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Wie viel „Branche“ braucht ein ERP?

ERP-Software für Schreiner: Möglichkeiten und Praxistipps
Wie viel „Branche“ braucht ein ERP?

In Deutschland werden Hunderte ERP-Systeme am Markt angeboten. Neben unzähligen „Generalisten“ sind das auch die Branchenprogramme für Schreiner und Tischler. Wenn Sie bei der Entscheidung für ein neues Programm also den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen, ist das ganz normal. Wir bringen etwas Licht ins Dunkel.

Markus Faust

Haben Sie sich schon einmal gefragt, für wen ein ERP-System (Enterprise-Ressource-Planning) überhaupt interessant ist? Meines Erachtens sollte sich mit dem Thema jeder Unternehmer mit mindestens einem Mitarbeiter auseinandersetzen. Ich habe ein ERP-System in mein Unternehmen eingeführt, als wir gerade mal zu dritt waren. Auch wenn es sich anfangs etwas überdimensioniert anfühlte, möchte ich behaupten, dass es eine der wichtigsten und besten Entscheidungen war, die ich seit der Firmengründung getroffen habe.

Warum? Wenn es im Kleinen funktioniert, dann funktioniert es auch im Großen. Das Unternehmen ist dank eines ERP-Systems in der Lage zu skalieren, also ohne Qualitätseinbußen zu wachsen. Es gilt: Struktur vor Wachstum. Wenn neue Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, ist die administrative Integration ohne ERP sehr zeitaufwendig. Mit ERP macht Wachstum Spaß und geht spielerisch. In der Praxis kann man allerdings oft das Gegenteil beobachten. Die Unternehmen wachsen unerwartet schnell und schaffen es nicht, die Strukturen nachzuziehen bzw. waren auf dieses Wachstum nicht vorbereitet. Das führt zwangsläufig zu Reibungspunkten.

Unverzichtbares Know-how-Backup

Lassen wir auch nicht außer Acht, dass ein Unternehmen, das seine Prozesse nicht innerhalb von Systemen führt – betriebswirtschaftlich gesehen – nichts wert ist. Wenn Wissen hauptsächlich in den Köpfen des Teams beheimatet ist, gehen Strukturen immer in dem Moment verloren, in dem ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Vielen ist dieser versteckte Verlust nicht in dem Ausmaß bewusst. Als Faustregel können Sie davon ausgehen, dass jeder Mitarbeiter pro Jahr 10 000 Euro Know-how aufbaut. Verlässt ein Kollege also nach 15 Jahren das Unternehmen, summiert sich dessen Wissen auf stolze 150 000 Euro. Ein ERP-System ist ein ganz zentrales Tool, um Unternehmensprozesse zu strukturieren und zu standardisieren. Sie sind zudem in der Lage, mehr Service zu bieten und strahlen Professionalität aus. Das ist attraktiv – für potenzielle neue Mitarbeiter ebenso wie für Ihre Kunden.

Ihr Kunde spürt deutlich mehr Wertschätzung, wenn Sie ihm genau darlegen können, wann Sie das letzte Mal miteinander gesprochen haben, worüber Sie gesprochen haben und dass Sie trotz 100 verschiedener Kunden scheinbar nahtlos an das vorige Gespräch anknüpfen können.

Nachvollziehbare Trennungsangst

Doch ein ERP-System ist nicht nur ein Gewinn für den Kundenservice. Ein neu rekrutierter Mitarbeiter ist so in der Lage, in die Vergangenheit zu blicken, was unter Umständen vor schwerwiegenden Fehlern bewahren kann. Der neue Mitarbeiter könnte beispielsweise mit einem Klick die schlechte Zahlungsmoral eines Kunden erkennen und entsprechend handeln – ohne vorher mit einem Kollegen gesprochen zu haben.

Doch wie sieht es eigentlich in der Praxis aus? Die Bindung zwischen Schreinereien und ERP-Software ist in vielen Fällen keine Liebesbeziehung, sondern bestenfalls eine Zweckehe. Jedoch steht die Frage einer Trennung oder eines Wechsels für die meisten nicht im Raum. Wie bei jeder Trennung muss auch hier mit einem finanziellen Verlust gerechnet werden. Folglich wird ein Umstieg nur in Erwägung gezogen, wenn es gar nicht mehr anders geht. Die Software zu veräußern ist ebenfalls schwierig, da man keinen Gegenwert in der Hand hält und die Software nicht einfach „gebraucht“ verkaufen kann.

Wie viel „Branche“ braucht ein ERP?

Die zentralen Fragen lauten also: Wann lohnt sich ein Einstieg/Umstieg? Und: Wie können Sie aus der riesigen Zahl an Anbietern die für Ihre Schreinerei richtige Software finden? Sie stimmen mir bestimmt zu, dass es weder besonders zielführend noch wirtschaftlich ist, sich alle Anbieter inklusive Online-Präsentation anzusehen. Eine der ersten und richtungsweisenden Fragen lautet deshalb: Brauchen Sie eine branchenorientierte oder eine branchenneutrale Software?

