Produktionssteuerung, ja. Aber wie genau?

Volle Fahrt voraus!

Sie haben jetzt einen guten Überblick, was Produktionssteuerung bedeuten kann und wie Sie mit den nötigen Veränderungen in Ihrem Betrieb umgehen können. Nun möchten wir Ihnen an einem Beispiel zeigen, wie Sie die richtige Strategie für Ihr Unternehmen finden und so Ihre Ziele hinsichtlich Produktionssteuerung am effizientesten erreichen.

Michaela List-Ebner und Burkhard List

Ihre Entscheidung als Kapitän, Produktionssteuerung einzuführen und so den bedrohlichen Chaos-Eisberg der Werkstatt für immer links liegen zu lassen, hat einen Zusammenstoß gerade noch verhindert. Gemeinsam mit Ihren gestandenen Tischlermatrosen haben Sie alle notwendigen Maßnahmen gewissenhaft ergriffen und umgesetzt.
Als stolzer Kapitän blicken Sie nun mit Ihrer Mannschaft optimistisch auf das weite, blaue Meer hinaus und manövrieren geschickt und mit Voraussicht an den Eisbergen vorbei. Volle Fahrt voraus!

Dringlichkeit erkennen

Sich ändernde Rahmenbedingungen und Umstände sind nicht ungewöhnlich und gehören in die moderne Arbeitswelt. Was Sie gestern noch als spannende Herausforderung eingestuft haben, kann heute schnell zur Belastung werden. Nehmen Sie Anzeichen wie schlechten Schlaf, unnatürliche Gereiztheit oder erhöhte Vitalfunktionen ernst. Getreu dem Motto „Wenn du in Eile bist, gehe langsam!“ ist es an der Zeit, die Organisation Ihres Betriebes dahingehend zu ändern, dass Sie wieder in Ihre persönliche Komfortzone gelangen.

Unternehmensmehrwert benennen

Versuchen Sie nicht, wie die eierlegende Wollmilchsau die gesammelten Versprechen all Ihrer Mitbewerber in Ihrem Unternehmen zu vereinen, indem Sie schneller, flexibler und auch noch günstiger sein möchten. Sie werden sich verzetteln. Überlegen Sie, welche Ausrichtung am besten zu Ihrer Persönlichkeit passt und formulieren Sie daraus einen primären Mehrwert für Ihr Unternehmen, der durch weitere, schwächere Mehrwerte begleitet werden kann. Sie werden schnell erkennen, dass sämtliche weitere Schritte sich logisch daraus ableiten lassen. Versuchen Sie, Ihre Positionierung in einem „Elevator Pitch“ zu formulieren: Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Aufzugfahrt lange Zeit – also in etwa eine Minute –, um Ihrem Mitfahrer Ihre Positionierung und somit Ihren Unternehmensmehrwert zu erklären. Ein Beispiel könnte sein: Ich helfe Mietern beim kostengünstigen Beheben von Schäden an fixen und losen Möbeln durch Vor-Ort-Reparatur und Neuproduktionen binnen fünf Werktagen. Das klare Versprechen lautet also: Abhilfe binnen fünf Werktagen.

Entscheidungsprinzipien kennen

Sie werden erkennen, dass es Ihnen nun leicht fällt zu entscheiden, nach welchen Prinzipien Sie künftig Zusagen hinsichtlich Liefertermin und in weiterer Folge hinsichtlich Kosten und Qualität machen. Sie werden Lösungen anbieten, die innerhalb von fünf Werktagen umsetzbar sind – inklusive Arbeitsvorbereitung, Materialbeschaffung und Bearbeitung. Sie werden daher auf Standardmaterialien zurückgreifen. Mit Reparatur und Neufertigung können Sie Ihren Kunden zwei Alternativen mit unterschiedlichem Preisgefüge anbieten. Diese Grundsätze werden für 90 % Ihrer Aufträge erfüllbar sein. Natürlich ist es nicht verboten, auch Ausnahmen zu machen und diese Komfortzone im Bedarfsfall zu verlassen.

Wer A sagt muss auch B sagen

Um mit Ihren Prinzipien erfolgreich zu sein, ist es wichtig, die Folgen Ihrer Positionierung konsequent umzusetzen. Durch den enorm kurzen Zeithorizont und die Kleingliedrigkeit der Arbeiten in unserem Beispiel ist es offensichtlich, dass die Aufträge nur in der Reihenfolge ihrer Beauftragung abgearbeitet werden können. Eine Optimierung hinsichtlich Verschnitt ist hier obsolet. Der Erfolg liegt vielmehr in der geschickten, vorausschauenden Verplanung der Werkzeuge. Betrachten Sie doch einen Ihrer letzten Aufträge, mit dessen Abarbeitung Sie nicht zufrieden waren. Versuchen Sie, in einem Was-wäre-wenn-Spiel diesen Auftrag unter Ihren neu formulierten Prinzipien abzuarbeiten. Hätte sich das Ergebnis dieses Auftrages anders dargestellt?

