Büro2go – Vor- und Nachteile von „mobilen Rechnern mit Telefonfunktion“. Smarte Alleskönner? - BM online

Büro2go – Vor- und Nachteile von „mobilen Rechnern mit Telefonfunktion“

Smarte Alleskönner?

Mit einem Smartphone lassen sich Büro- bzw. Auftragsdaten vor Ort wirtschaftlich nutzen. Damit das klappt, müssen Hard- und Software auf den Einsatzbereich abgestimmt sein. Was sollten Sie beachten und wo ist ein alternatives Gerät die bessere Wahl?

Autor: Marian Behaneck

I Privat wie geschäftlich gehört das Smartphone heute für viele zum ständigen Begleiter. Ausgestattet mit den richtigen Apps ist es wie ein digitales Schweizer Taschenmesser – ein Alleskönner fürs Büro, die Werkstatt oder die Baustelle. Außerdem ist es ein zentraler Baustein des „Mobile Computing“, der mobilen Nutzung von IT, Software und Dienstleistungen aus dem Netz.

Vorteile und Einsatzbereiche im Arbeitsalltag
Smartphones sind faktisch mobile Rechner mit Telefonfunktion, die sich im Hinblick auf die Leistung und die Einsatzmöglichkeiten kaum noch von anderen Mobil-PCs unterscheiden. In Bezug auf die Rechenleistung stellen aktuelle Modelle mit Mehrkernprozessor sogar so manchen Büro-PC in den Schatten. Dank integrierter Mobilfunk-, WLAN- und Bluetooth-Funktion kann man zu jeder Zeit und beinahe an jedem Ort auf Bürodaten oder Internetdienste zugreifen oder mit Rechnern und anderen Geräten kabellos kommunizieren – mit diversen Vorteilen: Werden Daten an Ort und Stelle direkt digital erfasst, entfallen Medienbrüche und somit bedingte Fehlerquellen, weil das Eintippen handgeschriebener Notizen am Büro-PC entfällt. Die mobile, digitale Dokumentation von Zeiten und Tätigkeiten kann beispielsweise Abläufe rationalisieren (s. BM 03/15, ab S. 92 oder auf bm-online.de: „Zeit für die App?“).
Zudem lassen sich mittels Bluetooth-fähigen Laserdistanzmessern erfasste Aufmaße sofort ins Smartphone einlesen und online ins Büro zur Weiterbearbeitung übertragen (siehe Beitrag in BM 04/2013, S. 82 oder bm-online: „Lichtblicke fürs Aufmaß“).
Ein weiteres Einsatzbeispiel ist die Fotofunktion – praktisch zur Dokumentation des Montagefortschritts oder zum Abrufen von Produktinfos per QR-Code-Scan aus dem Internet.
Bewegungs-, Lage-, Licht- oder Näherungssensoren sowie GPS-Empfänger erweitern in Verbindung mit speziellen Apps die Einsatzmöglichkeiten zusätzlich.
Auswahlkriterien – darauf sollten Sie achten
Wer bestimmte Apps nutzen will, sollte darauf achten, unter welchem mobilen Betriebssystem sie laufen. Mit der Wahl des Betriebssystems legt man umgekehrt das Auswahlspektrum des Smartphone fest: Während Android- oder Windows-Modelle von zahlreichen Smartphone-Herstellern offeriert werden, laufen unter iOS bekanntlich nur Geräte von Apple.
Das nächste wichtige Auswahlkriterium ist die Displaygröße. Diese reicht von etwa 3 bis 5 Zoll (entspricht in der Bildschirmdiagonale etwa 8 bis 12 cm). Je größer das Display, desto bequemer die Bedienung, desto größer sind aber auch das Gehäuse und der Stromverbrauch. Hier entscheidet der persönliche Einsatzbereich. Sogenannte „Phablets“, eine Mischung aus Smartphone und Tablet, passen mit ihren 5 bis 8 Zoll großen Displays gerade noch in eine Mantel- oder Jackentasche und bieten ähnliche Anwendungsmöglichkeiten, wie Tablet-PCs im 10-Zoll-Standardformat. Ob die Abmessungen beim Telefonieren stören, sollte jeder vorher selbst ausprobieren. Damit der Bildschirminhalt auch auf einer sonnigen Baustelle noch ablesbar ist, sollte eine maximale Displayhelligkeit, gewählt werden.
Was sollte die Hardware noch ermöglichen?
Heute bieten spezielle mobile Mehrkern- Prozessoren viel Rechenpower und sorgen für einen flüssigen „Workflow“. Je nach Einsatzbereich ist jedoch ein Blick auf die Speichervarianten verschiedener Modelle sinnvoll. Hier unterscheidet man beim Smartpone man zwischen dem flüchtigen Arbeitsspeicher (RAM), in den nur gerade verarbeitete Arbeitsdaten geladen werden, sowie dem internen Flash-Speicher, auf dem Anwendungs- und Programmdaten dauerhaft bgelegt werden. Aktuelle RAM-Speicher sind zwischen 256 MB und 3 GB groß, interne Speicher zwischen 256 MB und 128 GB. Es gilt: je größer, desto besser.
Bei vielen, aber nicht bei allen Modellen lässt sich der interne Speicher extern per MicroSD-Karte erweitern. Bei Bedarf kann man so zusätzlich Daten von bis zu 2 GB (Micro SD), 32 GB (Micro SDHC) bzw. 2 TB Größe (Micro SDXC) mitführen, sodass aus datentechnischer Sicht ein komplettes Büro samt allen Aufträgen bequem in eine Hosentasche passt. Eine Digitalkamera-Funktion ist nur ab einer Auflösung von 5 Megapixeln sinnvoll, darunter sind Fotos meist unbrauchbar. Will man beispielsweise Videotelefonie nutzen, muss eine zusätzliche Frontkamera an Bord sein.