Die Bezeichnungen „Branchenprogramm“ und „ERP-System“ sorgen immer mal wieder für Unklarheiten. Wo liegt hier der Unterschied? Zum einen gibt es den Generalisten. Es handelt sich um eine neutrale Software, die mehr oder weniger jedes Unternehmen (gleich welcher Branche) verwenden kann – wir kennen den Begriff im Allgemeinen als ERP-System.

Und dann gibt es die Spezialisten – also Software, die speziell für eine Branche programmiert wurde und deren Abläufe abbildet – die Branchen-ERP-Programme. In der Realität versteht der Schreiner unter Branchenprogramm jedoch oftmals „nur“ ein Programm zur Stücklistenverwaltung und Angebotsverwaltung und kein echtes Branchen-ERP-Programm, welches deutlich mehr als nur Stücklisten pflegen kann.

Stückliste & Co. erfordern Branchenlösung

Ich sehe grundsätzlich zwei verschiedene Ansätze, wie ein ERP-System eingesetzt werden kann. Die alles entscheidende Frage dabei ist, ob Sie die komplette Artikelverwaltung inklusive Disposition innerhalb dieses Systems führen möchten. Falls ja, dann ist es zwingend notwendig, einen Spezialisten zu haben – das Branchenprogramm.

Ich persönlich habe es auch bei den namhaftesten ERP-Systemherstellern noch nie erlebt, dass ein Generalist eine saubere Stückliste mit allen Informationen und Attributen, die eine auftragsfertigende Schreinerei benötigt, interpretationsfrei auswerten kann. Unser Handwerk oder besser gesagt die Stückliste unseres Handwerks wird von den branchenneutralen Softwarehäusern gnadenlos unterschätzt. Überlegen Sie sich einfach mal, wie viele Informationen allein eine furnierte Korpusseite mit sich bringt: Dimensionen, Kantentyp, Kantenstärke, Kantenbreite, Kantenpriorisierung, Trägerplatte, Orientierung, Furnier (Übermaß) etc. – um nur einige zu nennen.

Freuen Sie sich nicht zu früh, wenn die Anbieter am Beginn der Verhandlung versprechen, sie würden Ihre Anforderungen mit zusätzlichen Programmierungen hinbekommen. Mit zunehmender Projektdauer kann es passieren, dass die Programmierer die weiße Fahne hissen und aufgeben. Oder es wird ehrgeizig versucht, Ihre Wünsche umzusetzen und dabei Manntag um Manntag verbrannt. Das kostet Sie als Käufer letzten Endes Zigtausende Euros für Anpassungen, welche im Arbeitsalltag letztendlich vermutlich dann doch nicht reibungslos funktionieren.

Den Aufwand nicht unterschätzen

Bevor Sie nun alle branchenneutralen Anbieter aus Ihrem Telefonbuch streichen, sollten Sie sich folgende Grundsatzfrage stellen: Möchten Sie das komplette Artikelmanagement wirklich vollumfassend integriert haben? Falls ja, dann führt kein Weg daran vorbei und Sie brauchen ein branchenorientiertes ERP-System. Das bedeutet aber auch, Sie brauchen ein CAD-System, welches die Stückliste in das Branchenprogramm importiert. Demzufolge muss Ihr CAD-System im Vorfeld alle Artikelnummern vom ERP-System erhalten. Diese Artikel und Materialien sollten idealerweise noch in Kommissions- oder Lagerartikel sortiert sein. Hinter den Artikeln müssen Lieferantendaten und Bestandsschwellen geführt werden. Die Zuschnittoptimierung oder das Nesting in dieser Dreierkonstellation mit zu integrieren, wird eine zusätzliche Herausforderung. In der Fertigung geht es dann noch einen Schritt weiter. Materialbewegungen müssen sauber erfasst werden, denn eine Lagerverwaltung ohne präzise Ein- oder Ausgangsbuchung macht keinen Sinn. Dies alles so aufzubauen, geht – keine Frage. Aber es ist mit Kosten und sehr viel Energie verbunden.

Weniger kann mehr sein

Ich möchte hier vor allem dafür sensibilisieren, dass eine Rundum-Lösung nicht immer das Allheilmittel ist. Und je nachdem, wie ein Unternehmen in Sachen Größe, Prozesse, Anzahl der Mitarbeiter etc. aufgestellt ist, kann weniger manchmal auch mehr sein.