Überleitung in eine Produktionssteuerung

Sie haben nun sämtliche Grundlagen für Ihre individuelle, maßgeschneiderte Produktionssteuerung gelegt, ohne viel Theorie: Der Chef besucht Interessenten und erfasst Aufträge von unterwegs. Ein Montageteam erledigt die Abholung und Auslieferung. Zwei Mitarbeiter in der flexiblen Werkstatt wechseln sich mit Aufgaben in der Arbeitsvorbereitung und der Arbeit an den Maschinen ab. Sie erstellen täglich einen Material- und Arbeitsplan für den Folgetag. Dadurch werden auch Arbeiten berücksichtigt, die gegebenenfalls vier Hände erfordern.

Einsatz der richtigen Tools

Durch die strukturierte Abarbeitung der einzelnen Schritte ist es nun ein Leichtes, die Punkte zu finden, wo Tools sinnvoll unterstützen können und zu definieren, was diese Helferlein exakt leisten müssen. Ein Knackpunkt in der Organisation unseres Beispiels ist die Tourenplanung für das Montageteam. Hier müssen Wegzeiten und Ladekapazitäten in Einklang gebracht werden. Ein Onlinetool, das diese beiden Dimensionen berücksichtigt, kann jeweils abends den Tourenplan für den nächsten Tag erstellen, gegliedert nach Abholung und Auslieferung. Jeder Auftrag bekommt einen farbigen Laufzettel – Gelb für Reparatur und Blau für Neufertigung. Die Dokumentation erfolgt auf einem Kanbanbrett in der Werkstatt. So ist der Status von überall gut einsehbar und wird noch dazu visuell kommuniziert.

Conclusio

Gute Ergebnisse in der Produktionssteuerung entstehen durch eine Fokussierung auf Kernkompetenzen und die konsequente Arbeit an der Unternehmensstruktur. Durch die Festlegung der Unternehmensstrategie werden Entscheidungsgrundsätze klar und lassen sich in weiterer Folge in Anforderungen an Tools überleiten.

Involvieren Sie Ihre Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess und bereiten Sie sich auf möglichen Gegenwind vor. Dann wird Produktionssteuerung zur echten Entlastung und sorgt für neue Motivation in Ihrem Unternehmen.


Die Mitarbeiter von MVS arbeiten heute sehr selbstbestimmt und eigenständig.
Foto: MVS

Fallbeispiel aus der Praxis

„Mit der Ungewissheit können wir jetzt gut leben.“

Nach einem umfassenden Analyseprozess haben die Mitarbeiter von MVS entschieden, dass „scrum“ für sie der richtige Rahmen in Sachen Produktionssteuerung ist. Eigentlich kommt es aus der Entwicklung von Softwareprodukten, baut dort aber auf die Selbstbestimmtheit des Teams unter klar definierten Spielregeln.

Projekte mit einer Laufzeit von ca. 1,5 Jahren werden nun in Abschnitte mit fixer Dauer – die sogenannten Sprints – unterteilt. Als ideale Abschnittsdauer wurden vier Kalenderwochen festgelegt. Der Projektverantwortliche steht in engem Kontakt mit dem Kunden, stellt Produktionsklarheit zu den einzelnen Teilen her und legt die Priorität der Arbeiten fest. Ein jeder Sprint wird zu Beginn mit konkreten Arbeiten verplant. Das oberste und einzige Ziel ist es, die Arbeiten in der geforderten Qualität zu 100 % fertigzustellen. Über den Umfang der Arbeiten entscheidet das Team und muss sich abstimmen und optimieren, sodass das vereinbarte Ziel erreicht wird und am Ende des Sprints ein fertiges Teilprodukt für den Kunden steht. Ausfälle und Urlaube werden im Team abgestimmt und kompensiert. Tägliche Kurzmeetings bilden das Reporting und geben einen Überblick über den Fortschritt, ausschweifende Diskussionen sind nicht erwünscht.

In die laufende Arbeit eines Sprints wird nicht eingegriffen, Änderungen können erst im nächsten Sprint berücksichtigt werden. Am Ende eines Sprints wird das Ergebnis vom Kunden abgenommen und die nächsten Arbeiten werden in einem neuen Sprint verplant.

Mit der Ungewissheit an ihrem Arbeitsplatz können die Mitarbeiter von MVS heute gut umgehen, weil sie durch den etablierten scrum-Prozess zur gelebten Unternehmenskultur wird.


Foto: Günter Valda Photography

Die Autoren

Michaela List-Ebner und Burkhard List sind Gründer von b&mi Business Partner und Experten für die Organisationsentwicklung in Technologie- und Handwerksbetrieben.

www.bandmi.at


Lesen Sie weiter, alle Beiträge der BM-Serie „Produktionssteuerung“:

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Sie haben den Entschluss gefasst, dem Chaos in Ihrer Werkstatt für immer Lebewohl zu sagen – mit Produktionssteuerung. Doch schon bald tauchen die ersten……

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