Systeme zur mobilen Zeiterfassung

Zeit ist Geld: Volle Transparenz auch unterwegs

Die Dokumentation von Zeiten bildet die Grundlage für eine sichere Angebotskalkulation und betriebliches Controlling. Wer als Schreiner viel unterwegs ist, braucht ein mobiles Zeiterfassungssystem. Doch das Angebot ist mittlerweile groß und unübersichtlich. Welche mobile Lösung passt zu welchem Betrieb und worauf sollte man achten?

Bei den Mitarbeitern ist sie unbeliebt – für die Lohnabrechnung, Kalkulation und Unternehmenskontrolle ist sie unerlässlich: die Erfassung von Büro-, AV-, Produktions- und Montagezeiten. Wer, wie lange und wo an einem Projekt tätig ist, wird in vielen Betrieben mehr oder weniger konsequent auf Zetteln erfasst. Häufig werden die Daten kurz vor Feierabend noch schnell „zusammengedichtet“, damit der Chef nicht meckert. Entsprechend gering ist die Übereinstimmung mit den tatsächlich angefallenen Zeiten. Vorbehalte gegenüber „Kontrollen“ und mangelndes Wissen über die betriebliche Bedeutung der Zeiterfassung sind häufig Gründe für die Vernachlässigung dieser wichtigen Tätigkeit.

Angebote müssen heute möglichst knapp kalkuliert werden, damit man „im Rennen“ bleibt. Da man am Material kaum sparen kann, muss man mit der Arbeitszeit haushalten, dem weitaus größten Posten bei den Betriebskosten. Mithalten und dennoch in der Gewinnzone bleiben kann nur, wer auf verlässlicher Grundlage kalkuliert. Sicherheit bietet die Nachkalkulation, die auf bereits realisierten Projekten und den für die einzelnen Tätigkeiten angefallenen Personal- und Maschinenzeiten basiert. Je präziser diese Daten sind, desto genauer ist die Kalkulation neuer Projekte.
Neben der Kalkulation hat die Zeitwirtschaft auch eine wichtige Controlling-Funktion: Zeitnahe Auswertungen der stationär und mobil erfassten Daten zeigen, ob man mit dem aktuellen Auftrag noch im „grünen Bereich“ liegt.
Es geht auch einfacher: Zeit- statt Zettelwirtschaft
Digitale Zeiterfassungssysteme machen mit schwer lesbaren, unpräzisen, verlorenen oder vergessenen Stundenzetteln Schluss. Zeit- und andere Daten werden nach Schema abgefragt und meist drahtlos an die auswertende Bürosoftware übertragen. Aufgrund der zeitnahen Vor-Ort-Erfassung und vorgegebenen Eingabeabfolge ist dafür gesorgt, dass wichtige Daten nicht vergessen werden. Tätigkeiten, Zeitaufwand, Kostenstellen und Kostenträger werden unmittelbar miteinander verknüpft, so dass nach der Datenübergabe an die Buchhaltung Auswertungen und Kalkulationen zur Verfügung stehen. So erhält man schnell einen tagesaktuellen Überblick, wie viel Zeit bisher für ein Projekt aufgewandt wurde und wie groß die Abweichungen gegenüber den Soll-Zeiten sind.
Natürlich profitiert auch die Lohnbuchhaltung: Da sowohl das ungeliebte Ausfüllen als auch das mühsame Entziffern und Abtippen unleserlicher Stundenzettel entfällt, werden Eingabe- und Übertragungsfehler vermieden. Liegen alle digital erfassten Daten zeitnah vor, sind eine termingerechte und korrekte Lohnabrechnung und vor allem eine die Liquidität fördernde, schnelle Rechnungsstellung möglich. Digitale Zeitdaten sind zudem eine Voraussetzung für Prämienlohn und sie erleichtern die Abrechnung bei individuellen Arbeitszeitmodellen.
Was lässt sich womit erfassen?
Erfasst werden Arbeitszeiten von Mitarbeitern (Kommt/Geht, Beginn/Ende), abzüglich aller Pausen. Die Auftragszeiterfassung erfasst darüber hinaus Daten wie Projekt, Kunde oder Baustelle, was eine projektbezogene Auswertung ermöglicht. Spannend wird es, wenn Zeiten mit Tätigkeiten verknüpft werden. Dabei kann man nicht nur feststellen, dass ein Auftrag die kalkulierte Zeit überschritten hat, sondern auch, in welchen Tätigkeitsbereichen. Das erst macht ein korrigierendes Eingreifen möglich. Im Einzelnen erfasst werden – je nach System – Mitarbeiterzeiten, Betriebsdaten von Fahrzeugen und Maschinen, deren Standort (per GPS), der Auftrag (Projekt, Vorgang etc.), die Tätigkeit, der Stundentyp (Normalstunden, Überstunden, Nachtstunden etc.), Kostenstellen und -träger (Werkstatt, Büro, Baustelle etc.), Material, Massen/Mengen und teilweise auch Kommentare und Ähnliches.