Was sich im ersten Moment seltsam anhört, hat durchaus seine Berechtigung und öffnet die Tür zu den branchenneutralen Systemen. Diese Systeme sind in ihrer Grundstruktur oftmals deutlich innovativer aufgestellt. Neben einem sauberen CRM werden mehr Möglichkeiten im Bereich E-Commerce und Onlinemarketing geboten. Außerdem verfügen sie über maximal intuitive Bedienoberflächen, welche im deutlichen Gegensatz zu der teils antiquierten Darstellung auf Windows-98-Fenstern so mancher Branchenprogramme steht. Des Weiteren haben Sie viel weniger Aufwendungen für Schnittstellen, Infrastruktur, Lagerführung, CAD-Schnittstellen und deren komplette Administration. Hier kann man sich durchaus auch mal mit einer intelligenten Excel-Liste aushelfen.

Wir dürfen nicht vergessen, dass in unseren Betrieben überwiegend Schreiner und keine Technologiefreaks arbeiten. Wir möchten schließlich Möbel bauen und keine Schnittstellen.

Überstürzen Sie nichts!

Meines Erachtens gibt es bei der Entscheidung „ERP-System oder Branchenprogramm“ keinen Mittelweg. Entweder Sie packen alle Daten konsequent in ein Branchenprogramm oder Sie lassen die Daten draußen und können so auch auf ein „neutrales“ ERP-System zurückgreifen. Dann aber bitte gleich in der Cloud! Sie können den Lagerbestand dann möglicherweise nicht live im System erfragen, sich aber mit einem Kanban-Lager, gebündelten Kommissionsbestellungen und einem sauberen CAD-Report durchaus weiterhelfen.

Die genannten Konflikte sind auch der Grund, weshalb der eine oder andere immer das Gefühl hat, innerhalb der Software müsste doch mehr gehen. Man kann das in Prospekten suggerierte schnellere und sicherere Arbeiten nicht wirklich erkennen und zweifelt am Kauf der Software. Die Ursache dafür ist oftmals eine Artikelverwaltung, die nicht zu 100 % umgesetzt ist. Im Prinzip ist es wie eine Zugverbindung, bei der ein Streckenabschnitt fehlt. Meine klare Empfehlung an alle Schreinereien und Tischlereien: Investieren Sie in ein ERP-System – aber überstürzen Sie dabei nichts.

Exklusives Webinar für BM-Leser

Aufbauend auf diesem Beitrag möchten wir Sie praxisnah unterstützen und veranstalten ein kostenloses Webinar exklusiv für BM-Leser: „ERP für Schreiner und Tischler: Treffsicher auswählen, erfolgreich integrieren“. Dabei werden wir uns mit der systematischen Suche nach Software auseinandersetzen, damit Sie das passende System auch treffsicher finden. Wir besprechen, welche Voraussetzungen gegeben sein sollten und welche Punkte Sie unbedingt beachten müssen, damit die Integration ein Erfolg wird. Darüber hinaus werde ich Ihnen zeigen, wie wir es bei AV-Line schaffen, mit weniger als 20 Euro pro User und Monat eine komplett funktionierende Infrastruktur aufrechtzuerhalten – inklusive Software, Schnittstellen, Installation und sämtlicher Schulungen. Mehr Infos zu diesem exklusiven und kostenlosen Webinar und den Anmeldelink finden Sie im Kasten auf der gegenüberliegenden Seite.


Exklusiv für BM-Leser

Kostenloses ERP-Webinar: Sichern Sie sich einen der begrenzten Plätze!

Exklusiv für BM-Leser bietet BM-Autor Markus Faust das auf diesem Beitrag aufbauende, kostenlose Webinar mit dem Titel „ERP für Schreiner und Tischler: Treffsicher auswählen, erfolgreich integrieren“ an.

Der Experte für effektive Arbeitsvorbereitung im Innenausbau unterstützt Schreiner und Tischler bei der Auswahl und Einführung von CAD/CAM- und ERP-Systemen.

Markus Faust: „Wir werden uns in dem Webinar besonders auch mit der systematischen Suche nach ERP-Software auseinandersetzen, damit Sie das für Sie und Ihren Betrieb passende System auch treffsicher finden. Wir besprechen darüber hinaus auch, welche Punkte Sie unbedingt beachten müssen, damit die Integration in Ihrem Unternehmen ein Erfolg wird.“

Termine

  • Donnerstag, 13.02.2020, 18:00 Uhr
  • Donnerstag, 12.03.2020, 18:00 Uhr

Anmeldung und weitere Infos

Hier geht’s zur Anmeldung. Einfach QR-Code scannen oder Kurzlink in den Browser eingeben. Sichern Sie sich schnell Ihren Platz in einem der beiden kostenlosen Experten-Webinare, denn die Teilnehmerzahl ist auf je 25 begrenzt!

https://l.ead.me/BM-ERP


Der Autor

Markus Faust ist Dipl.-Ing. (FH) Holztechnik und Berater für effektive Arbeitsvorbereitung im Innenausbau. Er unterstützt Schreiner und Tischler bei der Auswahl und Einführung von CAD/CAM- und ERP-Systemen.

www.av-line-consulting.de


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