Den Zugang zu lokalen Funknetzen, respektive den kabellosen Datentransfer mit anderen Geräten, ermöglichen drahtlose Schnittstellen wie WLAN oder Bluetooth. Wichtig ist auch eine Micro-USB-Schnittstelle, die einen schnellen Anschluss an PCs, Notebooks oder Peripheriegeräte ermöglicht.
Last but not least ist die Hardware meist nicht robust genug für den Baustellenalltag. Extreme Kälte (ab minus 10°) ist für Akkus wie Displays problematisch, und auch Staub, Nässe, Stürze oder Stöße können der filigranen Technik den Garaus machen. Deshalb sollte man beim Gehäuse auf „Outdoor-Tauglichkeit“ achten. Es sollte mindestens der Schutzart IP 54 entsprechen (staub- und spritzwassergeschützt). Robuste Rugged-Smartphones mit aktueller Technik sind zwar etwas teurer, halten dafür aber auch Regen oder einen Absturz aus. Konventionelle Smartphones kann man durch eine entsprechende Schutzhülle vor Spritzwasser- und Staub schützen.
Datenübertragung – von GSM bis LTE
Grundlage der mobilen Sprach- und Datenkommunikation sind Mobilfunk-Standards. Zu den wichtigsten Standards zählen GSM, UMTS, HSDPA und der neue LTE-Standard. Während GSM als „Basisstandard“ mit einer Datenübertragungsrate von bis zu 55, 6 Kilobit pro Sekunde (kBit/s) nur die digitale Übertragung kleiner Datenmengen ermöglicht, erlauben UMTS-Netze mit bis zu 384 kBit/s auch die Übertragung multimedialer Daten. Mit HSDPA stehen einem schnellen DSL-Breitbandanschluss (16 MBit/s) entsprechende, allerdings nicht komplett flächendeckende Datenübertragungsverfahren zur Verfügung. LTE steht für den nächsten Mobilfunkstandard der vierten Generation, der mit bis zu 300 bzw. 75 Mbit/s (Download/Upload) deutlich höhere Datentransferraten ermöglicht. Allerdings befindet sich die LTE-Netzstruktur erst im Aufbau.
Welche Nachteile haben Smartphones?
Für ungeübte Anwender oder nach längeren Anwendungspausen kann die Vielzahl der Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten schnell verwirren und überfordern.
Außerdem muss man gegenüber Einzelgeräten Abstriche machen: Kein Smartphone bietet z. B. die Aufnahmequalität und die fotografischen Möglichkeiten einer guten Digitalkamera.
Winzige „virtuelle“ Tastaturen lassen nur die Eingabe kurzer Texte zu. Kleinformatige Displays erfordern häufiges Zoomen und Scrollen. Die Akkus sind ein weiterer Schwachpunkt. Bei intensiver Nutzung des energiehungrigen Displays, der Mobilfunk-, Bluetooth-, WLAN-, GPS- oder Fotoleuchtenfunktion halten sie einen vollen Arbeitstag häufig nicht durch. Nach 6 bis 10 Stunden Dauernutzung müssen die meisten Geräte wieder an die Steckdose. Davon abweichende Herstellerangaben sind irreführend, weil sie von einem praxisfernen Nutzungsprofil ausgehen. Hinzu kommt die teilweise mangelnde Verfügbarkeit, Qualität und Stabilität mobiler Netze, die nicht immer flächendeckend, unterbrechungsfrei und mit voller Geschwindigkeit gegeben ist – vor allem im ländlichen Raum (s. auch: www.connect.de/netztest).
Letztlich entscheidet der Einsatzbereich
Auch wenn Smartphones heute zum gesellschaftlichen Statusobjekt geworden sind, sollte letztlich ausschließlich das individuelle Nutzungsprofil und geschäftliche Anforderungen die Gerätewahl bestimmen – nicht ein sozialer Zwang, immer das schickste und neueste Modell besitzen zu müssen.
Dagegen spricht schon die Tatsache, dass ein Modellwechsel stets auch mit Aufwand verbunden ist (Einstellungen, Datenübernahme, App-Installation). Tablet-PCs sind aufgrund ihres großen Displays dann sinnvoller, wenn Daten in umfangreiche Eingabemasken eingetragen, Berichte oder Pläne präsentiert werden. Vielschreiber werden sich zusätzlich für ein Tastatur-Dock entscheiden oder eben gleich ein Notebook mit vollwertiger QWERTZ- Tastatur oder einen Notebook-/Tablet- „Zwitter“ (Transformer- oder Convertible-Notebook) wählen. Diese mobilen Geräte bieten flexiblere Anwendungsmöglichkeiten und lassen sich auch als temporären Büroarbeitsplatz nutzen.
Auch mit dem Smartphone verbundene Risiken, insbesondere im Zusammenhang mit der geschäftlichen Nutzung, sollte man bedenken. Smartphones sind klein und gehen deshalb auch schnell verloren oder werden gestohlen. Sind der Zugang und die Daten nicht verschlüsselt, können sensible Büro-, Auftrags- oder Personendaten schnell in falsche Hände geraten.
Ein zunehmendes Sicherheitsproblem sind auch Viren, die man sich beim App-Download oder über Apps einhandeln kann. Abhilfe bieten Antiviren- und Verschlüsselungsprogramme für Smartphones (s. auch: www.handytarife.de/index.php?aid=1685-2). I

