Vernetztes Fuhrparkmanagement

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Flottenmanagement-Systeme koordinieren Mitarbeiter und Fahrzeuge, optimieren Wege, Zeiten und Kosten. Dieser Beitrag hilft bei der Auswahl, denn nicht jedes System ist für jeden Betrieb geeignet.

Marian Behaneck

Fuhrpark-Management ist nur etwas für Unternehmen wie Speditionen oder Taxiunternehmen mit einem größeren Fahrzeugbestand ab zehn Fahrzeugen und mehr? Keineswegs – auch kleine und mittlere Handwerksbetriebe, die meist mehr als zwei, aber weniger als zehn Fahrzeuge besitzen, können von den Möglichkeiten profitieren. Diese sind: Echtzeitortung, Kommunikation, Navigation, Auftrags- und Arbeitszeiterfassung, Tourenplanung, automatisierte Abrechnung oder Fahrtenbuch-Erstellung.

Nicht jedes Produkt kann allerdings alles und nicht jedes ist auch für Handwerksbetriebe geeignet. Deshalb sollte sich die Auswahl des passenden Systems danach richten, für welche Betriebsgröße es sich eignet und welche Funktionen man braucht.

Wozu eine Fuhrpark-Management-Lösung?

Kommunikations-, Navigations-, Auftrags- und Arbeitszeiterfassungs-Funktionen sind meist bereits über das Smartphone, Navi oder mobile Zeiterfassungssysteme abgedeckt. Wozu also eine Fuhrpark-Management-Lösung? Die Antwort ist ebenso simpel wie einleuchtend: Die Integration aller Funktionen in einem System macht den Unterschied, denn sie erweitert die Möglichkeiten.

Insbesondere, wenn mehrere Fahrzeuge koordiniert und Fahrtrouten von Monteuren zu mehreren Kunden flexibel geplant werden müssen, sind Systeme mit integrierter Zeiterfassung, GPS-Ortungs-, Kommunikations- und Navigationsfunktion ideal: Mit ihnen lassen sich mehrere Fahrzeuge von einer zentralen Stelle aus steuern und koordinieren, deren Einsätze abstimmen und mithilfe berechneter Routenvorschläge Wege, Zeiten und Kosten optimieren.

Für Verwaltung und den Einsatz des Fuhrparks zuständige Mitarbeiter können zu jedem Zeitpunkt feststellen, wo sich die Fahrzeuge gerade befinden und welches Fahrzeug dem neuen Einsatzort am nächsten liegt. Neue Aufträge oder Nachrichten werden per Mobilfunk text- oder sprachbasiert an den Fahrer übermittelt. Eine Bluetooth-Freisprecheinrichtung sorgt für mehr Sicherheit beim Fahren. Das Hardwaredisplay dient gleichzeitig der Dateneingabe, Routenplanung und Navigation. Umgekehrt werden aktuelle Fahrzeugdaten in Echtzeit an die Zentrale weitergeleitet: die aktuelle Position und Route, Fahr-, Stand- und Pausenzeiten, der Auftragsstatus etc. Durch Staus oder andere Probleme bedingte Verzögerungen bekommt die Zentrale sofort mit, sodass man rechtzeitig reagieren, Zeit und Sprit sparen kann.

Auswertungen ermöglichen die automatische Erstellung von Fahrtenbüchern und Reports, von Tages- bis Monatsberichten. Detaillierte Protokolle ermöglichen eine exakte Kostenstellenzuteilung, auf deren Grundlage Aufträge präziser kalkuliert werden können. Darüber hinaus können Flottenmanagement-Systeme das Fahrverhalten dokumentieren, was Treibstoffkosten und den CO2-Ausstoß reduzieren hilft. Controlling-Funktionen ermöglichen die Organisation und Verwaltung von Reparatur- und Wartungsterminen. Übersichten zeigen, ob alle Fahrzeuge optimal eingesetzt sind.

Welche Hard- und Software braucht man?

Fuhrpark-Management-Systeme bestehen aus einer Büro- und Mobilsoftware, einer mobilen Hardware für die Dateneingabe, Datenanzeige und Kommunikation sowie die Identifikation des Benutzers.

