereich ab einem Wert von 25 000 Euro Angebote und Teilnahmeanträge auf elektronischem Wege eingereicht werden. Ausnahmen gibt es nur unterhalb der EU-Schwellenwerte.

Diverse Basisinfos finden Sie im Internet unter:

Literatur zum Thema E-Vergabe finden Sie hier:

  • eBUSINESS-Lotse Ostbrandenburg (Hrsg.): E-Vergabe – Elektronische Auftragsvergabe, Eigenverlag, 2014, Frankfurt – Alternativ auch zum Download: www.mittelstand-digital.de (Suche: E-Vergabe)

* ohne Anspruch auf Vollständigkeit!

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