Die E-Rechnung: Vorteile, Vorgaben und Vorgehen

Ein digitales Zugpferd

Elektronische Rechnungen sparen Porto-, Druck- und Papierkosten. Und sie optimieren Arbeitsprozesse. Das Erstellen, Versenden und Archivieren von E-Rechnungen ist in den letzten Jahren erheblich einfacher geworden, dennoch sollte man auf wichtige Details achten. Hier erfahren Sie, welche das sind. Marian Behaneck

I Die Digitalisierung und Rationalisierung von Prozessen ist in einigen Holzverarbeitenden Betrieben schon weit fortgeschritten: Arbeitszeiten, Aufmaß und Angebote werden in der Regel digital erstellt oder erfasst. Nach wie vor per Post versandt werden dagegen Rechnungen: Umfragen zufolge drucken fast drei Viertel aller mittelständischen Unternehmen ihre Rechnungen immer noch aus und stecken sie erst ins Kuvert und dann in den Briefkasten. Die Gründe sind vielfältig. Teilweise herrscht noch die Meinung vor, Rechnungen digital auszugeben, zu versenden und zu archivieren sei kompliziert. Das war früher tatsächlich so, weil OnlinE-Rechnungen zwingend eine elektronische Signatur aufweisen mussten, sonst waren sie nicht vorsteuerabzugsfähig. Seit 1. Juli 2011 sind jedoch gemäß Steuervereinfachungsgesetz, mit dem eine EU-Richtlinie umgesetzt wurde, elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen gleichgestellt. Das bedeutet unter anderem, dass eine qualifizierte Signatur beim elektronischen Rechnungsversand zwar möglich, aber keine Pflicht mehr ist. Das vereinfacht Arbeitsabläufe erheblich und rationalisiert Prozesse im Rechnungswesen.

