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Jetzt auch noch digital?

BM-Serie: Meister und Projektmanager, Teil 4
Jetzt auch noch digital?

Im vierten und letzten Teil dieser Serie findet sich ein Marktüberblick, der relativ unbekanntes Terrain beleuchtet: Software für das digitale Projektmanagement. Das stellt eine doppelte Herausforderung für das Tischler- und Schreinerhandwerk dar: Einerseits ist es eine neue Organisationsform des Projektmanagements – und dann auch noch digital!

Rainer kemner

Wie nun geht also beides zusammen? Die aufgelisteten EDV-Programme kommen aus einer anderen Welt und wurden nicht für Handwerker, Tischler oder Schreiner erfunden. Vor allem die sog. agilen Methoden wurden ursprünglich durch Softwareprogrammierer für ihren eigenen Bedarf entwickelt und werden seit ca. zehn Jahren in vielen anderen Branchen angewendet, wobei hier immer das Projekt (und der damit verbundene Entwicklungsprozess) im Vordergrund steht.

Eine ähnliche Entwicklung ist bei den Branchenprogrammen für das Tischler- und Schreinerhandwerk zu beobachten, die viele kleine Bausteine zu einem immer komplexeren System (ERP-Programm) zusammenfügen, um nun den Prozess der gesamten Auftragsabwicklung abzubilden. Allerdings sind die Ergebnisse dieser beiden Softwarewelten ziemlich unterschiedlich und können sich im besten Fall ergänzen, wie die Anwender-Story der Tischlerei „Dein Freund“ zeigt (siehe Teil 3 dieser Serie in BM 7/2020). Überschneidungen wie beim Dokumentenmanagement oder bei der Kundenverwaltung sollten vermieden oder durch eine saubere Schnittstelle gelöst werden.

Vor- und Nachteile digitaler Lösungen

Vorteile einer server- oder cloudbasierten Softwarelösung sind beispielsweise die Nutzung auf einer beliebigen Anzahl von Arbeitsplätzen, die Transparenz in der Auftragsabwicklung und, falls gewünscht, die mobilen Zugriffsmöglichkeiten via Internet für alle Projektbeteiligten auf den selben Informationsstand.

Allerdings sollte der interessierte Tischler oder Schreiner jetzt nicht dem Irrtum unterliegen, dass mit der Einführung einer Software plötzlich auch eine neue Organisationsform – nämlich das (agile) Projektmanagement – funktioniert! Auch hier gilt: „Wenn ich einen schlecht strukturierten Prozess digitalisiere, muss ich mich nicht wundern, dass ich hinterher einen womöglich noch schlechteren und noch komplizierteren digitalen Prozess habe!“ Es muss also vorher über Betriebsorganisation, Abläufe und Prozesse nachgedacht, diese ggf. verbessert und optimiert sowie für alle Beteiligten transparent gemacht werden. Erst anschließend werden von diesem Ergebnis ausgehend die Anforderungen an eine neue Software definiert.

Im Falle der Tischlerei „Dein Freund“ (siehe Teil 3 dieser Serie in BM 7/2020) hat man mit der ausgewählten Software keine neue Insel im Betrieb installiert, sondern ein Bindeglied zwischen den vorhandenen ERP-, CAD- und Windows-Programmen gefunden, das jetzt als zentrales Kommunikationstool bei der Auftragsabwicklung dient und somit auch wesentliche Aufgaben des Projektmanagements unterstützt.

Denken und arbeiten in Projekten

Die Einführung eines Kanban-Boards kann zunächst vollkommen analog auf einer großen weißen Spanplatte erfolgen (siehe Teil 2 dieser Serie in BM 6/2020) und als Hintergrund für die morgendliche Team-Besprechung dienen. Hier sind dann alle Aufträge für alle Mitarbeiter sichtbar dargestellt, ggf. ergänzt durch ein klassisches Gantt-Diagramm (Balkendiagramm) für die wöchentliche Einsatzplanung. Das wäre natürlich auch die kostengünstigste Art und Weise, sich in die neue Welt des Projektmanagements (siehe Teil 1 dieser Serie in BM 5/2020) vorzutasten, bevor viel Geld für Hard- und Software ausgegeben wird. So reifen mit den neuen Begrifflichkeiten, wie zum Beispiel mit dem Projekt (anstatt Auftrag), mit den dazu ernannten Projektleitern und wechselnden Projektteams auch die entsprechenden organisatorischen Strukturen, die zu einem späteren Zeitpunkt durch eine Software abgebildet werden.