Für die Ortung wird in das Fahrzeug ein sogenannter Datenlogger zur satellitengestützten Positionsbestimmung eingebaut. Diese mit einem GPS- und Mobilfunkmodul versehene Systemkomponente benötigt keine externe Antenne und lässt sich problemlos ins Fahrzeug integrieren. GPS-Datenlogger zeichnen Positions- und Fahrzeugdaten kontinuierlich auf und legen diese in einem internen Speicher zum späteren Auslesen ab.

Echtzeit-Systeme übermitteln die Daten kontinuierlich per Mobilfunk an die Firmenzentrale, wo sie von der Software tabellarisch und geografisch quasi in Echtzeit angezeigt werden. Deshalb eignen sich GSP-basierte Lösungen auch für die Fahrzeugkontrolle und Diebstahlsicherung. Wichtig: Da der GPS-Datenlogger auch eine Überwachung des Fahrers ermöglicht, setzt dessen Einsatz eine Arbeitnehmer-Einwilligung voraus. Ob als Bedienhardware ein Smartphone, Tablet oder eine spezielle Hardware verwendet wird, ist von System zu System unterschiedlich.

Achten sollte man auf kompakte Abmessungen, Stabilität, Stoß-, Hitze-/Kälte- und Feuchtigkeitsresistenz. Für die Navigationsfunktion ist ein stets aktuelles Kartenmaterial für Deutschland und gegebenenfalls für das Ausland wichtig. Beim Preis für das Komplettsystem sollte man klären, welche Komponenten und Leistungen im Paket enthalten und welche gegebenenfalls zusätzlich erworben werden müssen und ob neben der Mobilfunkverbindung und gegebenenfalls Softwaremiete weitere Zusatzkosten anfallen.

Übliche Paketpreise pro Fahrzeug liegen, je nach Funktionsumfang, zwischen 10 und 30 Euro pro Monat. Hinzu kommen einmalige Hardware-Kosten zwischen 150 und 500 Euro pro Fahrzeug und eventuelle Anschlussgebühren. Wichtig ist auch, wie und zu welchen Kosten das System an den Fuhrpark nachträglich angepasst werden kann.

Beim Fahrzeugleasing stellt sich die Frage, ob mit dem Fahrzeug auch das System nach Ablauf des Leasingvertrages in den Besitz des Kunden übergeht respektive welche zusätzlichen Kosten entstehen.

Fazit und Ausblick

Handwerksbetriebe brauchen unkomplizierte Lösungen mit einfacher Bedienung, geringem Installationsaufwand und kalkulierbaren Kosten. Wichtig im Hinblick auf einen durchgängigen „Workflow“ sind Schnittstellen respektive eine Verknüpfung mit vorhandener Branchen-, Zeiterfassungs- oder Ressourcenplanungssoftware – und hier hapert es. Während Programme serviceorientierter Branchen wie SHK oder Elektro über entsprechende Funktionen oder Schnittstellen verfügen, sucht man diese bei schreinerspezifischer Software vergebens – wohl auch, weil es an genügender Nachfrage mangelt. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand: Im Idealfall hätte der Fahrer beispielsweise alle Kunden- und Auftragsdaten bereits auf seinem Display und könnte sich nach Auftragserledigung direkt auf seinem Gerät die Unterschrift des Kunden einholen.

Anschließend könnte er den Auftrag inklusive Arbeitszeit, Anfahrt und Tätigkeiten an die Branchensoftware zur Abrechnung weiterleiten. Aber das ist ebenso noch Zukunftsmusik wie die Integration aktueller technischer Entwicklungen (Internet der Dinge, Big Data oder Smart City).

Damit wird man künftig die Navigation des Fuhrparks durch Nutzung von Verkehrsdaten aus unterschiedlichen Quellen wie Ampeln, Straßen oder anderen Fahrzeugen noch besser optimieren können. Das wird die Möglichkeiten der Routenplanung und der Fahrzeiten-Optimierung in den Großstädten zusätzlich erweitern.


Der Autor

Dipl.-Ing. Marian Behaneck ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Software, Hardware und IT im Baubereich.


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