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Wo bleibt mein Geld?

Zum Umgang mit offenen Forderungen
Wo bleibt mein Geld?

Der Schrank ist produziert und montiert, die Leistung erbracht, die Rechnung geschrieben, doch der Kunde zahlt einfach nicht. Woran das liegen könnte und wie Sie auf drohende Zahlungsausfälle reagieren sollten, um Ihre Existenz zu schützen, erklärt ein Experte aus der Forderungspraxis.

Autor: Alfons Winhart
Auch im Handwerk gilt: Nur Betriebe, die liquide sind, können am Markt Schritt halten und sich entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern. Kommen Zahlungen von Kunden und Partnern zu spät oder fallen ganz aus, ist das nicht nur ärgerlich. Die finanzielle Handlungsfähigkeit ist gefährdet. Begegnen Sie solchen Existenzrisiken daher rechtzeitig, mit Nachdruck und professionell.

Für den Umgang mit Zahlungsausfällen gibt es verschiedene Maßnahmen. Schon die korrekte Rechnungsstellung kann ausschlaggebend sein. Genauso wichtig ist es, dass Sie kontinuierlich und zielgerichtet mit Kunden kommunizieren und die Serviceausrichtung Ihres Betriebes konsequent vorantreiben.
Sind sämtliche innerbetrieblichen Handlungsoptionen ausgeschöpft, bieten moderne Inkassodienstleister verschiedene Lösungsansätze, um offene Forderungen im Sinne einer intakten Kundenbeziehung für Sie zu realisieren.
Pflichtangaben in der Rechnung
Bereits bei der Ausstellung von Rechnungen lauern verschiedene Fallstricke, die durch Sorgfalt sowie die Kenntnis der einschlägigen Gesetze vermieden werden können. Angaben, die eine Rechnung nach § 14 UStG zwingend enthalten muss, sind:
  • Ihre Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • eine Rechnungsnummer (durchlaufend)
  • Name und Anschrift Ihres Unternehmens sowie des Kunden, an den die Rechnung geht
  • das Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistungen (Fertigung, Handelsware, Montage)
  • das Entgelt, also den Rechnungsbetrag
  • auf das Entgelt zu entrichtende Steuern (Steuersatz und Betrag)
Nur wenn diese Angaben aufgeführt sind, sind Rechnungen gesetzeskonform und Sie auf der sicheren Seite. Der freundliche Hinweis, bis wann offene Beträge nach Eingang der Ware bzw. Erbringung der Leistung zu begleichen sind, schafft zudem Klarheit für alle Beteiligten. Rechnungsdruckdatum, Versanddatum, Zustellungszeiten der Post und die Überweisungsdauer bei verschiedenen Bankengruppen sollten dabei berücksichtigt werden. Geben Sie am besten ein konkretes Datum für den Zahlungseingang an. Ihre Kunden haben so einen fixen Termin, bis wann sie ihrer Zahlungsverpflichtung nachkommen müssen. Ihnen als Gläubiger wird die Buchhaltung, die Zahlungseingangskontrolle und ggf. das innerbetriebliche Mahnwesen erleichtert. Zudem besteht rechtliche Sicherheit, was Fristen und Wartezeiten angeht. Das BGB (§ 286) geht im Allgemeinen von einer Zahlungsfrist von 30 Tagen ab Rechnungsstellung aus.
Kundenservice: Freundlich aber bestimmt
Viele Unstimmigkeiten lassen sich durch ein offenes Wort aus der Welt schaffen. Das gilt auch bei Zahlungsverzug und -ausfall. Signalisieren Sie deshalb immer Gesprächs- und Kompromissbereitschaft. Betrachten Sie Ihre eigene Leistung bei Reklamationen kritisch durch die Augen Ihres Kunden.
Sind seine Einwände vielleicht berechtigt? Lassen sich kleine Mängel nachbessern und wie viel Aufwand bedeutet das tatsächlich? Haben Ihre Mitarbeiter korrekt, ordentlich und sachgemäß gearbeitet? Und war das Auftreten beim Kunden Ihrem Ruf angemessen? Oft sind es Kleinigkeiten, an denen Kunden sich stören und die zum Zahlungsverzug führen. Im Umgang mit säumigen Kunden ist es besonders wichtig, dass sich diese immer ernst genommen fühlen. Ein offenes Ohr für Beanstandungen, aber auch unternehmerisches Feingefühl, um Kundenbeschwerden richtig einordnen zu können, sind stets gute Begleiter.
Werden Unstimmigkeiten in der Geschäftsbeziehung zügig, kompetent und abschließend bereinigt, steigt Ihre Reputation fast automatisch. Ihr professioneller Umgang mit dem Problem sowie dessen schnelle Lösung werden durch Ihre Kunden weitergetragen. Durch diese Mundpropaganda wird Ihr Betrieb stärker mit Werten wie Verlässlichkeit, Serviceorientierung und Konfliktfähigkeit assoziiert. Außerdem ist die Hauptursache von Zahlungsausfällen im handwerklichen Bereich Unzufriedenheit. Das heißt, der Kunde könnte zwar zahlen, will aber aus verschiedenen Gründen nicht. Dann gilt es, diese Ursachen herauszufinden und abzustellen. Eine weiter gehende Auseinandersetzung sowie die Beauftragung eines Inkassodienstleisters ist erst sinnvoll, wenn Sie die Gründe für den Zahlungsverzug kennen, weil Inkassobüros nur nicht bestrittene Forderungen annehmen dürfen – also solche, gegen die der Schuldner keine Einwendungen erhoben hat.
Inkassobüros: Profis für offene Forderungen
Gerade im traditionellen Handwerk stellt die Übergabe offener Forderungen an einen Inkassodienstleister häufig die letzte Option dar, um offene Forderungen doch noch durchzusetzen. Hauptgrund dafür sind Vorbehalte gegenüber der Branche. Dabei sind viele Unternehmen besser als ihr Ruf.
Im „Mediativinkasso“ von PNO zum Beispiel steht der Erhalt der bestehenden Geschäftsbeziehung ebenbürtig neben dem Ziel, die offene Forderung zu realisieren. Das Inkassobüro setzt dabei auf eine enge Partnerschaft mit Schuldner und Gläubiger und integriert alle Parteien aktiv in den Lösungsfindungsprozess.
Machen Sie Ihrem Inkassodienstleister präzise Vorgaben, damit die Realisierung offener Forderungen erfolgreich verläuft. Sie entscheiden beispielsweise, ob Sie sich auf eine Ratenzahlung einlassen möchten. Auch wenn eine Teilzahlung im Raum steht, braucht das Inkassobüro einen Verhandlungsrahmen, innerhalb dessen es mit dem säumigen Kunden eine Abmachung treffen kann und darf. Die Idee hinter dem Mediativinkasso ist, dass die Geschäftsbeziehung trotz einer akuten Störung erhalten bleibt und sich Handwerker und Kunde im Nachhinein noch in die Augen schauen können. Treten Inkassodienstleister als neutrale Vermittlungsinstanz und Schaltstelle auf, gelingt dies häufig, weil bei ihnen keine Emotionen – wenn auch nachvollziehbare – im Spiel sind.