Nicht jeder Tischler oder Schreiner muss jetzt Projektmanagement machen oder „agil“ sein und auch noch eine teure Software dafür kaufen. Vorteilhaft wird diese Art der Organisation jedoch bei größeren Aufträgen (Projekten) und bei einer Vielzahl von Teams, die sich dann mit ihren jeweiligen Projektleitern stärker selber organisieren – was ja schon häufig der Fall ist und intuitiv als neue Organisationsmethode in vielen Betrieben bereits praktiziert wird.

Lasten- und Pflichtenheft

Ein wesentliches Instrument des klassischen Projektmanagements, das jetzt selbstverständlich auch für die Auswahl einer neuen Software (oder Maschine, Werkzeug, Anlage sowie für jede größere Investition) angewendet werden sollte, ist das Lasten- und Pflichtenheft:

  • Das Lastenheft beschreibt, was zu erbringen ist und wofür. Im Lastenheft werden sämtliche Anforderungen des Auftraggebers hinsichtlich der Ziele, des Liefer-, Funktions- und Leistungsumfangs zusammengestellt.
  • Das Pflichtenheft definiert, wie und womit die Anforderungen des Lastenheftes realisiert werden. Das bedeutet, dass das Lastenheft des Auftraggebers in ein Pflichtenheft für den Auftragnehmer übersetzt und damit zur Vertragsgrundlage wird sowie den konkreten Liefergegenstand beschreibt.

Wie bereits angedeutet, können bzw. müssen auf Grundlage der spezifischen eigenen organisatorischen Abläufe und Bedürfnisse die Anforderungen an eine neue Software beschrieben werden. Folgende Leitfragen unterstützen bei der Auswahl:

  • Welche möglichst einfach umschaltbaren Ansichten (Kanban, Gantt, Swimlane, Burndown, Kalender) werden gebraucht?
  • Wie ist das Aufgaben-Management (Task-Management) strukturiert?
  • Müssen E-Mail-Funktion, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und Stundennachweis integriert sein?
  • Sind Prozess-Automationen für sich wiederholende Aufgaben möglich?
  • Können eigene, individuelle Checklisten angelegt werden?
  • Welche Schnittstellen sind zu allgemeinen ERP- und kaufmännischen Programmen wie z. B. KHK, Sage, Lexware usw. notwendig?
  • Welche Schnittstellen werden zu Branchenprogrammen für das Tischler- und Schreinerhandwerk z. B. für die Zeiterfassung, Stamm- und Artikeldaten, Vor- und Nachkalkulation, Rechnungsstellung usw. gebraucht?

Und selbst, wenn nicht mit einem eigenen Lastenheft gearbeitet wird, so sollten die einzelnen Anbieter Referenzen und Adressen von Anwendern aus vergleichbaren Branchen (ähnliche Mitarbeiterzahl, ähnliche Produkte, ähnliche Kunden und Aufträge) nennen! Das Gespräch und auch der offene Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Tischler- und Schreinerhandwerk ist auch hier wertvoll und unersetzlich.

BM lädt Sie bei dieser Gelegenheit nochmals herzlich zur Kontaktaufnahme zum Thema Projektmanagement ein, weil ein weiterer Austausch der Leserschaft für beide Seiten nur von Vorteil sein kann.


Meister und Projektmanager

Die BM-Serie im Überblick

Diese vierteilige BM-Serie beleuchtet die unterschiedlichen Aspekte des Projektmanagements mit klarem Fokus auf das Tischler- und Schreinerhandwerk:


Umfangreiches Glossar zum Download

Hier erklären und „übersetzen“ wir die wichtigsten Fachbegriffe rund um die BM-Serie „Meister und Projektmanager“.



Der Autor

Rainer Kemner hat zum 1. Januar 2019 ein eigenes Ingenieurbüro gegründet, berät das Tischler- und Schreinerhandwerk zur Prozessoptimierung und unterrichtet an Meister- und Technikerschulen.

www.rainerkemner.de


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