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Strukturen wollen leben

BM-Serie „Gemeinsam etwas verändern“, Teil 3
Strukturen wollen leben

Für jeden Bereich, der neu organisiert wurde, ist ein Mitarbeiter verantwortlich. Er muss in Zukunft dafür Sorge tragen, dass der vereinbarte Sollzustand dauerhaft eingehalten wird. Der Autor Schreinermeister Matthias Brack ist Geschäftsführer der Brack Wintergarten GmbH und Anwendungsspezialist für die Methode KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) im Handwerk. www.brack-wintergarten.de
Einmal Ordnung schaffen und Prozesse zu erstellen, ist meist noch machbar. Diese aber dauerhaft in die Köpfe aller Beteiligten zu bekommen, ist anstrengend.

Autor: Matthias Brack

I Haben wir es erst einmal geschafft, unsere Ziele zu formulieren, die Strategie zu entwickeln und die Maßnahmen umzusetzen, gilt es nun, die entstandenen Strukturen „am Leben“ zu halten. Es erfordert einiges an Disziplin, nicht in den „Alltagstrott“ zurückzuverfallen. Deshalb ist die Phase der „Erhaltung“ eine der wichtigsten Stufen bei der Einführung von Verbesserungen.

Ein elementares Werkzeug hierfür ist die Visualisierung, da unser Gehirn mit Bildern und visuellen Reizen sehr viel besser umgehen kann als mit langen Texten oder Zeichen. Der gewünschte Zustand oder die Struktur sollten jederzeit und am besten in Form von Bildern oder schematischen Darstellungen sichtbar sein. Nützlich sind Vorher/Nachher-Bilder, damit jeder auf den ersten Blick erkennen kann, welchen Nutzen die neue Struktur hat und jeder, der mit dem Vorgang betraut ist, auch schnell erkennt, wie der Sollzustand aussehen sollte.
Wenn der neue Prozess festgelegt ist, muss er so umfassend eingeführt werden, dass er dauerhaft „am Leben“ bleibt. Dazu ist es unabdingbar, einen Verantwortlichen zu benennen, der mit allen Beteiligten den erstellten Prozess durchspielt und erklärt, wie es zukünftig zu funktionieren hat. Bei diesem „Probelauf“ können Fragen geklärt werden und jeder Mitarbeiter bekommt die neuen Abläufe vom zukünftig Verantwortlichen persönlich vermittelt. Das kostet im Moment vielleicht Zeit und damit Geld, aber in Summe und auf Dauer zahlt es sich immer aus. I

Die Mitarbeiter und ihre Bereiche Jeder trägt Verantwortung
Wenn ein Prozess festgelegt ist, muss ein prozessverantwortlicher Mitarbeiter in Zukunft dafür Sorge tragen, dass der vereinbarte Sollzustand dauerhaft eingehalten wird. Sollte es zu Störungen kommen oder Kollegen sich nicht an den vereinbarten Ablauf halten, so kann er diese ermahnen und ggf. auch dem Vorgesetzten ein Feedback geben. Selbstverständlich ist es auch seine Aufgabe, die neuen Prozesse immer wieder zu hinterfragen und ggf. weitere Verbesserungsvorschläge aktiv einzubringen.
Dabei hat es sich als sinnvoll erwiesen, unterschiedliche Mitarbeiter mit den verschiedenen Bereiche zu betrauen. Im Laufe der Zeit entsteht so ein gegenseitiges Verständnis, da jeder von sich weiß, was es bedeutet, für einen Bereich verantwortlich zu sein. Folglich werden sich die Mitarbeiter beim Einhalten der vereinbarten Abläufe und Ordnung am Arbeitsplatz gegenseitig unterstützen.
Ihre Aufgabe als Chef: Als Chef wissen Sie, wie schwierig es ist, Strukturen am Leben zu erhalten. Sie müssen sich auch selbst immer wieder motivieren, das Vereinbarte aktiv vorzuleben und einzuhalten. Dasselbe erwarten Sie ja auch von Ihren Mitarbeitern.
Deshalb macht es durchaus Sinn, dass Sie ebenfalls eigene Verantwortungsbereiche übernehmen. In erster Linie ist es aber „Chefsache“ die Bereiche der Mitarbeiter zu kontrollieren und darauf zu achten, dass formulierte gemeinsame Ziele umgesetzt werden. Dafür müssen wir die Rahmenbedingungen schaffen: Die Mitarbeiter benötigen die notwendige Zeit und Ressourcen, um die ihnen zugeteilten Aufgaben bewältigen zu können. Das bedarf auf den ersten Blick vielleicht etwas Zeit und Geld, aber in Summe und auf Dauer zahlt es sich immer aus.
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