Checkliste: Forderungen realisieren
So sorgen Sie dafür, dass Sie den Lohn für Ihre Arbeit auch erhalten:
    • Stellen Sie korrekte Rechnungen.
    • Bleiben Sie offen für den Diskurs.
    • Nehmen Sie Beanstandungen von Kunden immer ernst.
    • Legen Sie Wert auf einen entgegen- kommenden Kundenservice.
    • Scheuen Sie nicht die Zusammenarbeit mit einem professionellen Inkassodienstleister.
    • Informieren Sie sich auch über mediative Lösungsansätze im Forderungsmanagement.

Nicht verwechseln: Inkasso und Factoring
Von Inkassodienstleistungen strikt abzugrenzen ist das sogenannte Factoring. Hier werden alle offenen Forderungen eines Unternehmens unterwertig gekauft und anschließend mit aller Härte durch den Factor durchgesetzt. Mit klassischem oder mediativem Inkasso hat das nichts zu tun.

Wer zahlt nicht und warum? Häufigster Grund: Unzufriedenheit
Durchschnittlich fallen 2 bis 4 % aller Forderungen im Handwerk aus den im Text genannten Gründen aus.
Die Forderungspraxis zeigt, dass es sich dabei zu ca. zwei Dritteln um Forderungen gegen Privatkunden handelt, die unzufrieden mit der handwerklichen Leistung sind.
Zudem liegt die Forderungsausfallrate bei jüngeren Menschen höher als bei älteren.

Der Autor

Alfons Winhart ist Vorstand des Inkassodienstleisters PNO inkasso AG. Das Unternehmen engagiert sich speziell im Mediativinkasso.
www.pno-inkasso.de

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