Eingegeben werden die Daten per Menüauswahl und per Tastatur. Identifizieren kann sich der Benutzer per PIN-Eingabe, Barcode- oder Chipkarten-Leser, Fingerprint-Scanner etc. Vom jeweiligen Einsatzort an den Firmenstandort übertragen werden die Daten per Online-Verbindung, SMS, GPRS oder E-Mail und an einem zentralen PC-Arbeitsplatz verarbeitet.
Unterschieden werden speziell für die mobile Datenerfassung konzipierte Eingabegeräte oder Standardgeräte wie Mobiltelefone, Smartphones oder Pocket-PCs/PDAs. Jedes System zur Erfassung bzw. Identifikation hat seine Vor- und Nachteile. Der Vorteil von Pocket-PCs oder Smartphones ist beispielsweise deren Zusatznutzen: Funktionen wie eine Digitalkamera für Baustellenfotos, ein mobiles Aufmaß oder die Kommunikation per E-Mail sind integriert. Der Nachteil: die Bedienung per Minitastatur, Stift oder berührungssensitivem Display liegt nicht jedem und ist auf Baustellen nicht immer praktikabel.
Qual der Wahl – Das Marktangebot ist vielfältig
Mit zunehmender Bedeutung der Zeitwirtschaft und der Notwendigkeit zur Mobilität steigt auch die Anzahl der Anbieter mobiler Zeiterfassungs-Systeme. Das Spektrum reicht von der einfachen Tabellenkalkulation auf einem PC, über die branchenübergreifende mobile Zeit-, Fahrzeugdaten- und Standorterfassung bis zu branchenspezifischen Lösungen, bei denen das Modul „Zeiterfassung“ nur ein Teil einer oft umfangreichen Gesamtlösung ist.
Die einzelnen Systeme unterscheiden sich nicht nur in der Konzeption, sondern auch darin, wie erfasst wird, was erfasst wird, bzw. wie genau Zeiten und Tätigkeiten aufgenommen werden. Auch eventuell notwendig werdende Anbindungen an die Betriebsdaten- (BDE) oder Maschinendatenerfassung (MDE), Zutrittskontrolle, die Mitarbeiter- und Fahrzeugortung etc. wollen berücksichtigt werden, will man sich bei der Wahl nicht vergreifen.
All dies macht die Entscheidung nicht einfach. Je präziser man eigene aktuelle und künftige Anforderungen beschreiben kann, desto schneller trennt sich die Spreu vom Weizen. Benötigt man beispielsweise auch die Standortdaten der Mitarbeiter, um sie koordiniert an den jeweils nächsten Einsatzort zu schicken, ist eine GPS- und Kommunikationsfunktion unabdingbar, die nicht alle Systeme bieten.
Berücksichtigt werden sollten natürlich auch die eigenen betrieblichen Gegebenheiten, Arbeitsweisen, aufgabenspezifischen Anforderungen, sowie darüber hinaus auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Bevor man sich entscheidet, muss zunächst geprüft werden, welches mobile Zeiterfassungssystem mit der aktuell eingesetzten Branchen- und Lohnsoftware voraussichtlich am besten kommuniziert.
Anbieter von Branchenprogrammen für Schreiner offerieren in der Regel eigene Zeitwirtschafts-Systeme, die enger in die Gesamtlösung eingebunden sind, als das mit allgemeinen Systemen möglich ist. Das bedeutet in der Konsequenz, dass eine Lösung, die bei der Datenübergabe manuellen Nachbearbeitungsaufwand erfordert, nicht optimal ist. Die Schnittstellenfrage ist also ein KO-Kriterium.
Dabei sollte man bei der Auswahl achten
Etwa 30 Anbieter offerieren allgemeine Lösungen für die mobile Zeiterfassung. Hinzu kommen einige in Branchenprogramme für Schreiner eng eingebundene Systeme. Worauf sollte man angesichts dieser Vielzahl achten?
Da ist zunächst der Anbieter: Mit der Entscheidung für eine Lösung geht man mit ihm eine längerfristige Beziehung im Hinblick auf den Support, auf Updates/Upgrades, auf einen Software-Servicevertrag etc. ein. Daher sollte man sich auch ihn genauer anschauen und folgende Fragen stellen: Ist er gleichzeitig auch der Hersteller (Wartung/Reparatur etc.)? Seit wann ist er auf dem Markt? Wie viele Kunden setzen seine Lösungen (speziell im Schreinerbereich) ein etc.? Da die Anbieter nahe liegender Weise ihre Zielgruppe möglichst breit halten wollen, werden meist kleine, mittlere und große Betriebe genannt – dennoch gibt es Unterschiede.