Tipps und Info-Links auf BM-Online
Smartphones mit oder ohne Vertrag?
Ein Smartphone ohne mobiles Internet ist wie ein Auto ohne Räder. Wer unterwegs E-Mails lesen und schreiben, Infos aus dem Netz abrufen oder Online-Apps nutzen will, kommt an einem Mobilfunkvertrag mit Internetzugang nicht vorbei.
Außerdem sind hochwertige Geräte ab 400 Euro mit einem Mobilfunkbetreiber erheblich günstiger zu haben.
Tarifmodelle und ihre Kostenfallen
Tarife mit Internet-Flatrate gibt es schon ab 10 Euro monatlich. Allerdings sollte man bei Vertragsabschluss darauf achten, dass es sich um keinen Volumen-, sondern um einen Pauschaltarif handelt, bei dem man für den Pauschalbetrag zeit und volumenunabhängig ohne Zusatzkosten telefonieren und online surfen kann. Dabei unbedingt auf die Vertragsklauseln achten, denn sie bergen häufig Nutzungseinschränkungen oder Kostenfallen: So werden etwa für Zusatzdienste oder bei Überschreitung eines bestimmten Datenlimits zusätzliche Kosten in Rechnung gestellt, und auch die Mindestvertragslaufzeit ist sehr unterschiedlich. Vor der Kaufentscheidung ist deshalb das Studium von Vergleichen hilfreich. Hier können folgende Internet-Adressen hilfreich sein:
Weitere Links zu Infos rund um dieses Thema finden Sie unterhalb des Beitrags auf www.bm-online.de (Suchwort: Büro2go).

Links zu Infos rund ums Smartphine für die Baustelle
Magazine/Portale/Blogs:
Literatur
Mit Hammer, Säge und Smartphone. Mobiles Arbeiten im Handwerk, Hrsg. BMWi, NEG, Download unter: www.mittelstand-digital.de/DE/Wissenspool/MobilesArbeiten/publikationen,did=516218.html
Smartphone-Anbieter*
(* Stand 2015, Auswahl ohne Anspruch auf Vollständigkeit!)

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