Welche Vorteile bieten E-Rechnungen?
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind Rechnungen, die auf elektronischem Weg erstellt, übermittelt und empfangen werden. Das bietet viele Vorteile: Zunächst einmal spart man Zeit und Material, weil die Rechnung nicht mehr ausgedruckt, gefaltet, in den Briefumschlag gesteckt und zur Post gebracht werden muss. Per Mail versandte Rechnungen sind zudem viel schneller beim Kunden. Auch ökologisch bringen sie Vorteile: Es wird weniger Papier, Tinte oder Toner verbraucht und weniger CO2 ausgestoßen. Zudem lassen sich E-Rechnungen am PC mit einem Suchbefehl schneller finden als in einem Ordner abgelegte Papierbelege.
Untersuchungen zufolge liegt das Einsparpotenzial zwischen 1,50 Euro (für Druck, Papier, Porto) und 11 Euro (inkl. Lohnkosten) pro Rechnung. Dieser Betrag lässt sich allerdings nur dann einsparen, wenn nicht nur Erstellung, Versand und Annahme, sondern auch die weitere Verarbeitung einer Rechnung vollständig digital und automatisiert abläuft. Das heißt, dass auch der Empfänger die Rechnungsdaten digital weiterverarbeiten kann. Im Idealfall lassen sich E-Rechnungen direkt ins System buchen, prüfen und beispielsweise Zulieferer-Rechnungen per Bestelldatenabgleich automatisch freigeben.
Auch Ablage und Archivierung sind einfacher. Jede Rechnung muss innerhalb der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Während Papierrechnungen im Laufe der Zeit ausbleichen und dann nicht mehr lesbar sind, kennen digitale Rechnungen dieses Problem nicht. Allerdings besteht eine gewisse Gefahr des „digitalen Ausbleichens“: Ob in einem speziellen Datenformat abgelegte, digitale Rechnungen in zehn Jahren oder aber nach einem Buchhaltungssystemwechsel noch angezeigt werden können, ist aufgrund der immer schnelleren Produktzyklen von Hard- und Software keineswegs sichergestellt.
Welche Vorgaben sind zu erfüllen?
Für Rechnungen gelten – ganz gleich ob sie in Papierform oder in elektronischer Form im Handwerksbetrieb eingehen oder diesen verlassen – dieselben Vorgaben: Die Rechnung muss alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten, damit sie vorsteuerabzugsfähig ist (siehe Infokasten auf der folgenden Seite). Darüber hinaus gelten für elektronische Rechnungen weitere Vorgaben. So muss der Empfänger zustimmen, wobei dies keiner Schriftform bedarf. Es genügt, wenn er die elektronische Rechnung akzeptiert und das Verfahren damit stillschweigend billigt. E-Rechnungen müssen ferner in einem elektronischen Format (z. B. PDF, XML, IDoc oder Edifact) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden, zugleich aber für Menschen lesbar sein.
Ferner müssen Authentizität und Integrität der Rechnung garantiert sein. Authentizität bedeutet, dass die Echtheit der Herkunft der Rechnung nachgewiesen werden kann. Mit Integrität ist gemeint, dass das Rechnungsoriginal unversehrt bleibt, also nach dem Versand nicht mehr verändert werden kann. Das kann man beispielsweise über eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des Signaturgesetzes, mittels elektronischem Datenaustausch, z. B. EDI (siehe Glossar), oder mit innerbetrieblichen Kontrollverfahren gewährleisten. Letzteres ist in der Regel bereits dann erfüllt, wenn ein Mitarbeiter digitale Eingangsrechnungen mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen abgleicht (Bestellung, Auftrag, Lieferschein) und auf Plausibilität prüft.
So kommt die Rechnung zum Kunden
Übermitteln lassen sich elektronische Rechnungen im E-Mail-Anhang, als Computer-Telefax oder per Fax-Server, Web-Download oder Geschäftsdatenaustausch-Standard EDI. Basieren elektronische Rechnungen auf standardisierten Formaten, kann der Empfänger daraus für ihn relevante Rechnungsdaten extrahieren. Deshalb haben im Juni 2014 das Bundeswirtschaftsministerium und Bundesinnenministerium ein neues Standardformat für elektronische Rechnungen vorgestellt, das sogenannte „ZUGFeRD“.
Rechnungen mit diesem Standard basieren auf einem PDF-Dokument, in das alphanumerische Daten im XML-Format eingebettet sind. Darin enthaltene Informationen wie Absenderfirma, Rechnungsnummer, Datum und Betrag können automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Der ZUGFeRD-Standard soll Arbeitsabläufe vereinfachen und damit tatsächlich zu einem Zugpferd der digitalen Buchhaltung werden.
Was ist bei der Archivierung zu beachten?
Aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen sind sowohl digitale als auch Papierrechnungen mindestens zehn Jahre unveränderbar aufzubewahren. Unveränderbar bedeutet, dass jederzeit auf den Originalzustand geschlossen werden kann. Das setzt ineinander greifende Arbeitsabläufe, Kontrollmechanismen, Hard- und Softwaresysteme voraus. Als originär digitale Dokumente müssen elektronische Rechnungen dabei unverändert elektronisch aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht. Zudem muss die Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein. Das heißt, dass E-Rechnungen auch nach der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist oder beispielsweise bei einem Systemwechsel mit einem geeigneten Programm angezeigt werden können müssen. Bewährt hat sich dabei das PDF/A-Format. Das ist eine ISO-genormte Variante des PDF-Formats zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.
Auch bei der Digitalisierung und Archivierung von Papierrechnungen sind besondere Vorgaben zu beachten: So können eingehende Papierrechnungen nur unter bestimmten Voraussetzungen gescannt und anschließend digital aufbewahrt werden. Das Verfahren zur Digitalisierung und Aufbewahrung von Papierrechnungen muss ferner den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) elektronisch unveränderbar und dauerhaft les- und auswertbar sein sowie für Steuerbehörden revisionssicher archiviert werden. Nur wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, dürfen Papierdokumente nach dem Einscannen vernichtet werden, um eine doppelte Datenhaltung zu vermeiden. Allerdings gilt dies nur für Rechnungen, die nicht im Original aufzubewahren sind. Ferner sollte man den Scanvorgang reglementieren: Wer ist für das Scannen verantwortlich, was wird wann gescannt und nach welchen Qualitätsstandards?
E-Rechnungen gehört die Zukunft
Elektronische Rechnungen sparen nicht nur Porto-, Druck- und Papierkosten, sie optimieren auch Arbeitsprozesse. Trotz vieler Vorteile stoßen sie aber immer noch auf Akzeptanzprobleme. Insbesondere ältere Kunden bevorzugen die vertraute Papierrechnung. Ganz anders sieht es im B2B-Bereich aus: Hier sind E-Rechnungen mittlerweile Standard. Wie hoch der Rationalisierungs- und Einspareffekt ist, hängt jedoch entscheidend davon ab, ob der Empfänger Rechnungsdaten digital übernehmen und weiterverarbeiten kann. Hier gibt es noch Entwicklungsbedarf. So weist das neue ZUGFeRD-Format zwar in die richtige Richtung, wird aber bisher nur von wenigen ERP-Branchen- und Buchhaltungsprogrammen unterstützt: Erst ein Drittel unterstützt derzeit das ZUGFeRD-Datenformat, was nach Angaben der befragten Softwarehersteller nicht zuletzt an einer mangelnden Anwendernachfrage liegt. Zu einem Zugpferd der Digitalisierung und Rationalisierung wird das neue Datenformat aber nur, wenn alle Beteiligten mitziehen. I

Glossar

EDI (Electronic Data Interchange): Übermittlungsverfahren für den Datenaustausch zwischen IT-Anwendungen sowie unternehmensübergreifender Austausch von Geschäftsdaten über standardisierte Formate und genormte Verfahren
Elektronische Signatur: ein mit digitalen Informationen verknüpfter Datensatz, mit dem sich Signaturersteller identifizieren und Empfänger die Integrität der signierten Daten prüfen können
PDF/A (Portable Document Format): von der ISO genormtes, plattformübergreifendes Langzeitarchivierungsformat für digitale Dokumente
XML (eXtensible Markup Language): plattformübergreifendes Datenformat, mit dem hierarchisch strukturierte Textdateien unabhängig von der Programmiersprache ausgetauscht werden können
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen – damit lassen sich Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei übermitteln, auslesen und verarbeiten

Pflichtangaben in Rechnungen

  • Name und Anschrift des Leistungsgebers und des Leistungsempfängers
  • Termin der Lieferung oder Leistung
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte, bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
  • Netto-Betrag, gegebenenfalls nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
  • der darauf entfallende Mehrwertsteuer-Betrag, ggf. aufgeschlüsselt
  • das Ausstellungs-/Rechnungsdatum
  • einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers

  • Der Autor
    Dipl.-Ing. Marian Behaneck ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Software, Hardware und IT im Baubereich.

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