Wie flexibel die Lösung ist, zeigen die Einsatzbereiche: dazu gehören die stationäre/mobile Zeiterfassung, die Erfassung von Fahrzeugdaten (Standzeiten, Fahrzeiten etc.) oder die Standortanzeige per GPS. Teilweise werden auch auf den Kunden individuell angepasste Lösungen angeboten, die zusätzliche Einsatzbereiche eröffnen. Je nachdem, welche Hardware eingesetzt wird, verfügt das System auch über hardwarespezifische Zusatzfunktionen (Mobiltelefon, Digitalkamera, E-Mail etc.). Wichtig ist natürlich auch, was erfasst wird.
Auch die Technik und Schnelligkeit, mit der die mobil erfassten Daten auf den Firmenserver übertragen werden, spielt im Hinblick auf das Einsatzspektrum eine Rolle. Der Datenabgleich erfolgt, je nach System und eingesetzter Hardware, per Docking-Station, online, per SMS, GPRS, E-Mail, SD-Karte, USB-Kabel etc. Die Benutzer-Identifikation erfolgt per PIN-Eingabe, Barcode-Lesegerät, Chipkarten-Leser, Fingerprint-Scanner oder RFID-Leser.
Die Art der verwendeten mobilen Hardware entscheidet darüber, ob das System von den Mitarbeitern gerne angenommen wird oder nicht. Meist ist es ein speziell für diesen Zweck entwickeltes Gerät, aber auch Handys/Smart Phones, Pocket-PC´s (PDA) oder Notebooks kommen zum Einsatz. Wichtig bei den Hardwaredaten sind die Schutzklasse, die Abmessungen, das Gewicht und nicht zuletzt die Betriebs- und Ladezeit des Akkus.
Bei der auswertenden Software sollten die erfassten Daten tabellarisch und grafisch dargestellt werden. Weitere Auswahlkriterien bei der Software sind die Verwaltung von Zeitmodellen, die Bedienbarkeit, die Kostenstellenstruktur etc.
Da die Systeme der einzelnen Anbieter sehr unterschiedlich sind, lassen sich auch Preise nicht ohne weiteres angeben – sie liegen, je nach Erfassungsgerät und Funktionsumfang, zwischen 200 und 700 Euro pro Erfassungseinheit. Da stets mehrere Systeme erworben werden, ist auch ein Blick auf die Rabattstaffelung sinnvoll. Arbeitszeiten zu dokumentieren kostet Zeit und Geld.
Nicht nur in Eingabe-, Auslesegeräte und Software muss investiert werden, auch die Erfassung der Daten erfordert von jedem Mitarbeiter ein gehöriges Maß an Disziplin und einige Minuten seiner täglichen Arbeitszeit. Im Büro, in der Werkstatt und vor Ort eingesetzte Mitarbeiter müssen in der Bedienung und Benutzung geschult werden.
Fazit: Zeiterfassung ist Existenzsicherung
Bevor man sich für ein mobiles System entscheidet, sollte zuvor geklärt werden, ob die Zeiterfassung im Betrieb überhaupt praktikabel ist. Diese „Sinnfrage“ stellt sich z. B. bei sehr kleinen Betrieben, in denen jeder alles können muss und eine Aufgabenteilung kaum möglich ist. Dann ist die häufige Unterbrechung des Arbeitsflusses durch die Erfassungstätigkeit unzumutbar. Sind Mitarbeiter jedoch häufig auf verschiedenen Baustellen zur Montage oder aufgrund von Reparaturen unterwegs, haben mobile Geräte gegenüber einer Erfassung per Stundenzettel klare Vorteile.
Eine erfolgreiche Einführung der Zeitwirtschaft setzt eine vorbereitende Aufklärung voraus. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter die Zeiterfassung ausschließlich als Kontrolle empfinden. Vor Einführung sollte allen klar gemacht werden, dass die digitale Zeiterfassung Lohngerechtigkeit und Transparenz im Unternehmen fördert. Außerdem ist sie betrieblich unverzichtbar, weil die Arbeitszeit zu einem immer wertvolleren Gut wird, weil die Kostensicherheit und Wettbewerbsfähigkeit gesteigert wird und damit Arbeitsplätze gesichert werden. Zeiterfassung ist also letztlich Existenzsicherung – für das Unternehmen und seine Mitarbeiter. (Marian Behaneck) ■
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